Таким образом, применение информационных технологий значительно повышает эффективность систем управления. В настоящее время наблюдается увеличение производительности компьютерной техники, развитие средств связи и телекоммуникационных сетей, совершенствуется комплексная система автоматизированного управления организацией.
Современная информационная технология управления предприятием является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией в информационной системе экономического объекта для принятия оптимального управленческого решения, которое связано с основной функцией любого предприятия - выпуском готовой продукции с целью получения экономических результатов от реализации этой продукции
Важной задачей информационных систем в управлении это;
Управление документооборотом. В настоящее время значительная часть информации поступает в фирму и хранится здесь в виде бумажных носителей. Возникает задача управления потоками документов, как внутри фирмы, так и для обеспечения ее внешних связей. Задача усложняется тем, что, как правило, информация имеет различную форму представления - текст, графики, табличные данные и т.д.
Можно сформулировать основные задачи, выполняемые системой документооборота на каждом автоматизированном рабочем месте:
. Руководство:
o просмотр информации в базах данных;
o выдача распоряжений (поручений) и контроль их исполнения.
. Службы и подразделения:
o просмотр и редактирование информации в базах данных;
o составление отчетов;
o подготовка служебных записок;
o подготовка исходящей корреспонденции.
. Секретариат:
o регистрация входящей корреспонденции;
o регистрация и отсылка исходящей корреспонденции;
o ввод документов в базы данных;
o сдача документов в архив.
. Администратор базы данных:
o регистрация пользователей информационной системы;
o установка прав доступа к отдельным базам данных;
o сдача документов в архив.
Управление персоналом. Одним из основных ресурсов, используемых фирмой в процессе коммерческой деятельности, являются человеческие ресурсы. Поэтому одной из важных задач является управление структурой предприятия, его штатным расписанием, кадрами и расчеты с персоналом по оплате труда.
· учет банковских операций;
· учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;
· учет основных средств;
· учет движения материальных ценностей и складской учет;
· сводный бухгалтерский учет и типовая отчетность и т.д.
Управление снабжением. Для повышения рентабельности фирмы важно правильно организовать процесс снабжения. Принять решение о закупке товаров, материалов у того или иного поставщика можно только имея полную информацию о контрагенте, различные версии прайс-листов с вариантами базовых оптовых и прочих цен, условия поставок, а также достоверную информацию о качестве товара.
Управление сбытом. Процесс реализации завершает оборот хозяйственных средств фирмы. Объем прибыли и уровень рентабельности напрямую зависит от объема реализации.
Управление финансами. Поскольку движение денежных средств фирмы является непрерывным процессом, для финансового директора необходима система, позволяющая определить источники и оценить использование денежных средств, подготовить предварительный баланс и отчет о прибылях и убытках, для анализа влияния различных решений на будущее финансовое состояние фирмы. Система должна также обеспечивать проведение комплексного анализа деятельности фирмы, подготовку оперативного и стратегического решения руководства для управления затратами и результатами торговой и финансовой деятельности.
Организация локальной вычислительной сети и выбор комплекса технических средств (КТС) для создания информационной технологии управления фирмой основывается на требованиях надежности, разветвленности (удаленности), быстродействия, защиты информации, гибкости структуры, размеров информационной базы данных, особенностей применяемого программного обеспечения при определенной минимизации капитальных затрат на приобретение КТС и их эксплуатацию.
Наличие в структурных подразделениях фирмы ЛВС (локальных вычислительных сетей) создает пользователей принципиально новые возможности интегрированного характера. Организуются автоматизированный документооборот, создаются различные массивы управленческой, коммерческой и другой информации общего назначения и персонально используются вычислительные ресурсы сети, а не только отдельного компьютере. Появляются возможности использования различных средств или инструментов решения определенных задач, средств компьютерной графики, подготовки отчетов, ведомостей, докладов, публикаций и других документов.
Работа в ЛВС по созданию и коллективному использованию документа позволяет сократить число документов на бумажных носителях. Подобная архитектура позволяет организовать безбумажную технологию в режиме электронного офиса.
Рабочие места фирмы должны достоверно воспроизводить все нормативные условия создания и обработки документов - от регистрации и организации маршрута обработки до фиксирования принятия оптимального управленческого решения. Обычно такие системы функционируют на основе жестко организованных процедур на конкретных АРМ, связанных в маршрутные потоки передачи информации с одного автоматизированного рабочего места на другое посредством транспорта файлов - документов.
Уникальность новых программных продуктов и технологии усложняет процессы проектирования и развертывания корпоративных сетей. Возрастающая тенденция к централизации информационных ресурсов, новые классы прикладного программного обеспечения и принципы их применения, изменение количественных и качественных характеристик информационных потоков, увеличение числа одновременно работающих пользователей и более мощные вычислительные платформы - все эти факторы необходимо учитывать при разработке корпоративной сети.
Эффективность
Для анализа и оценки эффективности информационных технологий существует большое число различных методов и методик, построенных с использованием множества разнородных критериев и концептуальных подходов. Как показывает статистика, большинство методик громоздки и сложны в практическом применении, степень их объективности и стоимость их применения существенно различается. Выбор методик оценки эффективности ИТ усложняется тем, что не всегда ясно, на какой именно эффективности требуется сделать акцент: организационной, коммерческой, социальной или какой-либо другой [2].
Информационные технологии одного и того же типа могут приносить различные эффекты, обладающие неодинаковой значимостью для разных групп пользователей, заинтересованных в реализации ИТ. Размер эффекта определяется ожидаемой эффективностью ИТ, проявляющейся:
в продуктовом смысле, например, в улучшении качества и увеличении набора производимых информационных продуктов и услуг;
технологическом (рост производительности труда);
функциональном (рост эффективности управления, оптимизации организационной структуры);
социальном (улучшение качества обслуживания и улучшение условий труда).
Рассмотрим основные виды эффектов, получаемых в результате внедрения ИТ в библиотеку [3]..
Экономический эффект как правило приводит к сбережению трудовых, материальных или природных ресурсов, позволяет увеличить производство средств производства, предметов потребления и услуг, получающих стоимостную оценку; достигается путем минимизации затрат по внедрению и применению ИТ. Следовательно эффективность ИТ определяется их конкретной способностью сохранять соответствующее количество труда, временные затраты, ресурсов и денег в расчете на единицу всех необходимых и предполагаемых полезных эффектов создаваемых продуктов, технических систем, структур.
Технологический эффект от внедрения ИТ может быть оценен через потенциальный экономический эффект. Связан он, как правило, с внутренней организацией труда и измеряется по нормативно-стоимостно-затратным показателям. Величина технологического эффекта оценивается сопоставлением характеристики производительности труда, выработки по отдельным процессам или операциям при использовании новых технических средств, алгоритмов и программ.
Критериями оценки этого вида эффекта могут выступать технологичность, новизна, надежность, простота, гибкость, повышение производительности труда и др. Технологический эффект достигается при наличии разработанных технологических регламентов, методик, стандартов, нормативов, инструкций, способствующих улучшению технико-эксплуатационных параметров ИТ.
Социальный эффект рассматривается в виде результата, способствующего удовлетворению потребностей человека и общества, не получающий чаще всего стоимостной оценки (улучшение здоровья, повышение квалификации пользователей, удовлетворение эстетических запросов и т. д.). Социальный эффект направлен на использование ИТ в целях улучшения условий труда сотрудников, качества и комфортности обслуживания читателей библиотеки, формирования и удовлетворения их духовных потребностей, гармоничного развития личности
Критерии эффективности ИТ
. Действенность - это степень достижения системой поставленных перед ней целей, степень завершенности работы. Чтобы измерить действенность ИТ, необходимо сравнить цель деятельности и реальный результат [4].
. Экономичность - это степень использования системой «нужных» вещей. Ее можно выразить как пропорцию:
Ресурсы, подлежащие потреблению
Ресурсы, фактически потребленные
Чтобы найти величину, стоящую в числителе, прибегают к сметам, нормативам, оценкам, прогнозам, проектировкам, т. п. Величина в знаменателе определяется на основе бухгалтерского учета, отчетности, оценок и т. д. Если числитель больше знаменателя (коэффициент больше 1), то можно говорить об экономичности. В противном же случае (при коэффициенте меньше 1) можно в определенном смысле констатировать неэкономичность ИТ
. Качество - это степень соответствия ИТ требованиям, спецификациям и ожиданиям. Например, среди атрибутов качества программного обеспечения (ПО) выделяют [2, 5]:
функциональность;
интуитивно понятный интерфейс;
отказоустойчивость;
масштабируемость
способность к изменению конфигурации
портативность
надежность;
. Прибыльность - как правило, считается соотношение между валовыми доходами (в ряде случаев - сметой) и суммарными издержками (в ряде случаев - фактическими расходами). Традиционно прибыльность измеряется с помощью финансовых коэффициентов.
. Производительность -рассматривается как отношение объема произведенной с помощью ИТ продукции или услуг, реализованных библиотекой, к затратам на их создание: Она отражает эффективность использования ресурсов (труда, капитала, материалов, энергии, информации) в процессах деятельности библиотеки.
. Качество трудовой жизни -является признаком по которому определяют то, каким образом лица, причастные к ИТ реагируют на социально-технические аспекты данной ИТ.
. Внедрение ИТ-инноваций - это процесс, с помощью которого мы получаем новые, более совершенные товары и услуги. Библиотека, которая отвечает велениям технического прогресса, скорее всего, не сможет развиваться.
. Адаптивность библиотеки - это умение приспосабливаться и адекватно перестраивать стратегию управления ИТ в ответ на вызовы ее окружения.
Эффективность применения ИТ не состоит в постановке
все новых и новых задач и приобретении самых современных дорогостоящих средств.
Рациональное использование ИТ должно исходить из условий востребованности,
эффективности для библиотеки, а оцениваться не только из абсолютных значений
рассчитанных критериев эффективности, но и из того, насколько данная ИТ
способствует улучшению текущей ситуации, учитывая, что некоторые проявления
эффектов могут быть точно измерены, а в других случаях возможны только
качественные оценки и экспертные заключения. Только при таком подходе можно
говорить об эффективности информационных технологий.
.4 Информационные технологии на предприятиях малого
бизнеса
Важнейшим фактором повышения эффективности предприятий малого бизнеса является улучшение управления.
Совершенствование форм и методов управления на предприятиях малого бизнеса возможно с помощью внедрения современных информационных технологий которые помогают наиболее эффективно анализировать, прогнозировать и принимать управленческие решения в сфере малого бизнеса.
В условиях быстро возрастающего применения компьютерной техники во всех отраслях деятельности малого бизнеса необходимо отметить роль штрихового кодирования в повышении эффективности торговли, производства, транспорта.
Этот способ позволяет практически одновременно следить за состоянием спроса, потребительскими предпочтениями, динамикой движения товаров и изменениями структуры наличия товаров и своевременно реагировать на сложившуюся ситуацию. А в силу динамичности сегодняшнего рынка, штриховое кодирование стало одним из основных условий коммерческого успеха. Большое значение имеет и использование систем управления базами данных как инструмента автоматизированного исполнения задач в сфере малого бизнеса для информационного обслуживания хозяйственной деятельности. Базы данных образуют основу современного информационного рынка и связаны с широким внедрением в информационную деятельность вычислительной техники. На основе баз данных можно вести обслуживание потребителей в локальном и удаленном режимах. В условиях внедрения компьютерной информационной системы управления материальными ресурсами концентрация разнообразных баз данных хозяйственной деятельности предприятий малого бизнеса создает необходимые предпосылки для анализа и планирования товарооборота, управления товародвижением, организации сервиса, проведения целенаправленной ценовой политики и т.д. Большое значение имеет и использование на предприятиях малого бизнеса локальных вычислительных сетей (ЛВС), созданных на базе персональных компьютеров и других микропроцессорных устройств. Основная задача компьютерных систем управления материальными ресурсами на базе локальных вычислительных систем - помочь административно-управленческому аппарату оперативно принимать обоснованные решения, избавив сотрудников от операций рутинного характера. Применение подобных систем особенно эффективно при управлении товарными запасами, товародвижением при организации сбытовой деятельности. Важное значение имеет использование глобальной вычислительной сети Internet для организации каналов распределения товаров на внутренних и внешних рынках сбыта продукции, определения цен товаров на перспективу и обеспечения ценовой гласности, ведение электронных расчетов и т.д., обеспечения связи с товарными, фондовыми биржами и другими предприятиями.
Таким образом внедрение и грамотное использование информационных технологий в малый бизнес обеспечивает укрепление и развитие позиций данного вида деятельности, а также обеспечивает выход на мировой уровень, что в свою очередь стимулирует экономическое развитие страны.