Повноваження керівника проекту можуть варіюватися від повної влади над усіма деталями проекту до простих канцелярських повноважень. Керівник проекту контролює роботу усіх відділів над даним проектом, керівники функціональних відділів - роботу свого відділу над усіма проектами.
Матрична структура являє собою спробу використовувати переваги як функціонального, так і проектного принципу побудови організації і по можливості уникнути їхніх недоліків.
Переваги і недоліки. Матрична структура дозволяє досягти визначеної гнучкості, що ніколи не присутня у функціональних структурах, оскільки в них усі співробітники закріплені за визначеними функціональними відділами. У матричних структурах можна гнучко перерозподіляти кадри в залежності від конкретних потреб кожного проекту. Матрична організація дає можливість координації робіт, характерну для дивізиональних структур. Це досягається за рахунок створення посади керівника проекту, що координує всі зв'язки між учасниками проекту, що працюють у різних функціональних відділах.
Серед недоліків матричної організації підкреслюється складність, а іноді і незрозумілість її структури. Сумісництво вертикальних і горизонтальних повноважень підриває принцип єдиноначальності, що часто приведе до конфліктів і труднощів у прийнятті рішень. При використанні матричної структури спостерігається більш сильна, чим у традиційних структурах, залежність успіху відмінних взаємин між співробітниками.
Незважаючи на всі ці
складності, матрична організація використовується в багатьох галузях
промисловості, особливо в наукомістких виробництвах, а також і в деяких
організаціях невиробничої сфери.
1.2 Планування, облік і
аналіз роботи підприемств ТЕО
Якщо покупці та продавці самі не в змозі здійснити транспортування свого вантажу, то вони користуються послугами транспортно-експедиційних підприємств (ТЕП), які надають великий комплекс послуг із транспортно-експедиційного обслуговування (ТЕО) вантажів.
Це, зокрема, такі послуги:
— фрахтування суден і розрахунки за фрахтом;
— розрахункові операції за зовнішньоторговими контрактами;
— консультації щодо розрахункових і експедиторських операцій;
— митне декларування вантажів;
— завантажувально-розвантажувальні роботи;
— зберігання вантажів;
— автоперевезення;
— оформлення товаророзпорядчої документації;
— страхування вантажів;
— сортування, перетарування, нагромадження, комплектація вантажних партій збірних відправлень, маркування і пере-маркування вантажів, а також інші операції, які не виконуються перевізниками у пунктах перевалки та збереження вантажів.
Правові та організаційні засади транспортно-експедиторської діяльності в Україні регулюються Цивільним кодексом України, Господарським кодексом України, законами України «Про транспортно-експедиторську діяльність», «Про транспорт», «Про зовнішньоекономічну діяльність», «Про транзит вантажів».
Експедитори надають клієнтам послуги відповідно до вимог законодавства України та держав, територією яких транспортуються вантажі, згідно з переліком послуг, визначеним у правилах здійснення транспортно-експедиторської діяльності, а також інші послуги, визначені за домовленістю сторін у договорі транспортного експедирування.
Транспортно-експедиторські послуги надаються клієнту при експорті з України, імпорті в Україну, транзиті територією України чи іншими державами, внутрішніх перевезеннях територією України.
Експедитори за дорученням клієнтів:
— забезпечують оптимальне транспортне обслуговування, а також організовують перевезення вантажів різними видами транспорту територією України та іноземних держав відповідно до умов договорів (контрактів), укладених відповідно до вимог «Інкотермс»;
— фрахтують національні, іноземні судна та залучають інші транспортні засоби і забезпечують їх подачу в порти, на залізничні станції, склади, термінали або інші об'єкти для своєчасного відправлення вантажів;
— здійснюють роботи, пов'язані з прийманням, накопиченням, подрібненням, доробкою, сортуванням, складуванням, зберіганням, перевезенням вантажів;
— ведуть облік надходження та відправлення вантажів з портів, залізничних станцій, складів, терміналів або інших об'єктів;
— організовують охорону вантажів під час їх перевезення, перевалки та зберігання;
— організовують експертизу вантажів;
— здійснюють оформлення товаротранспортної документації та її розсилання за належністю;
— надають в установленому законодавством порядку учасникам транспортно-експедиторської діяльності заявки на відправлення вантажів та наряди на відвантаження;
— забезпечують виконання комплексу заходів з відправлення вантажів, що надійшли в некондиційному стані, з браком, у пошкодженій, неміцній, нестандартній упаковці або такій, що не відповідає вимогам перевізників;
— здійснюють страхування вантажів та своєї відповідальності;
— забезпечують підготовку та додаткове обладнання транспортних засобів і вантажів згідно з вимогами нормативно-правових актів щодо діяльності відповідного виду транспорту;
— забезпечують оптимізацію руху матеріальних потоків від вантажовідправника до вантажоодержувача з метою досягнення мінімального рівня витрат;
— здійснюють розрахунки з портами, транспортними організаціями за перевезення, перевалку, зберігання вантажів;
— оформляють документи та організовують роботи відповідно до митних, карантинних та санітарних вимог;
— надають підготовлений транспорт, який має додаткове обладнання згідно з вимогами, передбаченими законодавством;
— надають інші допоміжні та супутні перевезенням транспортно-експедиторські послуги, що передбачені договором транспортного експедирування і не суперечать законодавству.
За договором транспортного експедирування одна сторона (експедитор) зобов'язується за плату і за рахунок другої сторони (клієнта) виконати або організувати виконання визначених договором послуг, пов'язаних з перевезенням вантажу. Договір транспортного експедирування укладається у письмовій формі. Істотними умовами договору транспортного експедирування є:
— відомості про сторони договору:
— для юридичних осіб - резидентів України: найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України;
— для юридичних осіб - нерезидентів України: найменування, місцезнаходження та державу, де зареєстровано особу;
— для фізичних осіб - громадян України: прізвище, ім'я, по батькові, адресу місця проживання та індивідуальний ідентифікаційний номер у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів;
— для фізичних осіб-іноземців, осіб без громадянства: прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), адресу місця проживання за межами України;
— вид послуги експедитора
— вид та найменування вантажу;
— права, обов'язки сторін;
— відповідальність сторін, у тому числі в разі завдання шкоди внаслідок дії непереборної сили;
— розмір плати експедитору;
— порядок розрахунків;
— пункти відправлення та призначення вантажу;
— порядок погодження змін маршруту, виду транспорту, вказівок клієнта;
— строк (термін) виконання договору;
Зовнішньоекономічні договори (контракти) транспортного експедирування мають відповідати вимогам законодавства про зовнішньоекономічну діяльність.
Для систематичного надання послуг експедитора можуть укладатися довгострокові (генеральні) договори транспортного експедирування. У разі залучення експедитором до виконання його зобов'язань за договором транспортного експедирування іншої особи у відносинах з нею експедитор може виступати від свого імені або від імені клієнта. За договором транспортного експедирування експедитор може організувати перевезення за одним товаротранспортним документом вантажів кількох різних клієнтів, які прямують з одного пункту відправлення та/чи в один пункт призначення, за умови, що експедитор виступає від імені усіх цих клієнтів як вантажовідправник та/чи вантажоодержувач.
Платою експедитору вважаються кошти, сплачені клієнтом експедитору за належне виконання договору транспортного експедирування. До плати експедитору не включаються витрати експедитора на оплату послуг (робіт) інших осіб, залучених до виконання договору транспортного експедирування, на оплату зборів (обов'язкових платежів), що сплачуються при виконанні договору транспортного експедирування. Підтвердженням витрат експедитора є документи (рахунки, накладні тощо), видані суб'єктами господарювання, що залучалися до виконання договору транспортного експедирування, або органами влади.
Перевезення вантажів супроводжується товаротранспортними документами, складеними мовою міжнародного спілкування залежно від обраного виду транспорту або державною мовою, якщо вантажі перевозяться в Україні.
Факт надання послуги експедитора при перевезенні підтверджується єдиним транспортним документом або комплектом документів (залізничних, автомобільних, авіаційних накладних, коносаментів тощо), які відображають шлях прямування вантажу від пункту його відправлення до пункту його призначення.
Правила здійснення транспортно-експедиційної діяльності під час перевезення зовнішньоторговельних і транзитних вантажів в Україні регулюються постановою Кабінету Міністрів України від 21.09.1993 р. №770. Ці Правила визначають основні умови здійснення транспортно-експедиційного обслуговування зовнішньоторговельних і транзитних вантажів та порядок організації їх перевезення і є обов'язковими для всіх учасників транспортно-експедиційного процесу.
Транспортно-експедиційне обслуговування вантажів здійснюється суб'єктами підприємницької діяльності - експедиторами, які діють за дорученням вантажовідправників і вантажоодержувачів Експедитори виконують свої функції без будь-якого втручання в господарську діяльність транспортних підприємств. Транспортно-експедиційні послуги, які надаються експедиторами, складаються з комплексу послуг, пов'язаних з підготовкою та відправленням вантажів, проведенням взаємороз-рахунків, контролем за проходженням і одержанням вантажів. Експедитори відповідно до доручень вантажовласників:
— організовують перевезення та перевалку вантажів залізничним, морським, річковим, автомобільним та повітряним транспортом
— забезпечують оптимальне транспортне обслуговування, а також організовують перевезення зовнішньоторговельних вантажів різними видами транспорту по територіях зарубіжних країн відповідно до умов контрактів;
— фрахтують національні та іноземні судна і забезпечують їх подачу в порти для своєчасного відправлення вантажів;
— надають послуги, пов'язані з прийманням, накопиченням, доробкою, сортуванням та комплектуванням вантажів, передають їх транспортним організаціям для перевезення;
— провадять своєчасні розрахунки з портами і транспортними організаціями за перевезення, перевалку та зберігання зовнішньоторговельних вантажів;
— оформляють документи відповідно до митних, карантинних і санітарних вимог, страхують вантажі;
— ведуть облік надходження та відправлення вантажів з портів і залізничних станцій;
— забезпечують із залученням відповідних транспортних підприємств та організацій збереження вантажів під час їх перевезення, перевалки та зберігання;
— організовують експертизу вантажів у портах і на залізничних станціях;
— здійснюють оформлення товаротранспортної документації та її розсилання;
— подають в установленому порядку транспортним підприємствам заявки на відправлення експортних, транзитних і ре-експортних вантажів та наряди на відвантаження імпортних, транзитних і знятих з експорту вантажів;
— вирішують з транспортними організаціями та іншими власниками транспорту питання відправлення вантажів, що надійшли у некондиційному стані, з браком, у пошкодженій, неміцній, нестандартній упаковці або такій, що не відповідає вимогам цих транспортних засобів;
— складають обмірні ескізи на негабаритні та надважкі вантажі, організовують фумігацію вантажів;
— організовують перевезення особистих речей громадян.
— Транспортні підприємства:
— організовують зберігання вантажів, у тому числі реекс-портних і знятих з експорту, під час їх перевезення, перевантажування і складування;
— здійснюють в установлені терміни доставку вантажів за призначенням і забезпечують своєчасне навантаження та розвантаження транспортних засобів за цінами і тарифами, визначеними чинним законодавством України;
— ведуть облік руху вантажів і запасної тари, надають необхідні відомості експедитору для подальшого інформування вантажовласників;
— проводять інвентаризацію вантажів на підставі заяв експедитора, за його участю і за його рахунок;
— забезпечують доступ до вантажосупровідних і перевізних документів, створюють рівні умови та сприяють експедиторам у здійсненні ними своїх функцій.
Відносини учасників транспортно-експедиційної діяльності встановлюються на основі договорів. Учасники цієї діяльності вільні у виборі предмета договору, визначенні зобов'язань, інших умов взаємовідносин, що не суперечать чинному законодавству.
Вантажовласники надають експедиторам відомості та документи для виконання покладених на них зобов'язань (ліцензії, сертифікати, свідоцтва, декларації тощо). Кожен із учасників транспортно-експедиційного процесу вправі передати виконання частини своїх обов'язків іншому учаснику на підставі договору, в якому визначаються умови відповідних послуг і порядок їх оплати.
Транзитні перевезення - це перевезення через територію України вантажів (продукції, товарів), вироблених за її межами без будь-якого їх використання в Україні та передачі іншому власнику. До транзитних перевезень прирівнюють також транспортування через територію України нафти, нафтопродуктів, природного газу та інших рідин і газоподібних речовин трубопроводами. Транзитні перевезення здійснюються відповідно до чинного в Україні митного, транспортного та іншого законодавства.
Отже, багатосторонність змісту структур управління визначає множинність принципів їхнього формування. Насамперед структура повинна відбивати мету і задачі організації, а отже, бути підлеглою виробництву і мінятися разом зі змінами, що відбуваються в ньому. Вона повинна відображати функціональний поділ праці й обсяг повноважень працівників управління; останні визначаються політикою, процедурами, виправленнями і посадовими інструкціями і розширюються, як правило, у напрямку більш високих рівнів управління. Структура управління повинна відповідати соціально-культурному середовищу, і при її побудові треба враховувати умови, у яких їй має бути функціонувати. Практично це означає, що спроби сліпо копіювати структури управління, що діють успішно в інших організаціях, приречені на провал, якщо умови роботи різні. Немаловажне значення має також реалізація принципу відповідності між функціями і повноваженнями, з одного боку, і кваліфікацією і рівнем культури - з іншої.