- участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций рекомендаций положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой) объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).
Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:
- давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам входящим в компетенцию архива;
- запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения необходимые для работы архива.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД) обеспечивают их сохранность учет отбор и использование а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.
1.3 Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов
Нормативно-правовую базу работы архива, составляют помимо архивного законодательства, составляют нормы гражданского, административного и трудового права РФ, постановления и указы правительства, ведомственные нормативные акты. К последним относятся приказы Росархива, постановления ее коллегии, основные правила работы государственных и ведомственных архивов, отраслевые инструкции и нормативы, например, примерное положение (устав) об архиве, типовые структуры, типовые нормы времени и выработки по основным видам работ в архивах.
Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» где говорится что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения комплектования учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
«Основные правила работы архивов организаций» являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации документационного обеспечения управления и архивного дела синтезируют опыт отечественного архивного дела учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Самым важным документом, определяющим деятельность архива, является его Положение.
1.4 Планирование работы и отчетность архива
Планирование -- это деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.
Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся в подразделении трудовых ресурсов.
Структурные подразделения имеются, как правило, в государственном или муниципальном архиве. Структура такого архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива:
1) отдела комплектования и ведомственных архивов;
2) отдела учета;
3) хранилищ;
4) отдела научно-справочного аппарата;
5) читального зала;
6) отдела использования;
7) приемной (справочного стола) архива и др.
За основу при разработке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразделений для различных категорий архивных учреждений.
В государственном или муниципальном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся:
- экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссия для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива;
- научный совет (для координации исследовательской и издательской работы);
- комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).
В архиве организаций различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками.
Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, их хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей организации (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных и муниципальных архивов существуют специальные формулы расчета штатной численности.
Когда штаты и структура определены и утверждены директором архива, необходимо провести планирование деятельности, а затем по итогам работы составить отчеты.
Планирование может быть текущим и перспективным.
Перспективные планы (программы) составляются на долгосрочный период -- 5, 10, 15 лет.
Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц. Главным документом по планированию работы в архиве является план его работы на год.
План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли. План работы архива состоит:
1) из введения;
2) текстовой части -- перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;
3) расчетной части -- основных показателей плана работы на год;
4) предложений -- плана научно-издательской и научно-исследовательской работы.
Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени -- это количество рабочих дней
В году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.
Самый важный отчетный документ -- годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях -- источниках комплектования.
Годовой план работы архива организации утверждается ее руководителем. Форма такого плана приведена в приложении № 46 «Основных правил работы архива организации».
Кроме годового плана работы архива организации составляется план-график приема-передачи дел в архив от структурных подразделений, в котором устанавливаются структурные подразделения, ответственные за подготовку и передачу дел в архив от них и конкретные сроки. Такой план-график также утверждается руководителем организации.
По итогам работы составляется отчет о выполнении годового плана работ архива, плана-графика приема-передачи дел, а также дополнительных мероприятий, ранее не включенных в план, но проведенных архивом в отчетном периоде.
1.5 Прием-передача документов при смене руководителя архива
В организации при смене руководителя архива для осуществления процедуры приема передачи дел приказом руководителя назначается комиссия в составе не менее трех человек, в состав которой обязательно включается представитель службы документационного обеспечения управления.
При смене руководителя архива проводится внеочередная (единовременная) проверка наличия и состояния документов в архиве, в ходе которой необходимо проверить наличие и состояние:
- документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;
- учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);
- печатей и штампов архива (при их наличии);
- противопожарного и охранного оборудования.
Проверяются также условия хранения документов в архиве, в том числе помещения, оборудования и необходимого инвентаря.
По итогам проверки при смене руководителя архива составляется акт приема-передачи при смене руководителя архива.
В акте указывается председатель и состав комиссии, осуществлявшей проверку архива и процедуру приема-передачи дел, справочного аппарата к документам, помещений, оборудования и инвентаря в архиве, а также номер и дата приказа о назначении такой комиссии.
Передаваемые дела включаются в акт по каждой описи отдельно с указанием количества экземпляров описи. В графе «Количество принятых дел» общее количество принимаемых дел указывается в числителе, а количество особо ценных документов (при их наличии) -- в знаменателе. Количество единиц хранения страхового фонда помещается в отдельной графе.
В акте отдельными позициям указываются:
1) общая характеристика состояния документов, страхового фонда и описей;
2) виды учетных и информационных справочников к документам архива, их количество и состояние;
3) общая характеристика состояния помещения;
4) наличие и общая характеристика состояния оборудования и инвентаря.
Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, осуществлявшими процедуру приема-передачи архива, а после подписания утверждается руководителем организации.
Акт приема-передачи при смене руководителя архива должен храниться в составе дела фонда, которое формируется и хранится в архиве организации постоянно. При ликвидации организации акт приема-передачи в составе дела фонда передается в государственный или муниципальный архив.Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. -- М., 2010. -- Ст. 246.
1.6 Система информации о содержании документов и организация всестороннего использования документной информации
Учет документов в архиве организации - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, а также страховые копии документов и описи дел и документов. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, описи, единицы хранения. Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд, архивная коллекция; единица хранения.
Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельные значение. Единица хранения документов на бумажной основе (дело) совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.
Система научно справочного аппарата. Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования. Состав СНСА данного архива определяется его видом, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. Элементами СНСА архива являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации. Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.
Описи дел документов. Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.