Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели. На титульном листе описи помещается: полное название архива организации, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись. Предисловие составляется общее ко всем описям фонда. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи. В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагается: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям. К описи составлены указатели.
Каталоги и ведомственные картотеки. Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.
Каталогизация в архиве проводиться в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов. Схема классификации документной информации - письменный документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.
В архиве организации составлен именной каталог. В нем документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности. Отобранные для каталогизации фонды и документы описываются на каталожных карточках. Объектом описания в каталоге выступает документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу). Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество работника, ссылки на номера фонда, описи, дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий - по алфавиту имен и отчеств. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов организаций.
Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.
Видами обзора в архиве таможенного органа являются обзор фонда и тематический обзор.
Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.
Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.
Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива по определенной теме.
При составлении обзоров применяется дифференцированный подход. заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.
Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.
В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов; указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору составляется список фондов, информация о которых содержится в обзоре.
В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя и фонда, структуре обзора, составу справочного аппарата.
В основу построения обзора могут быть положены структурный, функциональный, предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки.
Историческая справка. В архиве составляется историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда; краткую характеристику состава и содержания его документов, СНСА архива.
Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.
Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения таможенного органа, название таможенного органа - предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:
- даты создания, преобразования и ликвидации таможенного органа со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название таможенного органа-преемника;
- задачи и функции таможенного органа, их изменения;
- масштаб деятельности таможенного органа, состав системы подведомственных таможенных органов;
- место таможенного органа в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической и другой жизни;
- изменения в названии и подчиненности таможенного органа;
- структура таможенного органа и ее изменения.
Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:
- дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
- изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, не задокументированные периоды);
- степень сохранности документов;
- особенности формирования, описания и систематизации документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
- сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
- сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);
- состав НСА к фонду.
Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, информация об условиях доступа и использования документов.
Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и видам документов; содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.
Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.
Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за архив. Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в архиве таможенного органа.
Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций таможенного органа. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной опись.
Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что функции ведомственных архивов сводятся к следующим: комплектование архива, прием документов из структурных подразделении?, подведомственных организации?; ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор и оформление документов на дела подлежащие дальнейшему хранению; обеспечение сохранности документов, создание условии?, обеспечивающих сохранность документов, улучшение температурно-влажностного режима, нормальных санитарно-гигиенических условии?, организация учета документов, проверки наличия дел, проведение дезинфекции документов, реставрации, топографирование, подготовка к передаче на государственное хранение; использование документов, информирование руководителей? и работников о составе и содержании документов, исполнение запросов учреждении? и граждан; контроль и оказание помощи делопроизводственным службам, составление номенклатуры дел, участие в работе ЭК проверка правильности формирования и оформления дел, проверяют работу архивов подведомственных организации?.
Правильная и чёткая организация деятельности ведомственных архивов необходима для обеспечения пополнения фонда документов, оперативной и эффективной работы с ним, а также хранения необходимых данных в течение положенного времени и уничтожения документов, срок хранения которых истёк. В этой связи знание функций архива и их чёткое выполнение являются залогом слаженной и эффективной работы каждого ведомственного архива.
2. Организация работы архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии
2.1 Краткая характеристика Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии
Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Чувашской Республики «Чебоксарский экономико-технологический колледж» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики (далее - колледж) создано в соответствии с гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об автономных учреждениях» и постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 27 апреля 2016 г. №148 «О создании автономных учреждений Чувашской Республики» путем изменения типа существующего бюджетного профессионального образовательного учреждения Чувашской Республики «Чебоксарский экономико-технологический колледж» Министерства образования и молодежной политики Чувашской республики.
Колледж является некоммерческой организацией, созданной для выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти (государственных органов) в сфере образования; осуществляет подготовку специалистов из числа лиц, имеющих основное общее и среднее (полное) общее образование по разным специальностям.
Полное наименование колледжа: Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Чувашской Республики «Чебоксарский экономико-технологический колледж» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики.
Сокращенное наименование колледжа: на русском языке: Чебоксарский экономико-технологический колледж Минообразования Чувашии.
Местонахождения колледжа:
Корпус № 1 находится по адресу: Россия, Чувашская республика, г. Чебоксары, проспект Ленина, д.6.
Корпус № 2 находится по адресу: Россия, Чувашская Республика, г. Чебоксары, ул. Кукшумская, д.13.
Учредителем и собственником имущества колледжа является Чувашская Республика.
Колледж создан в целях осуществления удовлетворения потребностей граждан, общества и государства и в среднем профессиональном образовании и профессиональном обучении.
Предметом деятельности является:
- удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и профессиональном развитии;
- удовлетворении потребностей личности в углублении и расширении образования;
- удовлетворение потребностей общества и государства по направлениям общественно полезной деятельности в рабочих и специалистах со среднем профессиональным образованием, а также в профессиональном обучении лиц различного возраста.
В настоящие время колледж осуществляет подготовку специалистов среднего звена из числа лиц, имеющих основное общее и среднее (полное) общее образование по следующим программам:
1. Программа подготовки специалистов среднего звена:
- «Экономика и бухгалтерский учет» (по отраслям»;
- «Банковское дело»;
- «Организация обслуживания в общественном питании»;
- «Технология хранения и переработки зерна»;
- «Технология хлеба, кондитерских и макаронных изделий»;
- «Технология продукции общественного питания»;
- «Техническая эксплуатация оборудования в торговле и общественном питании»;
- «Парикмахерское искусство»;
- «Документационное обеспечение управления и архивоведение»;