Регламенты рабочего дня разрабатываются с учетом сезонности по периодам сельскохозяйственного производства (осенне-зимний и весенне-летний). При необходимости в ОАО «ЮШЕВИЧИ» разработают распорядок на отдельные напряженные периоды года. Распорядки рабочего дня каждого руководителя и специалиста согласованы с общим (сводным) распорядком работы предприятия. В этом документе регламентируется время начала и окончания работ, обеденных перерывов, время приема посетителей по личным вопросам, проведения производственных собраний, заседаний, конференций, диспетчерского часа, время проведения агрозоотехнической и экономической учебы, партийных и общественных мероприятий, связи с внешними организациями и пр.
Этот документ утверждается руководителем ОАО «ЮШЕВИЧИ». Чтобы распорядки рабочего дня руководителей и специалистов соответствовали своему назначению, их координируют во времени между собой.
Важно, чтобы работники управления могли правильно планировать личное время, регулярно пользоваться выходными днями и отпусками. Для этой цели в ОАО «ЮШЕВИЧИ» применяются скользящие графики выходных, дежурств в период напряженных полевых работ и праздничные дни, используется взаимозаменяемость, то есть рабочая неделя организуется таким образом, чтобы для большинства работников воскресенье было бы общим выходным днем. Второй выходной день для одной половины работников суббота, для другой понедельник; работающим в воскресенье предоставляются выходные дни в пятницу и субботу или в понедельник и во вторник.
В индивидуальных творческих планах предусматривается осуществление конкретных мероприятий по совершенствованию техники и технологии производства, его организации и управления, по улучшению условий труда работников, повышению на этой основе экономической эффективности сельскохозяйственного производства.
Специалисты ОАО «ЮШЕВИЧИ» по этим планам осуществляют целенаправленную работу по широкому применению достижений науки и практики в сельскохозяйственном производстве.
Проведем анализ организации труда на примере начальника цеха растениеводства. Для этого необходимо составить фотографию рабочего дня начальника цеха растениеводства (табл. 2.4).
управленческий труд руководитель
Таблица 2.4. График рабочего дня начальника цеха растениеводства
|
Наименование затрат рабочего времени |
Текущее время, час - мин. |
Продолж. затрат, мин |
Уд. вес затрат, % |
||
|
Время начала |
Время окончания |
||||
|
Проведение цеховой планерки |
9.30 |
10.00 |
30 |
8.5 |
|
|
Прос. вып. плана выпуска продукции |
10.00 |
10.30 |
30 |
8.5 |
|
|
Участие в общей планерке |
10.40 |
11.20 |
40 |
10.3 |
|
|
Переговоры с мастерами цеха |
10.45 |
11.00 |
15 |
4.2 |
|
|
Телефонные переговоры с начальниками других цехов |
11.00 |
11.15 |
15 |
4.2 |
|
|
Перерыв на обед |
12.00 |
12.30 |
30 |
8.5 |
|
|
Рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем |
13.00 |
14.25 |
85 |
21.1 |
|
|
Прос. вып. плана выпуска продукции |
14.30 |
15.00 |
30 |
8.5 |
|
|
Подг. отчета о выполненной работе |
15.00 |
15.30 |
30 |
8.5 |
|
|
Проведение цеховой планерки |
15.45 |
16.05 |
20 |
5.6 |
|
|
Прием по личным вопросам |
16.10 |
17.00 |
50 |
13.1 |
|
|
Всего затрат |
355 |
100.0 |
Из таблицы 2.4 мы видим, что самые большие затраты рабочего времени начальника цеха растениеводства ОАО «ЮШЕВИЧИ» отводятся на рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем. Данные затраты составляют по продолжительности 85 минут или 21.1% от совокупных затрат рабочего времени в течение дня.
Большие потери рабочего времени уходят на подготовку отчета о выполненной работе. В нашем случае на это расходуется 8.5% рабочего времени.
Проведя анализ за 5 дней рабочей недели, мы собрали полученные данные в табл. 2.5.
Таблица 2.5. Анализ затрат рабочего времени начальника цеха растениеводства за 5 рабочих дней
|
Наименование работ (перечень элементов затрат) |
Продолжительность работ, всего |
||
|
мин. |
% к итогу |
||
|
Проведение цеховой планерки |
250 |
11.8 |
|
|
Просмотр выполнения плана выпуска продукции |
300 |
14.2 |
|
|
Участие в общей планерке |
200 |
9.5 |
|
|
Переговоры с мастерами цеха |
85 |
4.1 |
|
|
Телефонные переговоры с начальниками цехов |
85 |
4.1 |
|
|
Нерегламентированные перерывы |
100 |
4,7 |
|
|
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) |
180 |
8.5 |
|
|
Рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем |
425 |
20.1 |
|
|
Подготовка отчетов, различных планов, учред., организационно-распорядительных и др. документов |
150 |
7.1 |
|
|
Прием по личным вопросам |
250 |
11.8 |
|
|
Обход рабочих мест |
85 |
4.1 |
|
|
Итого |
2110 |
100 |
Как видно из таблицы 2.5, большую часть рабочего времени начальника цеха растениеводства ОАО «ЮШЕВИЧИ» составляют рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем (20,1%), которые, в большинстве случаев, связаны с задержкой изготовления и транспортировкой материалов для производства продукции растениеводства; и подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и других документов (7,1%). Существуют некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы начальника цеха растениеводства. Причинами этого служат:
1) получение срочных заданий от вышестоящего руководства, что приводит к спонтанному изменению планов;
2) нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника;
3) большое количество служебных разговоров по телефону, связанных с поставкой материала, прерывающих процесс работы.
В организации труда начальника цеха растениеводства наблюдается нерациональность планирования рабочим временем. Об этом свидетельствует то, что затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых, а на некоторые виды работ затраты времени, наоборот, высоки. Также на недостаточную эффективность управленческой деятельности начальника цеха растениеводства влияет работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка и пересмотр решений.
К основным причинам данного явления относятся:
1) неверная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ;
2) сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с коллегами и подчиненными;
3) недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений.
Важным решением данной проблемы является ориентация на имеющиеся возможности; разделение полномочий; анализ потребностей в оборудовании; закупка дополнительных единиц оргтехники.
В организации работы начальника цеха можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работу и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.
2.3 Организация рабочего места
Организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда - это еще одно из направлений изучения организации управленческого труда. Они направлены на обеспечение работников всем необходимым для производственной работы и на сохранение здоровья и высокой работоспособности в процессе деятельности. Понятие организации рабочих мест охватывает устройство и планировку служебных помещений, средства оснащения рабочих мест и их планировку [12, с. 106].
Служебные помещения в ОАО «ЮШЕВИЧИ» размещены на втором и третьем этажах здания, что не совсем соответствует правилам правильной планировки помещений, т. к. некоторые отделы (в частности отдел кадров, кабинет главного инженера, касса и т. д.) являются наиболее посещаемыми и их следует размещать на первом этаже, наиболее доступном для посетителей. Так как экономический отдел и бухгалтерия связаны друг с другом, то они располагаются на третьем этаже рядом, что обеспечивает нормальный рабочий ритм. На втором этаже находятся отдел кадров, агрономический отдел, приемная директор. Кабинеты главного экономиста и главного бухгалтера находятся рядом друг с другом на третьем этаже. Также здесь находится бухгалтерия, строительный отдел, компьютерный кабинет и др.
Рациональная организация рабочего места персонала обеспечивает создание в управленческой деятельности благоприятных условий труда, повышает содержательность работы. В ОАО «ЮШЕВИЧИ» сотрудники каждого отдела имеют свой собственный кабинет.
В рабочих помещениях на предприятии работники размещаются по 3-5 человека, а ведущие специалисты имеют свои отдельные кабинеты. Площадь помещения, в котором работают несколько служащих, в расчете на одного работника составляет 3-7,5м2, кабинета главного специалиста - 15-17м2, что соответствует установленным стандартам.
Планировка мебели осуществлена таким образом, что она не мешает свободному перемещению по кабинету, что сокращает время на выполнение трудовых процессов, уменьшает напряженность труда и утомляемость. В служебных помещениях письменные столы расположены таким образом, что они обеспечивают беспрепятственную передачу необходимых документов. В некоторых кабинетах столы стоят лицом друг к другу, что объясняется тем, что сотрудники работают вместе (отдел кадров, планово-экономический отдел). На производительность управленческого труда влияет и удобство используемой мебели. На предприятии кабинеты оснащены широкими столами с достаточным количеством ящиков, которые обеспечивают наиболее широкую рабочую зону и удобство в работе с документацией, т. к. все необходимое находится под рукой. Кроме этого, рабочее место специалиста комплектуется специальным оборудованием и средствами оргтехники. В ОАО «ЮШЕВИЧИ» средняя степень оснащенности сотрудников оргтехникой, которая необходима им для производственной деятельности. Работники аппарата управления обеспечены персональными компьютерами (однако некоторые из них необходимо заменить), средствами размножения документов (принтеры, ксероксы), канцелярскими принадлежностями, в каждом кабинете имеется телефон.
Производительность управленческого труда находиться в прямой зависимости от условий, в которых трудиться работник, т. к. они оказывают влияние на организм человека, его здоровье, работоспособность, получение трудовых результатов [4, с. 115].
В понятие «условия труда» входит освещение служебного помещения, его окраска, наличие шума, возникающего в процессе работы, температурный режим.
Помещения в ОАО «ЮШЕВИЧИ» имеют светло коричневую окраску, что благоприятно влияет на психологическое состояние человека и настраивает его на работу.
Отрицательно влияет на работоспособность людей не постоянный температурный режим, который меняется в течение дня. Особо ощутимо это в жаркую погоду, когда с утра в помещениях прохладно, а после обеда становится жарко. В связи с этим в некоторых кабинетах имеются кондиционеры и вентиляторы.
Существуют проблемы и с освещением служебных помещений. В некоторых кабинетах рабочие столы размещены таким образом, что человек сидит спиной к окну и преграждает себе источник света, что, конечно же, отрицательно влияет на глаза. Используемое искусственное освещение не полностью обеспечивает достаточное освещение рабочего места и приводит к утомляемости человека.
2.4 Деловые совещания. Прием посетителей
Работники аппарата управления ОАО «ЮШЕВИЧИ» в процессе своей деятельности постоянно общаются с подчиненными. Формы общения разнообразные, но наибольшее распространение получили: деловые совещания, прием посетителей в кабинете, встречи с работниками на местах. Работу руководителей с подчиненными, их личные контакты с трудящимися необходимо четко планировать.
По характеру решаемых вопросов деловые совещания подразделяются на информационные, оперативные (диспетчерские), дискуссионные и др.
Информационное совещание применяется в тех случаях, когда необходимо до трудящихся довести новую служебную информацию, указания вышестоящих органов, инструкции, содержание только что принятых решений. Самым распространенным видом деловых совещаний являются оперативные (диспетчерские совещания, летучки, планерки и т. д.), на которых обсуждаются производственные вопросы.
На дискуссионных совещаниях обсуждаются, как правило, проблемные и перспективные вопросы технологического, технического, экономического и социального развития хозяйства.
Деловое совещание начинается с тщательной подготовки: определяются задачи и тематика, повестка дня, устанавливается состав участников, уточняются дата, время начала и продолжительность. До начала совещания разрабатываются тезисы доклада и проект решения. Каждый участник ознакомлен заранее со всеми нужными материалами.
Обязательным условием успешного проведения делового совещания является правильный отбор его участников. К нему привлекают только тех работников ОАО «ЮШЕВИЧИ», которые будут исполнителями принимаемых решений или давать информацию, необходимую для выработки правильного решения. Выбор времени проведения делового совещания согласуется с распорядками работы его участников. В основном это вторая половина рабочего дня. Оперативные совещания проводят в конце рабочего дня, когда уже известны его основные итоги и можно спланировать задачи на следующий день.
Техника проведения совещания на предприятии имеет определенный порядок. Во всех случаях совещания начинаются с вступительного слова, которое произносит руководитель или кто-либо друг он по его поручению. В нем излагается конкретная цель совещания. Затем выступает докладчик, который освещает суть проблемы, высказывает возможные пути ее решения и формулирует предложения для обсуждения. После этого начинается обсуждение, председатель совещания обеспечивает участникам возможность высказать по существу и коротко свои мнения, и совместно разобраться в них.