Рис. 17 Способы доставки
Для введения номенклатуры в 1С: Документооборот 8 предусмотрен справочник Номенклатура дел: Нормативно-справочная информация> Номенклатура дел.
Для использования Номенклатура дел нужно установить флажок в настройки программы: Главное> Настройка программы> Делопроизводство > Номенклатуру дел.
Открываем справочник Номенклатура дел (меню в разделе Нормативно-справочная информация). Выполните команду «Заполнить разделы по структуре предприятия» в меню «Еще» списка номенклатуры дел (рис. 18).
В открывшемся окне выберите подразделения, для которых будут автоматически созданы разделы номенклатуры дел, также следует в форме выбрать год и организацию, для которой формируются заголовки дел.
Рис. 18 Разделы по структуре предприятия
Переименуем разделы: выделить раздел контекстное меню Изменить или F2 индекс раздела Администрирование замените на 01, Записать и закрыть (рис. 19).
Рис. 19 Переименование раздела
Перечень заголовков дел составляется ежегодно в конце года на следующий год, поэтому в программе 1С: Документооборот предусмотрена функция копирования номенклатуры дел в меню «Еще» панели действий команда «Скопировать номенклатуру дел» (рис. 20).
Рис. 20 Номенклатура дел в программе
Заголовки дел - это отдельные элементы справочника Номенклатура дел.
Создаем в программе заголовки дел по Чебоксарскому экономико-технологическому колледжу Минообразования Чувашии на текущий год (кнопка Создать в панели действий справочника Номенклатура дел). В карточке укажите наименование заголовка дела, его индекс, год учета, категорию и сроки хранения согласно заданию (рис. 21).
Рис. 21 Создание заголовков дела
Создаем в программе по одному делу (тому) для каждого заголовка дел.
Открываем справочник Дела: Документы и файлы> Дела (тома). Создаем новые дела (кнопка Создать на панели действий списка). В карточке дела указываем его «Наименование» (как ссылка на элемент номенклатуры дел), номер тома, период хранения документов в деле, количество листов и место хранения дела. Дата начала дела может быть не указана. В этом случае она автоматически заполнится датой первого документа, отнесенного к этому делу (тому). Поля «Организация» и «Подразделение» устанавливаются автоматически из «Номенклатуры дел» (рис. 22).
Рис. 22 Создание дела (тома)
Справочник «Вопросы деятельности» представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию предприятия и его структурных подразделений. Состав и структура данного справочника определяются ответственным за НСИ в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия.
Для каждого входящего, исходящего и внутреннего документа указывается вопрос деятельности и с помощью отчета получают количественные данные и информацию о составе документов по каждому вопросу.
В номенклатуре дел можно указать вопросы деятельности, документы, по которым должны храниться в деле.
Для реорганизации структуры используйте команду "Все действия - Переместить в группу" или используйте перетаскивание мышью.
Создаю вопросы деятельности в соответствии с (рис. 23).
Рис. 23 Создание вопроса деятельности
Создадим нового корреспондента, выберем раздел Документы и файлы> Корреспонденты> Создать (рис. 24).
Рис. 24 Создание корреспондента
Процесс Обработка входящего документа состоит из цепочки простых процессов Рассмотрение, Исполнение или Ознакомление и Поручение поместить в дело. Каждый из этих процессов формируется на основе шаблона, указанного в карточке составного процесса. Создаем письмо-запрос (рис. 25).
Рис. 25 Письмо-запрос
Открываем программу 1С: Документооборот под пользователем Тихонова В.В. Выбираем раздел Документы и файлы> Создать входящий документ. Оформляем карточку входящего документа в соответствии с (рис. 26).
Рис. 26 Создание входящего документа
Далее отправляем запрос на рассмотрение Ефимовой Л.Ф., пишем резолюцию (рис. 27).
Рис. 27 Отправка заяления на рассмотрение
Выбираем кнопку стартовать и закрыть.
Открываем программу 1С: Документооборот, Выбираем пользователя Ефимова Л.Ф. Нажимаем на кнопку Рассмотрено. Закрываем программу (рис. 28).
Рис. 28 Рассмотрение отправленного заявления
Открываем программу 1С: Документооборот. Выбираем пользователя Тихонова В.В. и отправляем запрос на исполнение Ефимовой Л.Ф. (рис. 29).
Рис. 29 Отправка на исполнение
Открываем программу 1С Документооборот. Выбираем пользователя Ефимова Л.Ф. Нажимаем на кнопку исполнено.
Выбираем раздел Документы и файлы> Документы и файлы> Создать Документ исходящий (рис. 30).
Рис. 30 Архивная справка
Открываем программу 1С: Документооборот. Выбираем пользователя Тихонова В.В. Создаем исходящее письмо (рис. 31).
Рис. 31 Создание исходящего документа
Далее отправляем на утверждение Устяку В.В. После утверждения зарегистрируем документ (рис. 32).
Рис. 32 Отправка на утверждение
Выбираем кнопку стартовать и закрыть.
Открываем программу 1С: Документооборот. Выбираем пользователя Устяк В.В. Нажимаем на кнопку Утверждено. Закрываем программу (рис. 33).
Рис. 33 Утверждение отправленного документа
Создать запись журнала передач можно прямо из карточки и списка документов при помощи команды Запись журнала передачи в меню Создать на основании.
При этом открывается карточка записи журнала передачи для данного документа (рис. 34).
Рис. 34 Запись журнала передачи
Выбираем кнопку записать и закрыть. Закрываем программу.
Для отображения всего процесса с документами выбираем Документы и файлы> Вопросы деятельности. Далее открываем документ. Выбираем Печать> Карточка документа> Печать. Закрываем программу (рис. 35, 36, 37, 38).
Рис. 35 Отображение процесса работы с документом
Рис. 36 Отображение процесса работы с документом
Рис. 37 Отображение процесса работы с документом
Рис. 38 Отображение процесса работы с документом
Рис. 39 Отображение процесса работы с документом
Таким образом, основные задачи рассмотрения запроса могут быть автоматизированы с помощью программы 1С: Документооборот ПРОФ. Программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С: Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль.
3.2 Рекомендации по совершенствованию процесса рассмотрения поступившего запроса
Программа 1С: Документооборот 8 ПРОФ служит для совместной работы сотрудников организации. Каждый сотрудник организации может войти в любое время под своим пользователем, рассмотреть задачи, которые к нему поступили и выполнить данные задачи. Пользователь может находясь в локальной сети или за пределами организации ознакомиться с любым документом и внести измение.
Программа «1С: Колледж ПРОФ» позволяет автоматизировать рабочее место директора и секретаря директора. В разделе «директор» также можно контролировать весь процесс работы по всему колледжу. Но в программе 1С: Документооборот 8 ПРОФ нет возможности проследить процесс работы с входящими документами, исходящими документами. Программа 1С: Документооборот 8 ПРОФ позволяет регистрировать все виды документов: входящие, внутренние, исходящие; прослеживать процесс всех задач: ознакомление, исполнение, рассмотрение, утверждение, а также автоматически регистрировать заголовки дел, номенклатуру дел организации.
Управление образовательным и воспитательным процессом в Чебоксарском экономико-технологическом колледже автоматизировано с помощью программного продукта «1С: Колледж ПРОФ» с 2014 года. Это позволило повысить эффективность работы сотрудников и сократить время на выполнение рутинных операций.
Для реализации основных делопроизводственных процессов в колледже как для секретаря, так и для архивариуса рекомендуется Чебоксарскому экономико-технологическому колледжу внедрить программу 1С: Документооборот 8 ПРОФ.
Заключение
На основании вышеизложенного можно констатировать, что цель, поставленная в начале работы и соответствующие ей задачи, были достигнуты в результате данного исследования. Ведомственный архив Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии - частица ведомственных архивов Чувашской Республики, в котором хранятся документы различных людей, связанных с историей нашей страны.
В Чебоксарском экономико-технологическом колледже документы, образующиеся в процессе деятельности колледжа, имеющие историческое, культурное, социальное и практическое значение, составляет государственную часть Архивного фонда Чувашской Республики, являются собственностью государства и подлежат передаче на постоянное хранение в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии. До передачи на постоянное хранение в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии эти документы временно, в пределах, установленных Законом Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. №3 «Об архивном деле в Чувашской Республике», хранятся в архиве колледжа.
Вся деятельность архива колледжа базируется на правовой основе. В своей работе архив колледжа руководствуется Федеральным Законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике», Положением об архиве организации.
Архив колледжа комплектуется делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также по личному составу; описями дел, которые являются научно-справочным аппаратом и раскрывают состав и содержание документов архива.
В результате проделанной работы было изучено функционирование архива Чебоксарского экономико-технологического коллежа Минобразования Чувашии. Была собрана основная информация и изучены основные аспекты деятельности архива колледжа. Архив стабильно функционирует, придерживаясь Основных правил работы архивов организаций и архивного законодательства Чувашской Республики и Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов определяет состав документов, подлежащих хранению в архиве. После проведения экспертизы ценности документов дела должны быть преданы на хранение в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии. Экспертиза ценности документов колледжа проводится постоянно действующим органом - экспертной комиссией, которая создается приказом руководителя организации и состоит из наиболее квалифицированных специалистов под председательством заместителя директора. Передача дел в архив осуществляется по описи.
При формировании дел в архиве колледжа обязательно учитываются сроки хранения документов. Дела постоянного или долговременного хранения, а также дела по личному составу полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению.
Архив Чебоксарского экономико-технологического колледжа размещается в специально приспособленном для хранения документов помещений. Документы хранятся в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды. Помещение архива оборудовано в соответствии с правилами.
В ходе исследования проведен сравнительный анализ обращения граждан, который свидетельствует о том, что количество запросов за 2017 год превышает 2016.
Проанализированы количественные показатели использования архивных документов за 2016-2017 гг., которые представлены на рисунке 3, где видно, что количество запросов за 2017 год уменьшилось на 17, общее количество выданных справок и документов составило 139, из них 8 дел не возвращены. Так, за 2016 год было выдано 146 дел, из них 3 являются невозвращенными.
На основании итоговых данных сравнительного анализа, сделан вывод о том, что в 2017 году количество обращений увеличилось по сравнению с 2016 годом, который также показывает способность архива удовлетворять информационные потребности общества.
Практическая значимость исследования также состоит в рассмотрении поступившего запроса с помощью программы 1С: Документооборот ПРОФ, который позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль. Но управление образовательным и воспитательным процессом в Чебоксарском экономико-технологическом колледже автоматизировано с помощью программного продукта «1С: Колледж ПРОФ» с 2014 года. Для реализации основных делопроизводственных процессов в колледже как для секретаря, так и для архивариуса рекомендуется Чебоксарскому экономико-технологическому колледжу внедрить программу 1С: Документооборот ПРОФ.
Таким образом, архив Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии осуществляет сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в его деятельности.
Список использованных источников
1. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» / / Собрание законодательства РФ. 2006. № 19. Ст. 2060.
2. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
3. Закон Чувашской Республики от 30.03.2006 г. № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике».