Дипломная работа: Функционирование ведомственного архива

В таблице 1 представлены основные учетные документы архива колледжа.

Таблица 1

Основные учетные документы архива колледжа

Экспертиза ценности документов в архиве колледжа. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Экспертиза ценности документов колледжа проводится постоянно действующим органом - экспертной комиссией (далее - ЭК), которая создается приказом руководителя организации и состоит из наиболее квалифицированных специалистов под председательством заместителя директора. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру организации, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов.

В состав комиссии в обязательном порядке включается лицо, ответственное за ведение архива, с возложением на него обязанностей секретаря комиссии.

Председателем ЭК назначен заместитель руководителя организации.

Секретарь ЭК - секретарь организации или сотрудник службы ДОУ или архива.

Основными задачами ЭК являются:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к хранению;

- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии.

Эк осуществляет следующие функции:

1. осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатур дел и других нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность архива и делопроизводственной службы организации;

2. организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

3. рассматривает и принимает решения об согласовании и представляет на утверждение и согласование с ЭМК БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии и ЭПК Минкультуры Чувашии, а затем на утверждение руководителя учреждения:

- описей дел постоянного хранения;

- описей дел по личному составу;

- описи личных дел уволенных работников;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- акты и справки об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

- нормативно-методических пособий по работе с документами (инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архиве организации и об ЭК).

4. Совместно с БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии организует для работников учреждения консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению квалификаций по вопросам делопроизводства.

ЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их директором учреждения, а в необходимых случаях - после их согласования или утверждения экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики, экспертно-методической комиссией БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии.

Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии, и утверждаются директором. Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняло участие не менее половины членов ЭК. Решения принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимают председатель ЭК и директор.

Архивариус осуществляет контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений и качеством подготовки документов к передаче в архив организации.

Организует инструктаж, оказывает консультативно-методическую и практическую помощь работникам организации и подведомственных ей учреждений по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов.

В своей деятельности ЭК руководствуется Федеральным Законом от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Чувашской Республики», нормативно-методическими, распорядительными документами колледжа и Положением о постоянно действующей экспертной комиссии (приложение 3).

Система мер обеспечения сохранности документов архива колледжа. Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, и библиотеках, организациях Российской академии наук. - М., 2007. - С. 84. - П. 2- 4.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

Архив колледжа размещается в специально приспособленном для хранения документов помещений. Для сохранности документов важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего появления плесени, пыли, и особенно насекомых и грызунов, в помещениях систематически проводится влажная уборка и не реже одного раза в год.

Хранилища оборудованы стационарными металлическими стеллажами, центральным отоплением, пожарной сигнализацией. Температурно-влажностный режим не соблюдается.

По мимо этого проводится единовременные (внеочередные) проверки наличия и состояния документов. Проверка проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения соответствие их количеству, числящемуся по учетным документам.

Цели проверки: определение фактического количества дел, выявление и устранение недостатков в учете документов, выявление отсутствующих дел с проведением их дальнейшего розыска, выявление и учет документов, имеющих дефекты носителя и текста документов, т.е. требующих улучшения физического состояния.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после завершительной надписи делается запись «Проверено», проставляется дата проверки и подпись проводивших проверку работников. Итоги проверки оформляется актом проверки наличия и состояния дел.

Если проверкой обнаружено недостача дел, то организуется их розыск, который рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел. На пропавшие дела, а также дела, не подлежащие восстановлению, составляются соответствующие акты и справка о проведении розыска. Имеются в виду акты:

- о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

- неисправимых повреждениях документов;

- технических ошибках в учетных документах;

- об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду; о неучтенных документах и т.д.).

Система мер по организации хранения обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения учитывается специфика видового состава документов, характерных для конкретного архива.

Обращения граждан и использование архивных документов в архиве Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чувашии.

Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Существуют следующие виды запросов:

- тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);

- персональные, в том числе биографические и генеалогические;

Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

Исполнение запросов осуществляется в три этапа:

1. Прием запроса и работа с заявителем.

2. Поиск запрашиваемой информации.

3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

При приеме запроса необходимо уделить внимание составлению запроса. Данные о потребителях информации необходимы для того, чтобы определить категории потребителей информации. Потребителями могут быть как физические, так и юридические лица. Юридические лица (учреждения, организации, предприятия), которые уполномочили своих сотрудников работать в архиве, называются в запросах и обращениях организации в архив. Для физических лиц выявляются профессия, образование, должность, место жительства.

Форма образца заявления представлена на рисунке 1.

При составлении и выдаче заявителем ответов на запросы архивариус колледжа предоставляет ответы в виде информационных документов, зачастую, архивной и исторической справки.

Понамарев Вячеслав Александрович Директору

серия 9795 № 974783 Чебоксарского экономико-

выдан Ленинским РОВД технологического колледжа

г. Чебоксары от 01.12.1998 Минообразования Чувашии

В.В. Устяку

ул. Энгельса, д.37.

г. Чебоксары, 428000

8-915-545-98-55

Заявление

01.09.2017

Прошу…

Подпись

Рис. 1 Образец заявления

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Это документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу.