Дипломная работа: Функционирование ведомственного архива

Архивные справки выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование и адрес организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации (рис. 2).

Чгваш Республикин вeреня тата замргксен политикин министерствин «Шупашкарти экономикгпа технологи колледжe» Чгваш Республикин патшалгх хгй тытгмлг профессилле вeреня паракан учрежденийe

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Чувашской Республики

«Чебоксарский экономико-технологический колледж» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики

(Чебоксарский экономико-технологический колледж Минобразования Чувашии)

пр. Ленина, 61, г. Чебоксары, 428020

Тел./факс (8352) 56-36-10

E-mail: chetk@chetk.info, http:// www.chetk.info

от _________ № 07-

На № __________от ____________

А Р Х И В Н А Я С П Р А В К А

Текст

Директор В.В. Устяк

Исполнитель

Рис. 2 Бланк архивной справки

В процессе исполнения запросов граждан и организаций архивариусом ведется журнал выдачи документов по обращениям граждан. В журнале необходимо фиксировать все обращения (дата, Ф.И.О., адрес) по ознакомлению с их персональными данными, дату направления запрашиваемых данных почтовой связью или предоставления лично заявителю. В случае отзыва данных субъектом персональных данных или выявления их несоответствия, в журнале должны быть сделаны соответствующие записи. По каждому обращению необходимо указывать, когда и каким образом на него было отреагировано. Хранение журналов должно исключать несанкционированный доступ к ним.

Форма журнала обращений граждан по ознакомлению с персональными данными представлена в таблице 2.

Таблица 2

Журнал обращений по ознакомлению с персональными данными

Так же, выдаются сотрудникам колледжа архивные документы во временное пользование по следующей установленной форме (табл. 3).

Таблица 3

Журнал учета выдачи дел из ведомственного архива во временное пользование

Анализ практики работы с обращениями граждан в архиве колледжа целесообразно начинать с анализа самих обращений: динамики количества, тематики обращения и социально-профессиональному составу заявителей.

Сравнительный анализ тематики обращения граждан по ознакомлению с персональными данными за 2016 и 2017 годы приведена в таблице 4.

Таблица 4

Сравнительный анализ тематики обращения граждан по ознакомлению с персональными данными за 2016 и 2017 годы

Таким образом, количество обращений за 2017 год превышает 2016 год на 7 запросов.

Общее количество обращений граждан в архив колледжа за год свидетельствует о способности архива удовлетворять информационные потребности общества и уровне использования документов.

Для проведения анализа деятельности архива колледжа использовались данные за 2016-2017 гг.

В соответствии с поступающими запросами в рассматриваемых периодах составлялись архивные справки, выдавались справки и документы во временное пользование на основе сведений, имеющихся в документах архива колледжа.

На 30 декабря 2016 г. выданы - 139 справок и документов, из ведомственного архива во временное пользование - 71 дело. 30 сентября 2016 г. по акту приема-передачи были переданы документы постоянного хранения в БУ «Госистархив» за период 1977-2008 гг. в количестве 411 ед. хранения.

На 30 декабря 2017 г. выданы - 146 справок и документов, из ведомственного архива во временное пользование - 47 дел.

Так за 2016-2017 гг. из архива колледжа выдано всего 285 справок и документов во временное пользование - 118 дел (рис. 3).

Рис. 3 Показатели использования архивных документов за 2016-2017 гг.

На основе вышеизложенного можно констатировать, что количество поступивших запросов за 2017 год уменьшилось на 17, общее количество поступивших запросов в год 210, выданных справок и документов составило 139, выданных во временное пользование 71, из них 8 дел не возвращены. Так, за 2016 год количество поступивших запросов в год 193, было выдано 146 дел, выдано во временное пользование 47, из них 3 являются невозвращенными.

Таким образом, архив Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии осуществляет сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в его деятельности. Архив колледжа стабильно функционирует, придерживаясь Основных правил работы архивов организаций.

3. Применение программы 1С: документооборот ПРОФ (редакция 2.0) в функционировании архива Чебоксарского экономико-технологического колледжа

3.1 Оформление процесса рассмотрения поступившего запроса в программе 1С: документооборот 8 ПРОФ (редакция 2.0)

Задача. Поступил запрос от Ишмуратовой Кристины Александровны о подтверждении обучения в период 01.09.2013 по 30.06.2016 гг. по очной форме обучения для поступления на государственную гражданскую службу Чувашской Республики. В ответ на запрос составляется архивная справка.

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Чувашской Республики «Чебоксарский экономико-технологический колледж» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики. Колледж осуществляет подготовку специалистов из числа лиц, имеющих основное общее образование по разным специальностям.

Важную роль по работе с обращениями граждан в сфере архивного дела оказывает архивариус колледжа. Подготовка к работе включает в себя ряд действий архивариуса: прием запроса и работа с заявлением, поиск запрашиваемой информации, составление и выдача заявителю ответов на запросы.

Процесс рассмотрения поступившего запроса покажем на примере использования программы 1С: Документооборот 8 ПРОФ.

Вначале работы с программой введем сведения об организации. Сведения о Чебоксарском экономико-технологическом колледже Минобразования Чувашии представлены в таблице 5.

Таблица 5

Сведения об организации Чебоксарский экономико-технологическом колледже Минобразования Чувашии

В программе 1С: Документооборот 8 ПРОФ ввод сведений об организации осуществляется в разделе «Главное»> «Нормативно-справочная информация» в справочнике «Реквизиты организации» (рис. 4, рис. 5).

Рис. 4 Основные сведения об организации

Рис. 5 Адреса и телефоны организации

После внесения данных об организации в программе 1С: Документооборот 8 ПРОФ создаем структуру ЧЭТК (рис. 6). Для этого введем должности колледжа, затем пользователей, а затем отобразим структуру колледжа.

Рис. 6 Структура руководства Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования чувашии

Начнем с заполнения справочника Должности: Нормативно-справочная информация > Предприятие > Должности (рис. 7).

Рис. 7 Должности организации

Далее нужно создать пользователей в системе.

Устяк Валерий Викторович (Директор)

Регистрируем новых пользователей. Для этого выбираем раздел

1. Настройка и администрирование > Создать > (рис. 8). Затем нажимаем на кнопку Записать и закрыть, выбираем Настройка и устанавливаем галочки. 2. В карточке нового пользователя нужно вести всю необходимую информацию о сотруднике. Обязательными являются Полное имя и имя для входа.

3. Для входа сотрудника в программу необходимо настроить параметры ауентефикации (процедура проверки подлинности) и в вход в программу разрешено. Нужно установить галочки вход в программу разрешено и аунтификация.

Рис. 8 Создание новых пользователей

Следующим этапом является создание структуры предприятия.

Структура предприятия - это иерархический справочник подразделений с точки зрения управленческого учета. Справочник открывается по команде Главное > Структура предприятия или Нормативно-справочная информация > Предприятие > Структура предприятия (рис. 9).

Рис. 9 Структура предприятия

Вид документа - это реквизит, который по умолчанию является обязательным при регистрации любого входящего, исходящего или внутреннего документа. Вид документа определяет правила формирования регистрационных номеров документов, нормативные сроки их исполнения, набор дополнительных реквизитов и сведений, прочие настройки.

Создать, настроить и просмотреть список документов можно в справочнике Виды документов по одноименной команде в меню раздела Нормативно-справочная информация. Выбрать Исходящие и Входящие документы > Создать (рис. 10, 11). Затем нажимаем на кнопку Записать и закрыть, выбираем Настройка и установить галочки.

Рис. 10 Карточки вида входящего документа

Рис. 11 Карточка вида исходящего документа

Рис. 12 Настройки видов входящего документа

Рис. 13 Настройки видов исходящего документа

Создадим индекс нумерации документов: раздел Нормативно-справочная информация > Индексы нумерации (рис. 14, 15).

Рис. 14 Карточка индекса нумерации входящего документа

Рис. 15 Карточка индекса нумерации исходящего документа

Настройки нумерации определяют правила формирования регистрационного номера документов, которым он назначен. Для создания и настройки правил формирования нумераторов предусмотрен справочник Нумераторы, который открывается: Нормативно-справочная информация> Нумераторы (рис. 16).

Рис. 16 Нумератор для входящих и исходящих документов

Справочник Способы доставки используется при регистрации входящих и исходящих документов и должен быть заполнен в соответствии с положением о документообороте или инструкцией о делопроизводстве организации. Справочник открывается по команде Нормативно-справочная информация> Способы доставки (рис.17).