Материал: Информационные технологии в логистике. практикум. Мандрыкин А.В., Шотыло Д.М
Структура ТСО (рис. 11) разрабатывается под конкретные ИТ с учетом состояния объекта внедрения.
TCO
Прямые затраты
Скрытые затраты
Капитальные вложения
Операционные расходы
Стоимость непроизводительно затраченного фонда времени
Потери в бизнесе
Рис. 11. Структура TCO
Процесс оценки фактической эффективности ИТ на базе методики ТСО включает в себя следующие работы:
- идентификация ИТ и их составляющих (инфраструктура, система управления, ИР, персонал);
- разработка состава статей затрат на ИТ;
- выбор горизонта учета затрат (один год, три года и т.п.);
- определение учетных точек для сбора данных по затратам на ИТ;
- сбор и анализ фактических затрат на ИТ;
- расчет затрат;
- сравнение с показателями аналогичных компаний;
- разработка рекомендаций по оптимизации TСО.
Отметим, что обосновать развитие ИТ-инфраструктуры с помощью инструмента “чистого TCO” иногда довольно затруднительно.
Рассмотрим ряд примеров расчета совокупной стоимости владения.
Практическое задание № 1:
Проведём расчёт совокупной стоимости владения в расчёте на один ПК (таблица 6).
Таблица 6
Расчет совокупной стоимости владения
Статистика организации |
||
1 |
Количество ПК в организации |
150 |
2 |
Количество пользователей ПК в организации |
170 |
3 |
Средняя зарплата пользователя |
$3 600 |
|
С учётом накладных расходов (30%) средняя зарплата составляет в год |
$4 680 |
Оборудование и ПО – прямые затраты |
||
4 |
Средние затраты на закупку оборудования в год |
$31 600 |
5 |
Средние затраты на программное обеспечение в год |
$12 000 |
6 |
Ежегодная сумма амортизации капитальных вложений в оборудование и ПО |
$30 200 |
7 |
Ежегодные затраты на комплектующие |
$24 000 |
8 |
Годовые затраты на аренду оборудования/программного обеспечения |
$0 |
|
Общая годовая стоимость оборудования и программного обеспечения |
$97 800 |
Управление и персонал – прямые затраты |
||
9 |
Годовые затраты на оплату персонала по категориям (включая руководящий персонал) Служба технической поддержки Системные администраторы Сетевые администраторы Тренеры/специалисты по обучению Персонал службы закупок Служба поддержки пользователей Другой персонал Общая зарплата на персонал службы ИТ С учётом накладных расходов (30%), годовые затраты на персонал |
$3 000 $5 000 $4 200 $0 $1 440 $0 $6 000 $20 040 $26 052 |
10 |
Командировочные расходы за год |
$240 |
11 |
Консультационные услуги третьих фирм и другие затраты на обслуживание |
$6 000 |
12 |
Затраты на делегированные другим организациям задачи (outsourcing) |
$0 |
13 |
Затраты на обучение ИТ-персонала в год |
$1 000 |
14 |
Стоимость обслуживания техники по контрактам |
$600 |
|
Всего управленческих затрат и затрат на персонал |
$33 892 |
Развитие – прямые затраты |
||
15 |
Ежегодные затраты на заработную плату по направлениям разработки Проектирование Разработка Тестирование Документирование |
$2 000 $5 000 $2 500 $500 |
16 |
Ежегодные затраты на заработную плату по сопровождению имеющихся систем по направлениям Проектирование Разработка Тестирование Документирование Общие затраты на разработку С учётом 30% накладных расходов общая сумма затрат на оплату разработки |
$0 $0 $0 $0 $10 000 $13 000 |
17 |
Ежегодные затраты на оплату услуг консультантов или сервисных организаций в части развития |
$0 |
|
Ежегодные затраты на развитие |
$13 000 |
Продолжение таблицы |
||
Связь – прямые затраты |
||
18 |
Ежегодные затраты на аренду выделенных линий и каналов связи |
$3 000 |
19 |
Ежегодные затраты на удаленный доступ по коммутируемым линиям и Internet |
$20 300 |
20 |
Годовая стоимость корпоративных сетей передачи данных |
$0 |
|
Общие затраты на связь |
$23 300 |
|
Общие прямые затраты |
$167 992 |
Затраты пользователя на ИТ – непрямые затраты |
||
21 |
Количество часов на самообучение работе с компьютером и ПО одного пользователя |
40 |
22 |
Количество часов, затрачиваемых одним пользователем на обслуживание файлов, компьютера и программ, написание скриптов и программ Годовая стоимость деятельности пользователя в связи с наличием у него ПК |
40 $213 |
|
Общая годовая стоимость деятельности пользователей в связи с наличием ПК |
$36 164 |
Простои – непрямые затраты |
||
23 |
Количество часов простоя в месяц в связи с плановыми/внеплановыми остановками в работе сети/системы Общее количество потерянных часов за год в результате простоя КИС |
2 4 080 |
|
Общая годовая себестоимость простоев |
$10 849 |
|
Всего непрямых затрат |
$47 013 |
|
Общая годовая себестоимость ИТ-инфраструктуры |
$215 005 |
|
Общая стоимость владения КИС в расчете на ПК (TCO) |
$1 433 |
Общая годовая себестоимость ИТ-инфраструктуры составляет 215 005 долл.
Практическое задание № 2:
Далее рассчитаем эффект от снижения TCO (величину экономии и эффект, получаемый непосредственно в результате задействования функционала системы хранения).
Крупная промышленная организация планирует внедрить систему класса PDM с целью автоматизации процесса технической подготовки и последующей модернизации новых изделий. Предполагается, что в результате сокращения срока подготовки производства в первый год эксплуатации PDM-системы будет получено 2 млн. долл. дополнительного дохода. Совершенствование бизнес-процессов за счет внедрения новой системы позволит экономить еще около 5 тыс. долл. в неделю. Чтобы внедрить выбранный продукт (на это, по оценке поставщика, уйдет около 4 месяцев), потребуется работа шестерых внешних консультантов, оплачиваемых по ставке 25 долл. в час и работающих по 40 ч в неделю, а также 12 специалистов предприятия, получающих 200 долл. в неделю. Уже известно, что через год встанет задача растиражировать опыт внедрения PDM-системы в трех удаленных центрах проектирования продукции. И для ее решения потребуется привлечь соответственно троих внешних консультантов и шестерых специалистов заказчика.
Анализ схемы внедрения показывает, что только за счет использования на предприятии сетевой платформы хранения данных можно сократить срок внедрения PDM-системы с 4 до 3 месяцев, а развертывание ее в филиалах – соответственно с 6 до 5 недель. Более того, использование данной платформы способно поднять уровень доступности данных с 97 до 99,99% с соответствующим сокращением планируемого простоя оборудования с 5 ч до 30 мин в неделю, а незапланированного простоя – с 1 ч в месяц до 1 ч в год. При этом известно, что 1 ч планируемого простоя функционирования PDM-системы обходится компании в 1 тыс. долл., незапланированного – в 6 тыс. долл.
Рассчитать совокупную стоимость владения (TCO) PDM-системы.
Решение задачи рассмотрим в таблице 7.
Так, исходя из расчётов данной таблицы, суммарная экономия в год составит 511,8 тыс. долл.
Таким образом, представленная задача позволяет продемонстрировать, что отдельные компоненты TCO, рассчитываемые в контексте бизнес-задач, могут иметь отрицательное значение: наряду с затратами на приобретение и эксплуатацию продукта, имеющими по определению отрицательную величину. При этом в итоговую сумму входят положительные слагаемые, определяющие экономию на реорганизации бизнес-процессов, на скорости их исполнения и т.д. Этим часто пользуются при расчетах TCO в привязке к бизнес-процессам. Формула для расчета TCO соответственно приобретает вид:
TCO = Традиционные статьи – Величина достигнутой
затрат экономии
Таблица 7
Расчет совокупной стоимости владения для PDM-системы
Эффективность в терминах бизнес-процессов |
Бизнес-эффект |
Эффект от снижения TCO |
Суммарный эффект, тыс. долл. |
Первоначальное внедрение PDM-системы. Экономия времени - 1 месяц (4 недели) |
2000/12 = 167 тыс. долл. дополнительного дохода от ускоренного внедрения (в мес.); 5*4нед. = 20 тыс. долл. за счет совершенствования бизнес-процессов |
25*40*4нед*6 спец. = 24 тыс. долл. экономии на оплате внешним консультантам
200*4нед.*12 = 9,6 тыс. долл. в результате экономии от загрузки внутреннего персонала |
167+20+24+ + 9,6 = 220,6 тыс. долл. |
Развертывание PDM-системы в филиалах. Экономия времени - 1 неделя |
5*1нед. = 5 тыс. долл. за счет совершенствования бизнес-процессов |
25*40*1нед.*3 = 3 тыс. долл. экономии на оплате внешних консультантов 200*1*6 = 1,2 тыс. долл. в результате экономии от загрузки внутреннего персонала |
5+3+1,2 = 9,2 тыс. долл. |
Снижение времени запланированного и незапланированного простоя |
|
1000*(5-0,5)*4нед. в мес.*12 = 216 тыс. долл. в год экономии за счет запланированных простоев 6000*(12-1) = 66 тыс. долл. в год экономии за счет незапланированных простоев |
282 тыс. долл. в год |
Итого суммарной экономии в год |
192 тыс. долл. |
319,8 тыс. долл. |
511,8 тыс. долл. |
В нашем примере приведена лишь величина экономии, заранее поделенная на общий бизнес-результат и эффект, получаемый непосредственно в результате задействования функционала системы хранения. По определению, имея также традиционную разбивку расходных статей TCO на первоначальные и периодические затраты, мы получаем все данные для вычисления показателя ROI, который уже выступает как инструмент для совместной работы бизнеса и ИТ.
Напомним, что ROI (Return On Investment) – коэффициент окупаемости инвестиций (коэффициент возврата инвестиций), показатель рентабельности вложений. Он в процентном соотношении демонстрирует прибыльность (при значении больше 100%) или убыточность (при значении меньше 100%) конкретной суммы вложения денежных средств в определенный проект.
ROI рассчитывается по следующей формуле:
ROI = Величина достигнутой экономии – Ежегодные вложения Первоначальные вложения
В случае окупаемости проекта менее чем за год (и соответственно отсутствия влияния ставки дисконтирования) данная величина должна точно совпасть с величиной ROI. А благодаря разбивке величины экономии мы можем выделять и отдельные составляющие ROI.
Как правило, разработка методик, в которых особенности бизнеса, традиции применения ИТ, технические характеристики решения и, наконец, экономический эффект связаны единой и тщательно продуманной системой метрик, существенно выходит за пределы рассмотрения вопросов ТСО.
3.2. Источники данных и хранение информации на предприятии
В процессе деятельности предприятия накапливается большое количество информации.
Эта информация может быть количественной, т. е. иметь конкретное численное выражение, и качественной, определяющей мнения консультантов, суждения специалистов, экспертные оценки.
В свою очередь, количественная информация подразделяется на учетную и неучетную. Источниками учетной информации на предприятии выступают:
■ бухгалтерский учет и отчетность;
■ статистический учет и отчетность;
■ оперативный учет и отчетность;
■ выборочные учетные данные.
К источникам неучетной информации можно отнести:
■ результаты аудиторских проверок (внешних и внутренних), различных ревизий (внутриведомственных и вневедомственных);
■ результаты проверок налоговой службы;
■ материалы производственных совещаний;
■ протоколы собраний трудовых коллективов;
■ материалы средств массовой информации;
■ докладные и объяснительные записки сотрудников;
■ переписка с вышестоящими организациями;
■ результаты взаимоотношений с финансовыми и кредитными организациями;
■ материалы, получаемые в процессе взаимодействия с исполнителями.
Кроме этого, может использоваться различный нормативный материал: ГОСТы, внутренние стандарты, справочники, прейскуранты и т. п.
Вся эта информация должна храниться на предприятии и быть в любой момент доступна для пользователя. Для хранения информации могут быть использованы различные средства: файловые системы, оперативные базы данных (OLTP) и хранилища данных (DWH).
Файловые системы. В современных условиях большинство рабочих мест сотрудников оснащено персональными компьютерами (АРМ – автоматизированное рабочее место). В процессе работы на каждом АРМе накапливается оперативная информация, документы, сопровождающие те или иные бизнес-процессы. Эта информация хранится на компьютере в виде файлов.
По определению файл – это именованная область внешней памяти, в которую можно записывать и из которой можно считывать данные.
Файлы бывают разных типов: обычные файлы, специальные файлы, файлы-каталоги.
Обычные файлы – это файлы различного формата, такие как офисные документы, отсканированные бумажные документы, Web-страницы, графические изображения, чертежи, видеофайлы, которые можно отобразить на экране и распечатать на принтере.
Специальные файлы – это файлы, которые позволяют пользователю выполнять операции ввода-вывода, используя обычные команды записи в файл или чтения из файла.
Каталог – это группа файлов, объединенных пользователем по определенному признаку. В каталоге содержится список файлов, входящих в него, и устанавливается соответствие между файлами и их характеристиками (атрибутами). В качестве атрибутов файлов могут быть использованы разные характеристики, например:
- владелец или создатель файла;
- информация о доступе к файлу;
- пароль для доступа;
- различные признаки, например: «только для чтения», «системный файл», «архивный файл» и т. п.;
- время создания или последнего изменения файла;
- размер файла и т. д.
Для организации хранения и управления файлами на компьютере используется файловая система, представляющая собой функциональную часть операционной системы. Файловая система должна обеспечивать пользователю:
- контролируемый доступ к файлам;
- возможность осуществлять различные операции с файлами: создавать, удалять, копировать, изменять;
- возможность обмена данными между файлами;
- возможность восстанавливать свои файлы в случае их повреждения. Файловые системы предназначены для обслуживания многих тысяч файлов и обеспечивают хранение слабо структурированной информации.