Ліміт каси − це граничний розмір суми грошових коштів, які можуть зберігатись у касі підприємства.
Розрахунки підприємств за допомогою готівкових грошових коштів (касові операції) здійснюються за певними правилами, встановленими чинним законодавством в області організації готівкогового обігу. Основний документ, який регулює порядок ведення касових операцій - це Положення про ведення касових операцій в національній валюті України, затверджене ухвалою Правління Національного банку України від 15.12.2004 року №637 [9].
Порядок організації готівкових розрахунків підприємств включає, зокрема, організацію зберігання наявних коштів в касі підприємства, порядок встановлення ліміту каси, порядок оформлення касових документів, у тому числі видачу готівки під звіт, ведення касової книги.
Розрахунки готівковими коштами підприємства між собою і з громадянами можуть здійснювати як за рахунок коштів, отриманих з кас банків, так і за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг) і інших касових надходжень.
Якщо розрахунки проводяться шляхом внесення готівки до установ банків для подальшого переліку їх на рахунки підприємств (підприємців) або фізичних осіб, то такі розрахунки є для покупців (платників засобів) готівкою, а для підприємств - продавців (одержувачів засобів) - безготівковими.
Відособлені підрозділи підприємств - можуть здавати готівку безпосередньо в каси такого підприємства або в будь-який банк для її перекладу і зарахування на банківські рахунки.
Здавати готівку можна для
зарахування на будь-який банківський рахунок підприємства за його вибором.
2.2 Облік грошових коштів у касі
підприємства
Для приймання, зберігання й витрачання готівки підприємство повинно мати касу. Спеціальних вимог до обладнання приміщення каси немає - це керівник підприємства вирішує самостійно.
Каса підприємства - це приміщення або місце проведення готівкових розрахунків, а також приймання, зберігання, видавання готівки, інших цінностей та касових документів.
Касові операції - операції підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами, які пов’язані з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку.
З метою організації готівковий операцій на підприємстві створюється наказ щодо організації касової дисципліни.
Головна дійова особа в касі - касир, між посадовою особою та керівництвом підприємства (роботодавцем) укладається письмовий договір про взяття працівником повної матеріальної відповідальності згідно ст.135 КЗпП. Для складання договору необхідно дотримання трьох передумов:
) працівник повинен бути старше 18 років;
) він виконує роботи, безпосередньо пов’язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих йому цінностей;
) його посада і робота, яка виконується повинні бути в переліку, затвердженому в порядку визначеному Урядом.
Всі три умови повинні бути виконані одночасно.
Договір укладають у двох примірниках: один отримує адміністрація підприємства, а другий - працівник.
Правлінням Нацбанку встановлена гранична сума готівкового розрахунку одного підприємства з іншим протягом одного робочого дня - 10 000 грн.
У касі забороняється зберігати готівку та інші цінності, що не належать даному підприємству.
Розмір сум, що можуть зберігатися в касі, обмежуються лімітом. На відміну від існуючого раніше порядку, зараз ліміт каси підприємство встановлює собі самостійно (раніше ліміт каси встановлював банк по поданому підприємству розрахунку-заяві). Оформлюється встановлений ліміт документом, що має назву «Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки у касі» (його форма затверджена додатком 2 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні №637 від 15.12.2004 року [9]) та видають наказ про встановлення ліміту каси на підприємстві за підписом директора. У наказі необхідно чітко вказати, які саме 3 місяці взяті за розрахункові, терміни здачі готівки в банк, з якої дати діє встановлений ліміт. Понад установлений ліміт готівка у касі може зберігатися в день виплати заробітної плати, включаючи день її одержання у банку. Також у Положенні про ведення касових операцій зазначено − «Готівкові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження, якщо вони були здані в сумі, яка перевищує встановлений ліміт каси до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку...». Для розрахунку ліміту використовуються дані про надходження і видачу готівки за будь-які три місяці поспіль з останніх дванадцяти, що передують даті встановлення ліміту.
Зразок бланку розрахунку ліміту каси надано в додатку В.
Підприємство, яке має поточні рахунки в декількох установах банків, повинні самі на свій розсуд визначити яким з банків буде встановлений йому ліміт каси.
Кожне підприємство визначає ліміт каси з урахуванням режиму і специфіки його роботи, віддаленості від банку, об'єму касових оборотів (надходжень і витрат) по всіх рахунках, тривалості операційного часу банку, наявності домовленості підприємства з банком на інкасацію. Крім того, ліміт каси розраховується з обліком термінів здачі підприємством готівки для її зарахування на рахунки в банках. Такі терміни узгоджуються з банком і визначаються в договорах банківського рахунку між підприємствами і банками. При цьому повинні дотримуватися певні вимоги (додаток Г).
Якщо на підприємстві ліміт каси не встановлено, то він уважається нульовим. Усі готівкові кошти, що є в касі підприємства понад визначений ліміт, повинні здаватись до банку. Новостворені підприємства на перші три місяці роботи ліміт каси встановлюють відповідно до прогнозних розрахунків, потім його переглядають за фактичними показниками діяльності.
Документування касових операцій регламентується наказом Міністерства статистики України від 15.02.1996 за №51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій» [16]. Наказом визначено форми первинних документів з обліку касових операцій та порядок їх ведення. Усі підприємства залежно від виду діяльності та форми власності повинні використовувати такі документи для обліку касових операцій:
- форма № КО - 1 «Прибутковий касовий ордер»;
- форма № КО - 2 «Видатковий касовий ордер»;
форма № КО - 3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів»;
форма № КО - 4 «Касова книга».
Зразки форм обліку надані в додатках Д, Е, Ж, И, Й, К, Л, М, Н.
Далі наведена схема організації руху готівкових коштів у касі.
Касир приймає готівку за прибутковими касовими ордерами (ПКО), які заповнюються бухгалтером чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою комп’ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом 3-х років. У ПКО необхідно вказувати підставу для складання й додані до нього документи (наприклад: чек, накладна, договір). Виписаний ордер підписує головний бухгалтер і передається касирові, який приймає гроші до каси.
Ордери реєструються у Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, де їм присвоюються порядкові номери. Касир перевіряє правильність заповнення ордера і приймає готівку в касу. У момент оприбуткування коштів він реєструє ПКО у касовій книзі, указуючи від кого і за що прийняті гроші та суму надходження.
Також Положення №637 офіційно дозволяє оформляти виторг одним прибутковим касовим ордером і записувати його до касової книги в кінці робочого дня. Приймання готівки за допомогою ПКО можна проводити тільки в день його складання (п.3.10 Положення про касові операції).
Якщо платник з якихось причин не встиг оплатити оформлений даного дня ПКО, то касир повертає його бухгалтеру, і останній анулює цей документ. Видавати ПКО на руки особам, які вносять готівку, заборонено, для платника документом, що підтверджує внесення коштів до каси є засвідчена відбитком печатки квитанція до прибуткового касового ордера (додаток Д, Е).
Підставою для оприбуткування коштів, одержаних з банку, є грошовий чек. Щоб отримати чекову книжку, підприємство подає в банк заяву встановленої форми, у якій зазначають назви банку та підприємства, дату складання заяви, номер рахунку, бажану кількість грошових чекових книжок, а також ПІБ працівника якому ви доручаєте одержати книжку. Заяву скріплюють печаткою підприємства та підписами осіб, вказаних у картці зі зразками підписів та відносять до установи банку. За чекову книжку проплачують кошти після чого її отримують.
При видачі книжки клієнту банк на кожному чеку проставляє свою назву та код, а також найменування та поточний рахунок юридичної особи. Так як чекова книжка це не тільки касовий документ, але й бланк суворої звітності, то її зберігають під замком у надійному місці (сейфі чи металевій шафі). При оприбуткуванні чекової книжки необхідно заповнити прибутково-видаткову накладну за формою №СЗ-1. Одночасно накладну записують у прибутково-видаткову книгу по обліку бланків суворої звітності (форма №СЗ-2). Ця книга нумерується, прошнуровується та скріплюється сургучною печаткою та підписами директора і головбуха. Її заводять на один чи декілька бланків суворої звітності (чекові книжки, поштові марки), але для кожного виду виділяють окремі сторінки. Після цього чекову книгу слід передати матеріально відповідальній особі під звіт, знову використавши форму №СЗ-1. Одночасно в бухгалтерії відкривають картку-довідку за виданими та використаними бланками суворої звітності на кожну матеріально відповідальну особу (форма №СЗ-5).
Чек заповнює бухгалтер підприємства, він заповнюється українською мовою, від руки кульковою ручкою синьою або чорною кольорів, термін дії чека 10 днів. Чек завіряється підписами осіб, (підписи яких є на картці із зразками підписів в установі банку) та печаткою підприємства. Також у чеку вказується, для яких потреб і в яких сумах буде отримана готівка в банку та загальна сума її отримання. Разом із чеком заповнюється корінець до нього. Жодні виправлення у чековій книзі не допускаються, на підставі чеку виписується прибутковий касовий ордер. Коли чекова книжка закінчується необхідно скласти акт на списання використаних бланків суворої звітності (форма №СЗ-3).
Видача готівки з каси здійснюється на підставі видаткових касових ордерів (ВКО), які виписуються бухгалтером і реєструються в Журналі реєстрації прибутковий та видатковий касових ордерів. Виписуючи ВКО, у ньому фіксують підставу складання та перелічують додані документи (заява на видачу готівки, розрахунок). Якщо на доданих до ВКО документах (розрахунках, відомостях, накладних) є дозвільний підпис керівника, то дублювати його на самому ВКО не обов’язково (п.3.4 Положення про касові операції). В інших випадках на ВКО поряд з підписом головбуха або уповноваженого працівника повинен стояти підпис керівника.
Якщо здійснюється видача грошових коштів фізичній особі, то ця особа повинна у спеціально відведену для цього графу вписати дані паспорта (або іншого документа). Отримавши гроші на руки, одержувач проставляє в документі дату й підписується.
Після здійснення операції касир ставить на документах, що додаються до ордера помітку, «оплачено», щоб уникнути повторного використання (додатки Ж, И).
Журнал реєстрації прибутковий і видаткових касових документів - це касовий документ, який використовується для реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів та інших касових документів. Існує дві затверджені форми журналу:
– типова форма №КО-3 (додаток Й);
– типова форма №КО-3а (додаток К).
Ці форми відрізняються тим, що форма №КО-3а дозволяє одночасно вести облік прибуткових та видаткових касових документів, також вона простіша, тому її доцільніше використовувати підприємствам з малим касовим оборотами. Але п.3.11 Положення про касові операції вимагає вести окремо журнал за ПКО та ВКО. Якщо журнал реєстрації ПКО та ВКО ведеться на паперових носіях, то його щороку потрібно заводити наново. Якщо касові документи ведуться з використанням ПК, то необхідно щодня роздруковувати інформацію про зареєстровані документи у вигляді «Вкладного аркуша журналу реєстрації ПКО та ВКО».
До обов'язків касира входить заповнення касової книги (додаток Л).
Касова книга - це документ бухгалтерського обліку визначеної форми та графлення, який використовується для обліку наявності та руху готівки у касі підприємства. Підприємство може мати тільки одну касову книгу, сторінки якої нумеруються, шнуруються та в кінці книги завіряються підписами головбуха та керівника і скріпляються мокрою печаткою. Записи здійснюються кожного дня, у який відбувається рух коштів для записів на один окремий день відведено окрему сторінку. Сторінка касової книги заповнюють вручну у двох примірниках через копіювальний папір. Згідно з Положенням 637 «Виправлення в касовій книзі, як правило, не допускаються....». У кінці дня виводить залишок коштів у касі. Другий примірник сторінки касової книги є відривним і разом із касовими документами становить звіт касира, який у кінці місяця підшивається до журналу-ордера. Також касову книгу можна вести в електронному форматі з додержанням форми, розміру, графлення та порядку заповнення, передбачених до її заповнення у паперовому вигляді.
Здача понадлімітної готівки до банку оформлюється об'явою на внесок готівки. Цей документ складається із трьох частин: об'яви, що є підставою для зарахування внесених коштів на рахунок; квитанції, яка підтверджує внесення працівником підприємства коштів на рахунок; ордера, який додається до виписки банку як підстава зарахування коштів на рахунок. Видача готівки з каси здійснюється для виплати заробітної плати, для придбання товарів і послуг, для покриття витрат на відрядження. Видача коштів на заробітну плату здійснюється на підставі платіжних або розрахунково-платіжних відомостей у триденний термін після одержання з банку коштів. Якщо заробітна плата видана не вся, то вона вважається депонованою і повертається до установи банку. Видача коштів на придбання товарів і послуг та на відрядження здійснюється в день отримання коштів у банку також на підставі видаткових ордерів або платіжних відомостей.
Видача готівки під звіт на відрядження. Підприємство, направляючи працівника у відрядження, зобов'язано забезпечити його грошовими коштами (авансом) в розмірах, в межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові.
Працівник у відрядження прямує на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства. Відрядження працівника оформляється посвідченням про відрядження, в якому указується пункт призначення, назва підприємства на яке відряджається працівник. Термін і ціль відрядження.
Для того, щоб видати грошові кошти з каси підприємства, бухгалтеру необхідно розрахувати суму авансу виходячи з норм добових витрат, вартості проїзду і найма житла.
Порядок розрахунку авансу, необхідного для видачі працівнику залежить від того, куди він відряджається: по території України або за її межі. Як правило, аванс видається в цілих гривнях без копійок. Розраховується аванс з урахуванням добових витрат, вартості проїзду в пункт призначення і назад, витрат на мешкання і якщо працівник у відрядженні доповів провести витрати на господарські потреби, то з урахуванням таких передбачуваних витрат.
Видача авансу на відрядження обов'язкова.
Після повернення з відрядження працівник, що відряджається, зобов'язаний відзвітувати протягом трьох робочих днів банку наступних за днем завершення відрядження - надати Звіт про використання засобів, наданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженою Наказом Державної податкової адміністрації України від 19.09.2003 року №440 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядку складання вказаного Звіту» [18] і здати невитрачену готівку (додатки О, П).
Разом із Звітом підзвітна особа представляє командировочне посвідчення (з відмітками про прибуття і вибуття в пункти призначення), документи про найм житлового приміщення і проїзд, інші документи, підтверджуючі витрати на відрядження. Після повернення із закордонного відрядження, до звіту додається також ксерокопія відміток в загранпаспорті, завірена відділом кадрів або керівником підприємства.