Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное
учреждение высшего профессионального образования
"Комсомольский - на - Амуре государственный технический университет"
Факультет
Компьютерных Технологий
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к курсовому проекту
По дисциплине: "Бухгалтерский учёт"
Первичный
учёт и его значение в системе управления организацией
Студентка группы 2-ЭБ-1
И.В.Бондаренко
2013
Содержание
Глава 1. Теоретическое положение первичного учета
.1 Первичный учет и его составляющие
.2 Определение и классификация первичных документов
.3 Формы первичных документов
Глава 2. Осуществление документооборота в бухгалтерском учёте
.1 Система документооброта в бухгалтерском учёте
.2 Документооборот первичных документов в организациях различной формы собственности
Глава 3. Рекомендации по автоматизации частных предприятий с ограниченной ответственностью
.1 Организационно - экономическое устройство частных предприятий с ограниченной ответственностью
.2 Анализ и оценка системы первичного учёта частных предприятий с ограниченной ответственностью.
.3 Рекомендации по автоматизации и оптимизации первичного учета и документооборота частных предприятий с ограниченной ответственностью
Заключение
первичный учет
документооборот автоматизация
Введение
Основой благополучия любого предприятия является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры и рода деятельности. Основной целью бухгалтерского учёта является обеспечение аналитиков и экономистов информацией необходимой для постановки нужной задачи и решения проблемы. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли и т.д. От распределения и использования этих ресурсов зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, уровень жизни, и то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Поэтому, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любого предприятия.
Первичный учет является базой бухгалтерского учета. Результаты анализа состояния первичного учета на 70-80 % можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета и систему внутреннего контроля на предприятии.
Необходимость планирования, надлежащего учета и контроля всех имеющихся на предприятии ресурсов наряду с пониманием того, что деятельность его должна быть прозрачна, обусловили повышение требований к системе, поставляющей оперативную и достоверную информацию для принятия решений. Однако на многих крупных предприятиях потребности руководства в такой информации не удовлетворяются, что негативно сказывается на общей эффективности управления.
Таким образом, организация первичного учета является в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения в любой организации.
Целью данной работы является отображение первичного учёта как самостоятельной, требующей исследования системы, а так же необходимость проанализировать и оценить эффективность функционирования системы организации первичного учета на примере частных предприятий с ограниченной ответственностью.
Основными задачами являются:
раскрытие структуры системы организации первичного учёта и цель её функционирования, а также функции и задачи входящих элементов;
рассмотрение понятий и классификаций документов, требований к их оформлению;
рассмотрение организации первичного учёта частных предприятий с ограниченной ответственностью;
систематизирование типичных ошибок, свойственных организации и ведению первичного учёта на различных участках хозяйственной деятельности предприятий;
предложение рекомендации по автоматизации
частных предприятий с ограниченной ответственностью.
Глава 1. Теоретическое положение
первичного учета
.1 Первичный учет и его составляющие
Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации.
Его объектами являются:
заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов;
- затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства;
объем выпуска продукции. То есть ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п. Первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.
Документ - доказательство, свидетельство, а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.
Первичный бухгалтерский документ - это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.
Первичный бухгалтерский документ должен иметь:
- наименование - финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;
название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия, и соответствующих атрибутов, хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;
дату составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;
содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;
измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;
подписи ответственных лиц - директора организации и главного бухгалтера.
Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или с применением вычислительной техники. Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.
Если произошла ошибка во внутрихозяйственных учетных записях, то можно применить способ отрицательной или сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку. Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Возможен способ исправления ошибок в учетных записях путем зачеркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачеркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки). В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно. В работе с любым документом бухгалтер опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах.
На основании первичных документов
делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также
на дисках, дискетах и других носителях.
.2 Определение и классификация
первичных документов
Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Примером таких документов являются накладные на отпуск материалов со складов организации в цехи.
Сводные документы составляются на основе первичных документов, например, расчетно-платежная ведомость. В момент фиксации данных в первичных документах возникает бухгалтерская информация, которая не регистрируется автоматически. Все количественные и качественные ее характеристики подвергаются логическому, арифметическому и юридическому контролю перед составлением первичных документов. Такой контроль осуществляется как работниками, занимающимися ведением первичного учета, так и работниками служб управления. Подписывая приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения и требования, иные банковские документы, руководитель организации подвергает тщательному анализу каждую хозяйственную операцию.
В процессе получения бухгалтерской информации выделяются следующие этапы:
- предварительная работа перед составлением первичных документов;
составление первичных документов;
утверждение первичных документов;
работа бухгалтерии по составлению и обработке первичных документов.
Сбор бухгалтерской информации предполагает соответствующую работу различных служб организации. Для этой стадии характерен наивысший уровень аналитичности и оперативности учета.
Второй стадией учетного процесса является обработка бухгалтерской информации. Она предполагает непосредственное участие в получении бухгалтерской информации работников функциональных служб управления. Так, при учете товарно-материальных ценностей на основании первичных документов предусматриваются группировка и обобщение данных в карточках складского учета материалов. Ежемесячно из карточек и книг данные переносятся в отчеты о движении материальных ценностей. В установленные сроки заведующие складами и руководители подразделений представляют эти отчеты в бухгалтерию организации.
Руководящие работники принимают участие и в обработке данных. Так, с помощью работников различных служб управления устанавливаются виновники недостач и потерь. После проверки арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных хозяйственных операций бухгалтерские документы регистрируются, а затем осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета путем записи в учетных регистрах.
Учетные регистры представляют собой счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Систематические учетные регистры служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам.
Учетные регистры ведутся в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей. Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а аналитический учет - в аналитических регистрах. Записи в регистрах осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники. Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.
Карточки изготавливают из плотной бумаги или неплотного картона, не скрепляя между собой. Их хранят в специальных ящиках - картотеках. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.
Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал.
Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей.
После утверждения годового
отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий
архив организации.
1.3 Формы первичных документов
В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные. Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей. К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли.
С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по следующим однородным признакам:
назначению;
порядку формирования;
способу использования;
статусу в системе информационного обеспечения;
месту составления;
количеству учетных операций;
оформлению однородных операций;
способу заполнения.
Первичные учетные документы должны содержать все сведения, необходимые для получения полного представления о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В п. 1 статьи 9 закона установлено законодательное требование документального оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.
Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:
во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;
во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.
Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов. В том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.