Материал: ответы под редакцией
Особенно значима экономичность аппарата управления. Однако не следует при этом экономический критерий сводить непременно к сокращению численности персонала. Необходимо формулировать его как критерий экономической эффективности, в соответствии с которым должна быть обеспечена максимизация результатов по отношению к затратам на управление. Численность аппарата управления, сокращение которой остается одним из важных параметров повышения экономической эффективности, должна быть объективно обоснованной; для того чтобы во всей полноте обеспечить решение задач, вытекающих из целей организационной системы.
21. Системы планирования в управлении организацией.
Планирование (прогнозирование) заключается в систематическом поиске возможностей действовать и в прогнозировании последствий этих действий в заданных условиях.
Планирование можно классифицировать по нескольким критериям: - по степени охвата (общее и частичное); - содержанию в аспекте предпринимательской деятельности (стратегическое — поиск новых возможностей и продуктов, тактическое — предпосылки для известных возможностей и продуктов, оперативное — реализация данной возможности); - предмету (объекту) планирования (целевое, средств — потенциал, оборудование, материалы, финансы, информация, программное, действий); - сферам функционирования (производство, маркетинг, НИОКР, финансы); - охвату (глобальное, контурное, макровеличин, детальное); - срокам (кратко-, средне-, долгосрочное);- жесткое и гибкое;
Критерии выбора формы планирования (принципы планирования): - полнота (требуется учесть все); - детализация (глубина ее определяется целью планирования); - точность; - простота и ясность; - непрерывность; - эластичность и гибкость (использование плановых резервов, учет множественности возможных альтернатив, отсрочка деталей планирования до выяснения обстановки, вариантность); - выравнивание при планировании (учет "узких мест"); - экономичность.
При оценке экономичности планирования следует учесть его полезность (что обычно трудно) и затраты на планирование.
Подход менеджмента к планированию может быть осуществлен постановкой критериев и задач планирования, определением средств планирования, методов согласования планов, направлений и методов планирования.
Следует четко определить:
- объект планирования (что планируется); - субъект планирования (кто планирует); - период (горизонт) планирования (на какой срок); - средства планирования (в т.ч. ВТ); - методику планирования (как планировать); - согласование планов (каких, с кем и на каких условиях).
Обзор техники и видов планирования: - последовательное планирование (новый план составляется по истечении срока действия предыдущего); - скользящее планирование (по истечении части срока действия предыдущего плана производится его ревизия на оставшийся период и составляется новый на период после окончания всего срока предыдущего и т.д.; - жесткое планирование (конкретно указываются все цели и мероприятия); - гибкое планирование (учитывается возможность возникновения неоднозначных условий и пересмотра плана с их учетом).
В принципе любая фирма имеет иерархию планов. В ряду соподчиненности можно различить следующие виды планирования:
- общее (долгосрочное основополагающее, концепция фирмы); - стратегическое (долгосрочное развитие фирмы, сфер быта, производства, НИОКР, персонала); - тактическое (условий хозяйственных операций — производственных мощностей, средств производства, капиталов, инвестиций, персонала и т.д.); - оперативное планирование (конкретных действий на краткосрочный период).
Основными признаками стратегического планирования являются:
- цель планирования — долгосрочное обеспечение существования и выполнения основной цели фирмы; - носитель идеи планирования — высший менеджмент; - проблемы планирования — отсутствие надежности и структурирования; - горизонт планирования — долгосрочное; - охват — глобальный, широкий спектр альтернатив; - принципы — изменение окружающей обстановки (контролируемые факторы).
Обычно важнейшие вопросы планирования — рынки сбыта.
Это планирование включает: - выработку стратегии; - стратегическое планирование производственной программы; - планирование развития потенциала; - планирование развития структуры потенциала.
Тактическое планирование осуществляется на основе стратегического и является ядром осуществления стратегических планов (горизонт 1—5 лет), касается в первую очередь финансирования, инвестиций, средних сроков сбыта, МТС, персонала.
Отличительными чертами оперативного планирования являются:
- носитель идей планирования — средние и низшие уровни менеджмента; - задача планирования — обеспечение относительной надежности и относительного структурирования; - горизонт; - глубина; - диапазон; - основа; - короткие и средние сроки; - детализация планов; - ограниченный спектр альтернатив; - созданный потенциал.
Оперативным планированием охватываются отдельные функциональные области предприятия.
При планировании решается множество проблем, основные причины которых:
- особенности исходного состояния (проблемы планирования плохо структурированы, их тяжело определить и измерить);
- особенности конечного состояния (характер влияния на цели и ресурсы при планировании не определен, а проявит себя только в будущем, множественность целей);
- проблемы альтернатив (имеется неопределенность в отношении имеющихся альтернатив, поиск других требует времени и средств);
- проблемы инструментария (выбор наиболее оптимального);
- большое число лиц, участвующих в планировании;
- ответственность (ЛПР принимает на себя ответственность, план же составляют другие);
- проблема контроля (в ходе составления, выполнения и корректировки).
22. Структуры управления организацией и их реформирование.
Организационная структура аппарата управления — форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения, должностные лица наделяются определенными правами на распоряжение ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за ними функций.
Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними.
Различают связи: - линейные (административное подчинение); - функциональные (по сфере деятельности без прямого административного подчинения); - межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного и того же уровня).
В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов организационных структур управления.
В линейной структуре управления каждый руководитель обеспечивает руководство нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности. Достоинство — простота, экономичность, предельное единоначалие. Основной недостаток — высокие требования к квалификации руководителей. Сейчас практически не используется.
Функциональная организационная структура — связь административного управления с осуществлением функционального управления. В этой структуре нарушен принцип единоначалия и затруднена координация. Практически она не используется.
Линейно-функциональная структура — ступенчатая иерархическая. При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления. Она применялась наиболее широко. Иногда такую систему называют штабной, так как функциональные руководители соответствующего уровня составляют штаб линейного руководителя.
Эта структура управления характеризуется:
- высокой централизацией стратегических решений и децентрализацией оперативных;
- организацией директивных связей по однолинейному принципу;
- преобладающим применением инструментов координации с технической поддержкой.
Структура имеет следующие преимущества:
- обеспечивает высокую профессиональную специализацию сотрудников;
- позволяет точно определить места принятия решений и необходимые ресурсы (кадровые);
- способствует стандартизации, формализации и программированию процессов управления.
Недостатки:
- структура жестка и с трудом реагирует на изменения;
- образование специфических для функциональных подразделений целей затрудняет горизонтальное согласование.
Дивизиональная (филиальная) структура. Дивизионы (филиалы) выделяются или по области деятельности, или географически. При этом обеспечивается:
- относительно большая самостоятельность руководителей дивизионов;
- организация директивных связей по линейному принципу;
- относительно мощное использование инструмента координации с технической поддержкой;
- быстрая реакция на изменения рынка;
- освобождение высших руководителей фирмы от оперативных и рутинных решений;
- снижение конфликтных ситуаций вследствие гомогенности целей в дивизионе.
К числу недостатков этой структуры относят:
- относительно высокие затраты на координацию ввиду децентрализации вплоть до отдельного финансирования из бюджета и системы расчетных цен;
- при децентрализации теряются преимущества кооперации, что часто требует централизации выполнения отдельных функций (НИОКР, снабжение и т.д.).
Матричная структура характерна тем, что исполнитель может иметь двух и более руководителей (один — линейный, другой — руководитель программы или направления). Такая схема давно применялась в управлении НИОКР, а сейчас широко применяется в фирмах, ведущих работу по многим направлениям. Она все более вытесняет из применения линейно-функциональную.
Множественная структура объединяет различные структуры на разных ступенях управления. Например, филиальная структура управления может применяться для всей фирмы, а в филиалах — линейно-функциональная или матричная.
Многомерные формы организации и управления характеризуются применением двух (матричная) или нескольких (тензорная) критериев разделения задач.
Общими признаками этой организационной формы являются:
- лимитированное пространство принятия решений инстанциями менеджмента;
- организация директивных связей по многолинейному принципу;
- большие затраты на координацию между инстанциями.
Можно различить структуры, ориентированные на производство и на проект.
23. Основные виды и технологии управления в организациях.
В основе технологии лежит принцип — разложить всякий процесс производства на составные элементы. Это позволяет многократно повысить эффективность выполнения отдельных производственных операций. Технологизация управления предполагает, прежде всего, дробление управленческого процесса на отдельные процедуры и операции, с последующей регламентацией выполнения процедур и операций. Такое дробление и регламентация позволяют повысить эффективность управления предприятием за счёт действия факторов: рационализация и специализация управленческого труда, поэтапный контроль и выявление отклонений, разделение стереотипных и творческих процедур, тиражирование передового опыта, адаптация научных методов и средств управления.
Признаки: 1. Для любой технологии характерно разделение единого трудового процесса на этапы, фазы, стадии или процедуры. 2. Введение технологии призвано обеспечивать координацию и синхронизацию отдельных этапов, стадий или процедур, что позволяет получить эффект от системности или комплексности процесса управления. 3. Технология предусматривает однозначность выполнения процедур и операций. Это очень важное условие, так как чем больше отклонения при выполнении отдельных процедур, тем больше опасность неэффективного управления в целом. 4. Структура управленческой технологии , определяемые ею методы, приёмы, техника, документы, организация работ, квалификация исполнителей, сроки и продолжительность процедур должны иметь целевую направленность, ориентировать на обеспечение эффективности технологического процесса, то есть на достижение высокого качества управления.
Управленческая технология — разновидность или форма реализации управленческой деятельности. Структура: управленческий техпроцесс — управленческая процедура — управленческая операция.
Под термином « управленческий техпроцесс » будем понимать конкретный вид управленческой деятельности. Под термином «процедура» будем понимать часть техпроцесса, в рамках которого выполняется некоторая совокупность управленческих работ, имеющая информационный вход, формальные и неформальные правила выполнения, определённый состав исполнителей, заданную форму и сроки предоставления результатов. Под термином « управленческая операция» будем понимать неделимую часть управленческой процедуры, выполняемую в определённых условиях, как правило, одним исполнителем.
Любая регулярная управленческая технология представляет собой совокупность циклически повторяющихся процедур. Такая технология когда-то была спроектирована и введена в действие. К этой группе относятся технологии, реализующие функции управления (планирование, учет, контроль, анализ, регулирование) в разрезе определённых сфер деятельности предприятия (маркетинг, НИОКР, производство, обеспечение). Регулярные управленческие технологии условно можно разделить на две группы: безвариантные и вариантные. К безвариантным можно отнести бухгалтерский учёт, налоговый учёт, статистическую отчётность, кадровое делопроизводство и т. п.. Правила выполнения управленческих процедур в рамках названных технологий достаточно часто меняются. В других случаях регламентные управленческие технологии носят вариантный характер. Реализация вариантных управленческих технологий требует творчества, смекалки, изобретательности, но при их внедрении можно воспользоваться готовыми примерами, аналогами, методиками. Такие технологии не являются радикальными, не требуют масштабных затрат или больших организационных изменений. Нерегулярные управленческие технологии можно разделить на две группы: периодические и разовые. Периодические управленческие технологии не являются циклическими, то есть применяются не в момент, определённый регламентом, а по мере необходимости, например, при реализации крупных управленческих нововведений. При реализации таких технологий можно воспользоваться прежним опытом, что отличает их от разовых технологий , применяемых для внедрения уникальных управленческих новшеств.
Новые управленческие технологии и системы представляют собой искусственные системы, поэтому создание и «запуск» новых управленческих технологий должны осуществляться на основании проекта.
Универсальным методом конструирования и внедрения управленческих технологий следует признать метод организационного проектирования. Он лучше всего учитывает специфику и традиции предприятия, позволяет использовать существующие на предприятии стандарты управления и знания специалистов, даёт возможность использовать все другие методы проектирования (бенчмаркинг, инжиниринг бизнес-процессов, методики составления бизнес-планов).
24. Эффективность и качество управления организацией.
Единой теории по Управлению эффективностью деятельности организации не существует.
Организация (от греч. ργανον — инструмент) — это целевое объединение ресурсов. Организации, созданные человеком (людьми), характеризуются наличием человека как активного ресурса. Для организаций, созданных человеком, характерно наличие функций управления и планирования.
Управление — функция системы, направленная на выживание этой системы посредством координации, организации, упорядочения элементов данной системы, как между собой (внутри себя), так и с внешней средой. Представляет собой деятельность субъекта, направленную на изменение состояния объектов и (или) субъектов (в том числе и себя), по заранее продуманному плану действий.
Процесс управления включает в себя следующие функции: - планирование — определение будущего желаемого состояния объекта управления и тех действий (мероприятий), которые необходимо осуществить, чтобы перейти из нынешнего состояния в желаемое; - организация — размещение элементов объекта управления, определение материально — вещественных и информационных связей между подразделениями, а также с объектами внешней среды; - контроль — сопоставление фактического состояния объекта управления с планируемым, выявление расхождений, их оценка и регулирование объекта управления с целью устранения существенного расхождения; - стимулирование — поощрение и наказание работников в зависимости от результатов их трудовой деятельности.
Эффективность управления оценивается (как оценить руководителя?) следующими показателями:
Экономические показатели:
Рост производства
Окупаемость затрат
Инвестиции (NPV, IRR)
Прибыль (устойчивое увеличение прибыли в динамике)
Уровень рентабельности.
Технический прогресс.
Социальные показатели:
Персонал (Матрица Маккензи – Дженерал Моторз)
Развитие персонала
Отчисления в фонды
Жилье
Образование
Инфраструктура
Экологические показатели. (Загрязнение среды, стали – литейная промышленность, нефтегазовая промышленность).
Стиль управления — совокупность наиболее характерных и устойчивых приемов, использующихся в процессе управленческой деятельности. Стили управления, определяемые личностью руководителя: авторитарный, либеральный, демократический. Авторитарный стиль — сосредоточение на работе и полное пренебрежение людьми. Характеризуется высокой требовательностью, единоначалием, личным контролем за ходом производственного процесса, использованием методов принуждения. Авторитарный («жесткий») стиль может быть оправдан в группе с неразвитыми материальными и высшими потребностями, а также в экстремальных ситуациях. Либеральный стиль — сосредоточение на человеке, стиль невмешательства в дела подчиненных, безынициативность, ожидание указаний сверху, руководитель непоследователен в своих действиях, легко поддается мнению других ( влиянию ), некомпетентен в решении вопросов, его характеризует боязнь принятия решений, перекладывание дел на подчиненных. Применение либерального («клубного») стиля свидетельствует о нечеткости в определении целей группы и ее роли в производственном процессе. Демократический стиль — считается, что человек получает удовольствие от работы, хочет принимать участие в управлении, предполагает коллективность принятия решений; система контроля включает в себя различные формы приобщения к руководству широкого круга работников, широкая гласность. Демократический («прогрессивный») стиль следует применять при условии заинтересованности работников в получении результатов, инициативности и ответственности. Определение эффективного стиля руководства должно происходить с учетом многих факторов: психологических особенностей личности самого руководителя, потребностей и интересов подчиненных, степени их квалификации и ответственности, внутренних и внешних факторов, воздействующих на организацию. Выбор адекватного ситуации стиля руководства с учетом наиболее существенных факторов может быть определен как ситуационное лидерство. Важнейшая цель управления - использование личностного потенциала каждого работника. Среди возможностей современного менеджмента есть такие как: улучшение профессиональной подготовки сотрудников, налаживание взаимодействия между подразделениями фирмы, усиление роли коллективов всех звеньев компании в решении каждодневных задач, расширение стратегических компонентов в работе менеджеров.
Необходимо оценивать не только руководителя, но и персонал.
Важные вопросы для России: Что делать, как и кто будет делать.