12. Малороссийская коллегия - осуществляла контроль за действиями гетмана, которому принадлежала власть на Украине, ибо там был особый режим местного управления. После смерти в 1722 г.гетманаИ. И. Скоропадского новые выборыгетмана были запрещены, а гетман впервые был назначен царским указом. Коллегия возглавлялась царским офицером.
13. Вотчинная коллегия, образована в 1721 г. вместо Поместного приказа. Ведала вопросами землевладения (юридическое оформление прав феодалов на владения, решение земельных споров, дела о межевании и т. д.). В связи с пожеланиями, выраженными в дворянских наказах 1767 г., о переносе решения о земельных делах на места, при создании проекта реформы губернского управления (1775) функции Вотчинной коллегии постепенно были переданы новым губернским учреждениям. Окончательно Вотчинная коллегия упразднена в 1786 г.
Состав петровских коллегий, количество и компетенция при жизни Петра Iнеоднократно менялись. В 1721 г. была образована Духовная коллегия - Синод, которая была выведена из подчинения Сената. В 1722 г. из состава Берг - Мануфактур - коллегии была выведена Мануфактур - коллегия, для управления Украины была учреждена Малороссийская коллегия в Глухове, для лучшего ведения дел Вотчинную контору Юстиц - коллегии сделали отдельной Вотчинной коллегией. Ревизион - и Штатс - коллегии были лишены статуса центральных учреждений и стали конторами Сената. Всего в 1721 г. было 11 коллегий, а в 1723 г. - 12 коллегий.
Формируемая система органов государственного управления и их взаимодействие между собой в годы правления Петра I приняла новый вид. Коллегии сменили приказы, существовавшие в Московской Руси в XVI - XVII вв., и по сравнению с ними имели более чёткое разделение обязанностей. 28 февраля 1720 г. был издан «Генеральный регламент» (56 глав), который определил единообразие организационного устройства, порядка деятельности и делопроизводства всех Коллегий. Функции, внутреннее устройство и порядок делопроизводства в коллегиях определялись Генеральным регламентом коллегий.
Коллегию возглавлял президент. Решение принималось большинством голосов, в случае равенства голосов голос президента считался за два. Одновременно уточнялись функции органов, контролирующих работу коллегий. В 1722 г. для надзора за деятельностью коллегий в каждую из них был назначен прокурор, подчиненный генерал - прокурору Сената. С созданием коллегий за Сенатом остались функции контроля, высшей судебной инстанции и законосовещательного органа при монархе. В 1722 г. для надзора за деятельностью государственного аппарата была создана должность генерал - прокурора Сената. Подчиненные ему прокуроры назначались во все государственные учреждения. Первым генерал - прокурором был П. И. Ягужинский.
Наряду с прокуратурой надзор за должностными лицами осуществляли тайные агенты - фискалы. Фискал не нес ответственности за ложный донос, а в случае подтверждения сообщенных сведений получал половину штрафа, наложенного на преступника. Государство поощряло и доносы рядовых подданных.
В 1724 г. для коллегий начали строить по плану, утверждённому Петром, грандиозное здание, занимаемое теперь Санкт - Петербургским государственным университетом. В 1722 г. Д. Трезини получил утверждённую Петром роспись размещения коллегий в здании, которое предполагалось построить перпендикулярно Неве. Роспись разбивала всю площадь здания на двенадцать участков. Начиная от Невы, участки застраивались таким образом: 1 - «Аудиенц - камора» (зал торжественных приёмов), 2 - Сенат, 3 - Коллегия иностранных дел, 4 - Военная, 5 - Адмиралтейская, 6 - Юстиц - , 7 - Камер - и Штатс - контор, 8 - Коммерц - , 9 - Берг - , 10 - Мануфактур - коллегия, 11 - Главный магистрат, 12 - Синод. Примечательно, что здание 12 коллегий повторяло план мазанковых канцелярий на Троицкой площади - первого правительственного здания в Петербурге, которое в свою очередь производило схему размещения приказов в Кремле: к торцевой стене здания по мере необходимости пристраивали новое здание.
В 1719 г. были составлены и утверждены Петром штаты большинства коллегий.В 1720 г. был утвержден Генеральный регламент, содержащий общие правила коллежского устройства и компетенцию каждой коллегии.Президент коллегии назначался самим государем, а вице - президента и членов коллегий назначал Сенат с согласия государя. Остальные члены коллегии назначались Сенатом. Президент был главным лицом в коллегии и наблюдал за быстротой делопроизводства, в особенности за исполнением приказов государя и Сената. Во время заседания перед президентом коллегии всегда находились две книги: в одну заносились указы исполненные, в другой, всегда находившейся на столе присутствия отмечались указы ещё не выполненные.
В случае нерадения членов коллегии президент должен был «вежливыми словами» напоминать им об их обязанностях, а при непослушании - сообщить Сенату. Он же мог возбудить перед Сенатом вопрос о замене того или иного «мало разумного» члена Коллегии. В состав коллегии входили русские: президент, вице - президент (русский или иностранец), 4 коллегиальных советника, 4 коллегиальных асессора, 1 секретарь, 1 нотарий, 1 актуарий, 1 регистратор, 1 переводчик, подъячие трёх статей; иностранцы: 1 советник или асессор, 1 секретарь. Тогда же был дан указ президентам коллегий выбирать советников и асессоров не из своих родных и друзей, а на каждое место выдвинуть по 2 - 3 кандидата, и выставить их на обсуждение всех коллегий.
Являясь первым лицом в коллегии, президент, однако, не мог решать вопросы самостоятельно: «для того коллегiи и устроены, дабы каждая съ совету и приговору всехъ дела своей коллегiи делала» - писал Пётр Iв Генеральном регламенте. Вице - президент был помощником президента, а другие члены коллегии ведали каждый порученной ему частью делопроизводства. Советники и асессоры составляли основную массу чиновников. Между ними распределялись обязанности внутри самой коллегии.
Каждая коллегия состояла из присутствия (общего собрания) и канцелярии и имела ещё в Москве общую контору. Присутствие коллегии составляли президент, вице - президент, 4 - 5 советников, 4 - 5 асессоров. Присутствие коллегий собиралось в специально назначенной для этого комнате, убранной коврами и хорошей мебелью. Посреди комнаты стоял стол, покрытый алым сукном и украшенный зеркалом. Вокруг стола размещались члены коллегии по старшинству своих рангов. В той же комнате за особым столом сидели секретарь и нотариус. Никому из посторонних не разрешалось во время заседаний заходить в комнату без доклада. Просителю нужно было излагать свою просьбу стоя, стул подавался людям высокого ранга. «Генеральный регламент» устанавливал точное расписание заседаний Коллегий: по понедельникам, вторникам, средам и пятницам. В четверг президенты заседали в Сенате. Присутствие коллегий собиралось каждый день, кроме праздников и воскресных дней. Заседания начинались летом в 6 часов утра, зимой в 8 часов утра и продолжались около 5 - 6 часов. Когда какой - либо вопрос касался нескольких коллегий, то назначалось соединённое присутствие заинтересованных коллегий.
Штатный состав и количество служащих канцелярии в течение XVIII в. менялся, изменялась и сама структура коллегий. Неизменно важнейшим организационным моментом оставалось чёткое разграничение обязанностей должностных лиц и описание функций каждого из них. Во главе канцелярии каждой коллегии стоял секретарь или обер - секретарь. Они ведали всеми письменными документами коллегии, все важные бумаги они составляли сами, менее важные документы поручались другим членам канцелярии. Секретарь должен был лично принимать все подаваемые прошения. Функции служащих коллегий распределялись следующим образом:
1. Секретарь (обер - секретарь) возглавлял канцелярию, организовывал делопроизводство, отвечал за подготовку дел к слушанию, контролировал исполнение принятых решений, хранил печати; руководил действиями всех чиновников, входивших в штат канцелярии. Важные дела он готовил к слушанию сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам.
2. Нотариус отвечал за реестр решённых и нерешённых дел, занимался документированием заседаний коллегии, составлял протоколы по определенной форме. Вверху протокола помечалась дата заседания, год и число. Затем указывались присутствующие на заседании члены, а дальше следовал текст протокола. В протокол вносились «выписки или содержание» как всех полученных указов, писем, реляций, мемориалов и т.д., так и «отпущенных» в результате решения коллегии документов. Предусматривалось ведение пространных и кратких протоколов в зависимости от важности дел, право на внесение в протокол особых мнений, обязательность подписания протоколов всем составом коллегии.
3. Актуариус вел учет входящих документов, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал канцелярскими принадлежностями (бумага, перья, чернила, сургуч, воск и т. д.).
4. Регистратор регистрировал все дела, решаемые в Коллегии, и входящую и исходящую корреспонденцию. В ведении регистратора находился журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии, и 4 регистрационные книги - А, B, C и D. Книги A и B служили для регистрации исходящих документов, C и D - для регистрации входящих.Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после - в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге. Книга A использовалась для записи краткого содержания всех документов - реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга B - для записи содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга C содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.
5. При каждой коллегии состояли ещё и «око государево» - прокурор, полностью независимый от коллегии, и фискал. Прокурор наблюдал за порядком и законностью решения дел и сроками их исполнения. В случае крайней задержки решения он должен был доносить об этом генерал - прокурору Сената. В его обязанности входило также наблюдение за исполнением указов. Для этого он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состоялся, а на другой - что по указу исполнено и когда.
6. Фискал же наблюдал и действовал тайно там, где прокурор действовал явно.
7. Канцеляристы и подканцеляристы изготовляли документы по формулярам перед их отправкой, а копиисты переписывали все отправляемые документы набело. Надо отметить, что именно канцеляристы, подканцеляристы и копиисты составляли большинство служащих в новых учреждениях. Рост бюрократического аппарата шёл главным образом за их счёт. Всего накануне реформы центрального управления было 1169 служащих, причём канцелярских - 79 % или 924 человека. В 1723 г., к моменту завершения реформы, количество канцелярских служащих более чем удвоилось, достигнув численности 1962 человека, что из общего числа служащих того времени (2100 человек) составляло 93,4 %.
8. Копиисты занимались переписыванием документов.
9. Переводчики занимались письменным переводом текста документов.
10. Толмачи делали устный перевод текстов.
11. Вахмистры, сторожи, солдаты, низшие чины, занимались охраной Канцелярии.
Заседания коллегий проходили в определенном алгоритме. Вначале рассматривались государственные, а затем - частные дела. Члены Коллегий подавали свои мнения по очереди, начиная с младших чинов, и не повторяясь. Решения принимались в результате голосования - большинством. Постепенно сложилась практическая работа коллегий. Порядок производства дел в коллегии был такой: все пакеты, адресованные на имя коллегии, сдавались дежурному чиновнику. Он расписывался в получении их и, не распечатывая, представлял в присутствие.
Коллежское делопроизводство отличалось от приказного обилием видов государственных документов. Законодательные и распорядительные акты государственной власти оформлялись: повелениями, указами, регламентами, инструкциями, наказами, протоколами. Появилось много форм переписки: письма, доношения, известия, требования, ведомости. Для некоторых документов, таких, как дипломы и патенты, были созданы генеральные формуляры - образцы, по которым они должны были оформляться. Все указы и приказы государя распечатывал президент, остальные бумаги - старший после него член коллегии; секретарь в это время отмечал на бумаге номер и время поступления документа, передавая затем её актуариусу, чтобы тот занёс её в журнал. В то же время секретарь назначал стол где бумагу должны разобрать и сделать всё, что она требовала - это называлось «производить бумагу».
После того, как дело было подготовлено в канцелярии, секретарь докладывал его присутствию, читал его целиком или сокращённо вместе с канцелярскими данными о нём. При прочтении дела члены коллегии, начиная с самого младшего, подавали голоса за то или иное его решение, и большинством голосов дело решалось. Если же голоса разделялись поровну, то перевес брала та сторона, на которой был президент. Принятое таким образом решение нотариус кратко заносил в протокол, отмечая месяц и число заседания присутствия и проставляя имена присутствовавших членов коллегии. Несогласный с общим постановлением мог потребовать, чтобы его мнение занесли в протокол отдельно. После заседания протокол подписывался всеми членами коллегии. В канцелярии составляли документ, где прописывалось решение дела, и потом отсылали его по принадлежности. Те дела, которые коллегия не бралась решать сама, должны были с мнением коллегии подаваться в Сенат. В период коллегий были заложены основы организации учёта и хранения документов. Все решения дела по истечении времени его рассмотрения сдавались в архив: денежные дела - в финансовый, а все остальные - в общий.