Материал: Хранение и поиск информации

Документы в профессиональной деятельности

Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в профессиональной сфере деятельности, образует систему документации. Выделяют ряд таких систем, к которым относится и система организационно-распорядительной документации (ОРД).

На рис. 4. приведен состав организационно-распорядительной документации любой организации.

Рис. 4. Состав организационно-распорядительной документации

Все эти документы относятся к официальным документам, т.е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет автора.

Можно выделить несколько аспектов использования термина «документ»:

«Бумажный» документ представляет собой объект, непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в ней имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, изображение, видеозапись и пр.

Электронный образ документа - копия документа (результат сканирования), хранящаяся в компьютерной информационшй системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категория, дата создания и пр.).

Некоторыми исследователями документ рассматривается как совокупность трех оставляющих [25]:

• - физическая регистрация информации;
• - форма представления информации;
• - активизация определенной деятельности.

Именно некоторая деятельность превращает информацию в документ. Но документ перестает существовать, если в дальнейшем не подразумевает процедуры обработки. При этом форма документа тесно связана, с характером дальнейшей деятельности, она порождает необходимость документов. Так родилась бюрократия - неизбежный спутник цивилизации.

Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название документа и т.д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Традиционная сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России во 2-й половине XVIII в. Он образован от сочетания слов «производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело» - собрание документов - более позднего происхождения.

Итак, можно сказать, что делопроизводство - комплекс мероприятий по обеспечению процесса управления предприятием или организацией.

Документооборот - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения иди отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Научный документ

Значение документов в нашей жизни огромно. В настоящее время каждый факт обрастает одеждой из документов, формы которых становятся крайне разнообразными - это книги, газеты, журналы, фотографии и кинофильмы, магнитные и патефонные записи, каталоги, реклама, отчеты, письма, картотеки, экспонаты музеев и выставок. Неудержимый количественный рост документов является одним из главных проявлений информационного кризиса.

Теперь возникает вопрос: а какие именно документы наиболее «причастны» к вовлечению человечества в состояние информационного кризиса? Главным «виновником» информационного кризиса является научная информация, распространяющаяся по формальным и неформальным каналам. При этом возможность формальных процессов коммуникации обеспечивается существованием многочисленной семьи научных документов, несущих научную информацию в пространстве и во времени.

Научный документ - это исторически обусловленная разновидность материального носителя, на котором тем или иным способом закреплены (записаны) научные сведения (данные) или научная информация, причем научный документ обязательно должен быть снабжен указанием, кем и когда он создан.

Разновидности документов

Выделяют следующие разновидности документов: первичные и вторичные документы.

Первичный документ - любой материальный носитель, непосредственно фиксирующий любой результат познания реального мира или духовной, творческой и информационной деятельности (в виде описания фактов, отношений между ними, выявленных закономерностей, концепций, гипотез и т.д.). Уже само по себе определение первичного документа свидетельствует о признаках его дифференциации. Первичные документы различают в зависимости от материального носителя (формы), видов распространения, способов распространения (группы) и содержания, характеризуемого очень важными для селективных процессов отличительными особенностями (типы).

Самым важным признаком дифференциации первичных документов является их содержание, которое характеризуется следующими признаками:

• 1) характер изложения;
• 2) терминологические особенности;
• 3) структура документа;
• 4) вид фиксируемой информации и способ ее фиксации.

Первичные документы имеют различное изложение. Так, в научных документах возможен теоретический, экспериментальный или комплексный характер изложения. Производственно-практические разработки завершаются созданием производственно-практических документов, где заметно наличие инструктивно-методического или даже рецептурного изложения. Соответственно, в учебных документах необходим учебный, в официальных - официальный, а в научно-популярных - популярный характер изложения.

В первичных документах многообразны и терминологические особенности текстов, структура (последовательность изложения), виды фиксируемой информации и способы фиксации. Организованное множество первичных документов, функционирующих в социальной среде, составляет документальный поток.

Вторичные документы - результат различных процессов библиографического анализа первичных документов с целью их комфортного, экономичного использования для выполнения разнообразных функций деятельности. Под библиографическим анализом подразумевается выделение наиболее существенных сведений с целью получения необходимой характеристики первичных документов.

Соответственно четырем процессам библиографического анализа (составление библиографического описания, аннотирования, реферирования, составления обзоров) выделяются и четыре типа вторичных документов:

• 1) библиографическое описание - самая лаконичная обязательная разновидность вторичного документа, создаваемая с целью идентификации и выявления совокупности внешних признаков без ознакомления с содержанием текста первичного документа;
• 2) аннотация - краткая характеристика первичного документа с точки зрения содержания, особенностей назначения, формы, тематики и других особенностей;
• 3) реферат - подробное отображение текста первичного документа с целью идентификаций новизны, полноты, полезности содержания, выявления основных наиболее важных фактов, гипотез, концепций, теорий, методик и методов;
• 4) обзор - результат глубокого анализа множества первичных документов, сходных по тематике разработок, характеру деятельности, выполняемым этапам, задачам, исполнителям и т.п. с целью обобщения, установления разницы _и сходства, оценки, путей развития проблемы, степени их разработанности и возможного прогноза.

Рис. 5. Типы вторичных документов

Свертывание (развертывание) информации - изменение физического объема документа в результате его аналитико-синтетической переработки, сопровождающееся уменьшением (или увеличением) его информативности. Наиболее распространенные виды свертывания (развертывания) - аннотирование, реферирование, конспектирование, фактографический анализ (извлечение сведений), рецензирование, интерпретация данных и т.д.

В принципе, свертывание (развертывание) информации - это мыслительная процедура, направленная на определение уровня необходимой и достаточной информативности сообщения в зависимости от стоящей коммуникативной задачи, поскольку рациональное общение возможно лишь на оптимальном уровне свертывания: ниже этого уровня (при излишней свернутости) сообщение становится непонятным потребителю, выше (при излишней развернутости) - утомительно скучным, тривиальным, в результате чего степень восприятия сообщения снижается.

Библиографическое описание как форма свертывания информации

Составление библиографического описания регламентируется ГОСТ 7.1-84 [26]..

Библиографическое описание документов - это совокупность библиографических сведений о документе (произведении) или его части, дающих возможность идентифицировать документ (произведение).

Рис. 6. Пространственная классификация документов

Описание книги проводится в общем случае по следующей схеме:

Автор (авторы) - название произведения - подзаглавие - выходные данные - место издания -наименование издательства - том (часть) - порядковый номер издания - год издания - страницы. Жирным в схеме выделены обязательные элементы описания. Каждый из элементов отделен от последующего условными разделительными знаками, предусмотренными ГОСТ 7.1-84:

. - точка, тире; точка;

, запятая;

: двоеточие;

; точка с запятой;

/ косая черта;

// две косые черты.

Правила составления библиографического описания книг вкратце могут быть представлены следующим образом:

1. Автор (фамилия, инициалы); точка. Если произведение написано двумя или тремя авторами, они перечисляются через запятую. Если произведение написано четырьмя авторами и более, то указывают лишь первого, а вместо фамилий остальных авторов ставят «и др.».

Название произведения - без сокращений и без кавычек; двоеточие. Подзаглавие - также без кавычек, точка, тире.

• 3. Выходные данные (место издания, издательство, год издания) оформляются следующим образом:
  • - место издания - с прописной буквы. Москва и Санкт-Петербург сокращенно М, СПб., точка, двоеточие; другие города полностью: Ростов-на-Дону, двоеточие;
  • - наименование издательства - без кавычек с прописной буквы, запятая; слово «Издательство» может быть приведено в сокращении «Изд-во»; '
  • - том, часть - пишут с прописной буквы сокращенно (Т., Ч.), точка, после цифры тома или части -точка, тире. Выпуск - с прописной буквы, сокращенно (Вып.); точка, тире. Арабские цифры пишут без наращения; ^!
  • - порядковый номер издания - с прописной буквы, сокращенно; точка, тире. Цифра с наращением. Например, Изд. 2-е. - ;
  • - год издания (слово «год» не пишется ни полностью, ни сокращенно); точка, тире;
  • - страницы - число страниц (цифра), далее буква «с» строчная; точка.

Сведения об ответственности, указанные разделительным знаком «/», содержат информацию о составителях, редакторах, об организациях, от имени которых опубликован документ. Примеры: