Дипломная (вкр): Информационные технологии в управлении предприятием (организацией) и направления их эффективного использования

Информационные технологии в управлении предприятием (организацией) и направления их эффективного использования

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ, СТАТИСТИКИ И ИНФОРМАТИКИ (МЭСИ)

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Тема

Информационные технологии в управлении предприятием (организацией) и направления их эффективного использования

Студент Местовский А. В.

МОСКВА 2015 г.

Содержание

Введение

Глава 1. Информационные системы на предприятии

.1 Цели и задачи информационных систем на предприятии

.2 Выбор внедряемых информационных систем

.3 Информационные технологии, понятие сущность

.4 Информационные технологии на предприятиях малого бизнеса

Глава 2. Современный подход к компьютеризации менеджмента на предприятии

Глава 3. Внедрение BBPCRM на предприятие и оценка эффективности ООО «Аист»

.1 Модули SAP системы для малого бизнеса

.2 Выбор программы для внедрения в компанию «Аист»

.3 Внедрение системы BBPCRM

.4 Оценка результатов внедрения

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Актуальность темы дипломной работы. В современных экономических условиях информационные технологии в организациях присутствуют как необходимый атрибут технологии управления процессом производства товаров и услуг, экономического анализа и принятия управленческих решений.

В современном менеджменте информационные технологии используются во многих сферах управленческой деятельности:

планировании ресурсов;

организации бухгалтерского учёта;

организации снабжения и сбыта;

взаимодействии с клиентами;

регулировании потребительского спроса и т. д.

Управление связано с обменом информацией между подразделениями предприятия, а также предприятия с окружающей (внешней) средой. Информация - важнейшая составляющая как производственного, так и управленческого процесса.

Функции систем автоматизации малого бизнеса можно разделить на следующие основные группы:

·        анализ и управление эффективностью работы предприятия (эти функции ориентированы на решение задач руководителя предприятия и на управленцев, отвечающих за рентабельность бизнеса, его развитие);

·        управление оперативной деятельностью предприятия (эта функциональность решает задачи менеджеров и работников, непосредственно занимающихся торговой, производственной деятельностью или деятельностью в области оказания услуг);

·        регламентированный учет и отчетность (эти функции систем автоматизации решают задачи бухгалтеров и расчетчиков зарплаты. Их цель

·        обеспечить ведение учета в полном соответствии с требованиями законодательства).

Достоинство специально разработанных для малого бизнеса решений состоит не только в том, что за счет отсутствия избыточных функций, благодаря своей компактности и простоте они могут быть быстро запущены в работу и эффективно поддерживаться. Их внедрение обогащает автоматизируемую фирму обобщенным опытом успешной автоматизации предыдущих предприятий.

Развитый малый бизнес является залогом стабильности и устойчивости экономики страны. Внедрение SAP системы позволит сократить издержки, ускорит работу бизнес процессов, увеличит рентабельность фирмы.

Цели и задачи дипломной работы. Целью прохождения дипломной практики является изучение и анализ бизнес-процессов компании ООО «Аист», а так же внедрение информационной системы и ее адаптация.

Исходя из целей практики, можно выделить следующие задачи:

.        Рассмотрение структуры и специфики компании ООО «Аист»;

.        Описать и анализировать бизнес-процессы предприятия;

.        Выявить основные проблемы в работе данной компании;

.        Подобрать программное решение;

.        Внедрить информационную систему и оценить результаты.

Объектом данной дипломной работы является ООО «Аист», а предметом модуль SAP системы: как формула повышения эффективности деятельности предприятия.

Степень научной разработанности темы. При написании данной работы мы использовали следующие программные продукты: SAP, Мегаплан, amoCRM, CRM система Microsoft Dynamics CRM.

Структура и содержание теоретической и практической частей дипломной работы. Диплом состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений. В первой главе рассматриваются теоретические вопросы. Мы рассматриваем теорию малого бизнеса, особенности этого класса предприятий. Далее следует рассмотрение теории информационных систем в особенности SAP систем. В заключении первой главы нами проводится полное рассмотрение ООО «Аист», в том числе основных бизнес-процессов.. Во второй главе диплома мы рассматриваем информационные системы для малого бизнеса, далее выбор определенного программного решения и его внедрение. В четвертом разделе мы оцениваем результаты от внедрения данной программы и делаем выводы об эффективности системы.

Положения выносимые на защиту:

.        структура, бизнес-процессы компании ООО «Аист»;

.        анализ проблем работы компании, выявление подходящей для внедрения информационной системы;

.        выбор программного продукта, внедрение его на предприятие;

.        оценка результатов от внедрения: затраты, прибыль.

Глава 1. Информационные системы на предприятии

.1 Цели и задачи информационных систем

Предприятие - это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.

Для упрощения управления предприятием, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную информационную систему, включающую функции планирования, управления и анализа. Что может дать внедрение информационной системы:

• снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках),

• повышение скорости товарооборота,

• сокращение излишков товарных запасов до минимума,

• увеличение и усложнение ассортимента продукции,

• улучшение качества продукции,

• выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков.

КИС выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Основными целями автоматизации деятельности предприятия являются:

• Сбор, обработка, анализ, хранение и представление данных о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для принятия управленческих решений;

• Автоматизация выполнения бизнес операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия;

• Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.

.2 Выбор внедряемых информационных систем

Небольшие предприятия пытаются автоматизировать свою деятельность, приобретая "легкие" программы (не всегда лицензионные) для отдельных участков управления: складского учета, расчета зарплаты, основных средств, производства и т.д. Конечная обработка итогов возлагается на АРМ (автоматизированное рабочее место) главного бухгалтера.. Порой эффект прямо противоположен целям автоматизации: снижается производительность труда и увеличивается штат работников. Сужается возможность анализа данных учета. Единственный положительный момент такой "лоскутной" автоматизации - небольшие затраты на стадии приобретения и внедрения.

Таким образом, покупка готового лицензионного программного обеспечения является оптимальным способом автоматизации предприятия. Однако и здесь не гарантирован успех. Очень важно правильно выбрать как саму программу, так и ее поставщика.

Перед выбором системы нужно ответить на вопрос;

Что же именно нужно автоматизировать и на какие функции следует обратить внимание?

В первую очередь предлагаемый программный комплекс должен соответствовать белорусскому законодательству и специфике предприятия. Универсальность ПО имеет одновременно и положительные и отрицательные моменты. Так, с одной стороны, здесь реализованы последние достижения в области управления, но с другой - не учтены особенности вашего предприятия. Отчасти эта проблема решается с помощью блока настройки. Большое количество задаваемых параметров говорит о гибкости программы и является залогом того, что она вам подойдет. Кроме того, некоторые разработчики предлагают клиенту изменить систему под его условия (так называемые тиражно-заказные продукты).

Выбор программного обеспечения информационной технологии фирмы определяется требованиями, предъявляемыми к современной технологии, перечнем решаемых задач и конфигурацией комплекса технических средств, используемых на предприятии. Такими требованиями являются:

·              надежность,

·              эффективность использования ресурсов вычислительной техники,

·              структурность,

·              модульность,

·              эффективность по затратам,

·              дружественность по отношению к пользователям и т.д.

В настоящее время рынок программных продуктов предлагает большое количество разнообразных прикладных программ для автоматизации оперативного учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, например: "БЕСТ", "PC-БАЛАНС", "ПАРУС", "АСПЕКТ", "1C" и др.

Модульный принцип построения программного комплекса допускает как изолированное использование отдельных программных модулей, так и произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости.

Одним из критериев при выборе программы должна быть оценка экономической выгоды, получаемой от автоматизации процессов управления. Проводить ее необходимо на этапе консультаций с привлечением экспертов. Статистика показывает, что автоматизация дает следующие результаты:

увеличение производительности труда - 15-25%;

сокращение срока оборачиваемости оборотных средств - до 12%;

уменьшение складских запасов - 10-20%;

общее снижение затрат - до 15% от годового оборота;

сокращение сроков выполнения заказов - 20-50%.

Конечно, автоматизация - это не панацея от всех бед. В первую очередь она требует от руководителей наведения порядка на всем предприятии, жесткого и принципиального подхода, решения многих вопросов - от изыскания дополнительных ресурсов до преодоления противодействия персонала (что не такая уж редкая проблема). Но уже сегодня очевидно, что она необходима, а в дальнейшем обещает стать залогом успешного ведения бизнеса.

.3 Информационные технологии, понятие и сущность

Информационная технология - это совокупность методов, способов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, которая обеспечивает выполнение информационных процессов с целью повышения их надежности и оперативности и снижения трудоемкости ходу использования информационного ресурса.

Информационные технологии в управлении - это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надёжную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Цель информационной технологии - производство информации для её анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Инструментами информационных технологий являются: текстовые процессоры; издательские системы; электронные таблицы; системы управления базами данных; электронные календари; информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, маркетинговые и т. д.) и другие инструменты.

Основные виды информационных технологий в управлении

Информационные технологии обработки данных применяются для решения хорошо структурированных задач на уровне исполнительской деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации постоянно повторяющихся операций управленческого труда.

Информационные технологии управления используются для информационного обслуживания всех работников организации, связанных с принятием управленческих решений.

Информационные технологии автоматизированного офиса дополняют существующую систему связи персонала предприятия средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Информационные технологии поддержки принятия решений предназначены для выработки управленческих решений, позволяют автоматизировать процесс принятия решений и выбор альтернативы.

Информационные технологии экспертных систем дают возможность менеджерам получать консультации по проблемам, о которых в этих системах накоплена информация.

Для выработки эффективных управляющих воздействий в организациях требуется создание соответствующих алгоритмов управления и переработка значительных объёмов разнообразной информации. Для того чтобы снизить или полностью исключить степень участия человека в осуществлении той или иной функции управления, требуется создание автоматизированной системы управления.

Автоматизированная система управления - это комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, предназначенный для получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах деятельности организации. Она состоит из нескольких составляющих:

аппарата управления;

технико-экономической информации;

методов и средств обработки этой информации.

При едином использовании вышеуказанных элементов в информационном процессе образуется автоматизированная информационная технология управления.

Структура этой технологии состоит из следующих процедур:

) сбора и регистрации данных (происходит при выполнении различных хозяйственных и управленческих операций);

) передачи информации (осуществляется различными способами с помощью средств коммуникаций);

) машинного кодирования (формирование информации в электронном виде путем ввода первичной информации и её обработки);

) обработки информации (производится с помощью различных программных средств, в итоге формируются результатные сводки, которые отображаются на экране или бумаге);

) хранения и накопления информации (осуществляется в информационных базах (банках данных) на машинных носителях в виде информационных массивов);

) поиска информации (т. е. выбор нужных данных; выполняется автоматически с помощью программных средств на основе запроса, составленного пользователем);

) принятия решения (осуществляется специалистом на основе тщательного анализа результатной информации).