Курсовая работа (т): Первичный учёт и его значение в системе управления организацией

Центральным банком РФ утверждено Положение от 3 октября 2002 г. N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (в ред. указания Банка России от 3 марта 2003 г. N 1256-У), в котором наряду с прочим определены форматы, порядок заполнения и оформления используемых расчетных документов. Так, в приложениях к названному Положению приведены следующие формы:0401060 - платежное поручение;0401063 - аккредитив;0401061 - платежное требование;0401071 - инкассовое поручение;0401066 - платежный ордер;0401065 - реестр счетов;0401014 - реестр переданных на инкассо расчетных документов;0401004 - заявление об акцепте, отказе от акцепта.

Глава 3. Рекомендации по автоматизации частных предприятий с ограниченной ответственностью

.1 Организационно - экономическое устройство частных предприятий с ограниченной ответственностью

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) - юридическое лицо, учрежденное одним или несколькими лицами, уставный капитал которого разделен на определенные доли (размер которых устанавливается учредительными документами). Участники ООО несут риск убытков только в пределах стоимости внесенных ими вкладов. После внесения существенных изменений в законодательство об обществах с ограниченной ответственностью, с 01 июля 2009 года единственным учредительным документом общества является его устав, в котором указываются размер уставного капитала, адрес и наименование общества, порядок перехода долей и другие обязательный условия. В настоящий момент времени, продажа доли в уставном капитале общества, в случае если в уставе уже отсутствуют сведения об участниках и их долях, не влечет необходимости регистрации изменений в уставе общества.

Предприятие с ограниченной ответственностью должно быть создано в соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации "Об обществах с ограниченной ответственностью" от 08.02.1998 N 14-ФЗ. В своей деятельности предприятие должно руководствоваться Законами той страны, где оно создаётся, нормативными актами РФ, действующими только на территории РФ. Предприятия такого вида несет самостоятельную ответственность за нарушение законодательства по налогообложению, пенсионного, статистического и другого действующего законодательства РФ. Управление предприятием осуществляется в соответствии с Уставом на основе принципов самоуправления трудового коллектива генеральным директором, исполнительным директором, главным бухгалтером. Генеральный директор осуществляет руководство текущей деятельностью предприятия на основе компетенции и прав, определенных Уставом, решениями предприятия, совета директоров. Общество с ограниченной ответственностью создается с целью получения прибыли и может заниматься любой деятельностью. Предприятие имеет собственные ресурсы:

трудовые (работники предприятия);

капитал (уставной капитал, сформированный из взносов учредителей и основные фонды);     - информацию о потребностях потребителей, конкуренции на рынке идентичных товаров.

Цели создания предприятия с ограниченной ответственностью можно условно разделить на внутренние и внешние.

К внутренним целям предприятия следует отнести:

получение прибыли от осуществляемой предприятием деятельности (что в первую очередь подразумевает получение доходов учредителями предприятия);

получение стабильного дохода в виде заработной платы наемным работникам предприятия.

Ко внешним целям относятся:

- занять нишу между производителями и потребителями;

обеспечить потребителя качественной продукцией.

Сфера проводимых маркетинговых исследований:

потребительский рынок производимой или продаваемой продукции.

Для выполнения возложенных задач и деятельности грамотно сложенные предприятия с ограниченной ответственностью:

изучают и определяют на территории деятельности потребность потребителей в производимой или продаваемой продукции;

составляют с посредническими организациями договора на поставку продукции;

разрабатывают и осуществляют мероприятия по совершенствованию организации торговли продукцией;

определяют ассортиментную политику на основании маркетинговых исследований;

осуществляют бухгалтерский учет и статистическую отчетность, проводят мероприятия, направленные на дальнейшее упрощение и совершенствование учета с внедрением средств вычислительной техники;

проводят работу по подбору, обучению и повышению квалификации работников и служащих;

обеспечивают решение вопросов организации труда, режима труда и отдыха, питания на предприятии, социального развития коллектива.

3.2 Анализ и оценка системы первичного учёта частных предприятий с ограниченной ответственностью

В этом пункте я проанализирую политику ведения первичного учёта частных предприятий с ограниченной ответственностью, которая применяется большинством частных лиц, и сделаю вывод о полноценности и эффективности такой организации системы документооборота.

Для оформления фактов хозяйственной деятельности предприятие применяет типовые формы первичных учетных документов, установленные Государственным комитетом РФ по статистике, Минфином РФ и другими уполномоченными органами. Документы, по которым не предусмотрены типовые формы, разрабатываются предприятием самостоятельно с учетом требований ст.9 Федерального закона от 21.11.1996г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Первичные учетные документы системы бухгалтерского учета, которые непосредственно связаны с деятельностью частной организации с ограниченной ответственностью, можно поделить на четыре группы:

-       распорядительные (распоряжения руководителя предприятия

и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций);

-       исполнительные (приходные ордера материалов; акты

приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции);

-       комбинированные (приходные и расходные кассовые ордера;

расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных лиц и др.);

-       документы бухгалтерского оформления.

Если предприятие с ограниченной ответственностью получает товар от заводов-изготовителей по договорам поставки, то по результатам приемки товара на склад организации установлено соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на товаросопроводительные документы (накладную, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, качественное удостоверение и др.)(Приложение 1) накладывается штамп предприятия. При оприходовании товара, имеющего количественные и качественные расхождения по сравнению с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика, организация составляет акт "об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей", который является основанием для предъявления претензии поставщику или грузоотправителю, а в сопроводительных документах делается отметка об актировании. Акты о приемке товаров и сопроводительные документы на товар поступают в бухгалтерию и служат основанием для бухгалтерских записей по дебету счета 41 "Товары".

Если организация получает товары по месту нахождения поставщика, делает возврат продукции из торговой точки или получает денежные средства из кассы контрагента, то на имя сотрудника, который будет получать их выписывается доверенность. Выдача доверенности лицам, не работающим в организации, не допускается. Для доверенности предусмотрен типовой бланк по форме №М-2 (утвержденная постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997г. №71а).

На предприятии отпуск (продажа) товаров должен отпускается по товарной накладной, которая составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, и является основанием для списания подотчета материально ответственного лица, а второй передается покупателю, возврат товара осуществляется путем оприходования возвратной товарной накладной.

Унифицированная форма № ТОРГ-16 в организации применяется как "Акт о списании товаров", применяющийся при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной директором предприятия.

Журнал учета движения товаров на складе (форма № ТОРГ-18) применяется для учета движения остатков товаров на складе, ведется менеджером по складам по наименованиям, сортам и количеству. Товарный отчет составляется в двух экземплярах на основании приходных и расходных документов.

Заказ (форма № ТОРГ-26) применяется для оформления продажи товаров по предварительным заказам с доставкой по указанному адресу на конкретное время и дату. Подписывается лицами, ответственными за прием, отбор, комплектацию, исполнение заказа. Для учета выполнения заказов покупателей организацией ведется Журнал учета выполнения заказов покупателей (форма № ТОРГ-27).

Сопроводительный реестр сдачи документов (форма № ТОРГ-31) применяется для регистрации приходных и расходных документов. Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период. Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию для внесения данных в программу "1С: Предприятие", а второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

         На предприятии должно быть предусмотрено оформление первичных документов налогового учета, который предусматривает дополнительное к бухгалтерскому учету первичное документирование:

счета-фактуры - как для налогоплательщиков налога на добавленную стоимость;

налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц - как для налоговых агентов по налогу на доходы физических лиц);

карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (налогового вычета) - как для налогоплательщиков единого социального налога и плательщиков страховых взносов на обязательное пенсионное страхование;

справки бухгалтера - как для налогоплательщиков налога на прибыль организации.

Рассмотрим первичные учетные документы по расчетам с подотчетными лицами частного предприятия с ограниченной ответственностью.

Подотчетными лицами являются работники организации, которым выдаются денежные средства в бухгалтерии для покрытия предстоящих расходов. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для подтверждения израсходованных сумм подотчетные лица представляют в бухгалтерию авансовый отчет, который может быть составлен как на бумажном, так и на машинном носителе. Оправдательные документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. После утверждения авансового отчета руководителем, бухгалтерией производится списание подотчетных сумм.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в бухгалтерию организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Существует перечень первичных документов используемых на предприятии при осуществлении хозяйственных и представительских расходов.

Путевой лист, который является основным первичным учетным документом, определяющим показатели для учета работы автомобиля и водителя, а также данные для начисления заработной платы водителю, осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности. Путевой лист выдается водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы.

Через расчетный счет в банке осуществляется абсолютное большинство расчетных операций предприятия. Безналичные денежные расчеты организация осуществляет в основном с помощью платежного поручения, платежного требования, чека. Предприятие ведет учет платежных поручений в журнале регистрации платежных поручений, разработанном самостоятельно. За каждый операционный день, в котором банком были произведены операции со счетом организации, банк выдает выписку с расчетного счета (Приложение 21), которая дает достоверную информацию о состоянии счета и движении средств на расчетном счете.

Кассовые операции предприятия производятся бухгалтером-кассиром, который использует унифицированные формы первичных документов, которые приведены в таблице 3.2 , утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. №88.

Таблица 3.2 Первичные документы по кассовым операциям частного предприятия с ограниченной ответственностью

При документальном оформлении кассовых операций бухгалтер-кассир организации придерживаться следующих требований:

не допускает применение бланков по устаревшим и произвольным формам;

производит записи в первичных документах чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, с помощью средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения;

контролирует подчеркивание свободных строк в документах;

контролирует присутствие даты записи на первичных документах, в учетном регистре прошедших обработку, и подпись бухгалтера, исключающие возможность их повторного использования;

все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, обязательно погашаются штампом или надписью от руки "Получено" ("Оплачено") с указанием даты (число, месяц, год).

При поступлении денежных средств в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером (унифицированная форма №КО-1), который выписывается в одном экземпляре бухгалтером-кассиром. Выдача денежных средств из кассы организации производится по расходному кассовому ордеру (форма №КО-2) Расходный кассовый ордер (РКО) выписывается в одном экземпляре бухгалтером-кассиром, подписывается руководитель организации и главным бухгалтером и регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3). Каждая страница журнала регистрации разделена на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов, другая для расходных.

Для учета поступлений и выдач наличных денег в кассе организации применяется кассовая книга (формы №КО-4), которая ведется автоматизированным способом. Листы кассовой книги формируются параллельно "Отчету кассира", как - "Вкладной лист кассовой книги". Нумерация книги осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Во вкладном листе кассовой книги, последним, за каждый месяц автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последнем за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

В течение года листы кассовой книги хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года вкладные листы кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителей и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

По полученным данным о проведения политики первичной документации на предприятиях с ограниченной ответственностью можно сделать вывод о том, что в подобных организациях функционирует система документооборота, в которой не организован порядок хранения документов. В основном все первичные документы имеют унифицированные формы. Самостоятельно разработанных форм большинство организаций практически не имеет. Кроме этого необходим графика документооборота и альбома форм первичных документов разработанных для внутренней отчетности. Тем не менее, все производимые операции на предприятии с политикой первичного учёта такого вида имеют документальную обоснованность.

Таким образом, система первичного учета и документооборот на таких предприятиях показывает, что постановка аналитической работы функционирования данной системы находится не на должном уровне, что позволило определить основные направления по оптимизации первичного учета и документооборота.

3.3 Рекомендации по автоматизации и оптимизации первичного учета и документооборота частных предприятий с ограниченной ответственностью

Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все операции предприятия были документально подтверждены. Между тем с подтверждением операций нередко возникают проблемы. Это происходит, потому что документы поступают в бухгалтерию с погрешностями, ошибками, составленными не по той форме, с опозданием или вообще не доходят до работников бухгалтерии.

Для того чтобы не возникало подобных ситуаций, на предприятиях с ограниченной ответственностью необходимо оптимизировать документооборот между бухгалтерией и другими отделами организации.

Выполняя курсовую работу, я пришла к выводу, что правильная организация документооборота является неотъемлемым условием успешной работы бухгалтерской службы. При плохо поставленном документообороте, а тем более отсутствии графика документооборота, теряется ответственность подотчетных работников, идет несвоевременное предоставление отчетных данных руководящему звену и, как следствие, руководство несвоевременно реагирует на происходящие изменения, а так же точное соблюдение графика документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.

В случае, если единой схемы организации документооборота для предприятия не существует, необходимо её разработать.

На предприятии необходимо оптимизировать документооборот с составления графика, который предусматривал бы оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы на предприятии, усилению контрольной функции бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации работ. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. Необходимо разработать примерный график документооборота. При этом работу по составлению графика документооборота должен организовать главный бухгалтер, а руководитель предприятия должен его утвердить своим приказом.

Разрабатывая структуру графика документооборота необходимо руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном еще Минфином СССР 29 июля 1983 г. под № 105, который действует по настоящее время.

Для большей эффективности график документооборота можно увязать с должностными инструкциями сотрудников, в которых должна быть установлена конкретная ответственность работников за соблюдение графика документооборота, четко описана последовательность действий при составлении, оформлении и передаче первичных учетных документов в бухгалтерию.

Кроме этого, должна быть возможность формирования этих документов в электронном виде, а также устанавливания общего порядка организации документооборота на предприятии.

Для каждого сотрудника можно подготовить выписку из графика, которая касается лично его. И лично ознакомить сотрудника с графиком. В самой выписке необходимо привести перечень документов, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки выполнения работы и наименования подразделений, в которые должны быть переданы указанные документы.

Можно реализовать идею другим способом - общий совокупный график документооборота разбить на несколько более узких, создав несколько локальных актов, регулирующих порядок и сроки представления документов.

Во-первых, это общее положение об организации документооборота на предприятии.

Во-вторых, положения по документообороту отдельных операций (сроки предоставления документов в бухгалтерию, положение по согласованию и подписанию договоров, положение по торговым сделкам, операциям, и т. д.).

В-третьих, необходимо регламентировать представления документов по прочим операциям. При этом для оперативности на предприятии желательно применить электронную систему документооборота. Например, можно поступить таким образом. Сначала, в централизованную бухгалтерию, из других подразделений документы бы передавались в электронном виде, затем бы проверялись и при необходимости в них вносились бы исправления. Окончательный вариант передается уже конечно же на бумаге. Но могут быть и исключения, например документы, поступающие на предприятие извне (накладные, счета-фактуры). Они должны сразу передаваться в бухгалтерию на бумажном носителе. При этом со всеми действующими на предприятии положениями при желании может ознакомиться любой сотрудник организации, заглянув на сетевой диск организации.

Но, тем не менее, важной задачей всё же является необходимость добиться от сотрудников четкого выполнения своих обязанностей, регламентированных графиком документооборота и должностными инструкциями. В таком случае, такую проблему, как вариант, можно решить таким образом:

работать по принципу убеждения. На предприятии с небольшим документооборотом это вполне оправданно.

за несвоевременное представление документов в бухгалтерию предусмотреть определенные штрафные санкции. Просто установить штрафы или понизить зарплату за нарушение сроков представления документов не позволяет Трудовой кодекс РФ. Однако администрация вправе предусмотреть в положении о премировании или ином внутреннем документе такой вид наказания, как снижение или даже лишение премии для особо забывчивых работников. Например, на основании служебной записки от уполномоченного работника подразделения на имя директора.

Еще как предложение график документооборота не нужно делать частью приказа об учетной политике. Лучше внести в него фразу: "Документирование хозяйственных операций осуществляется в соответствии с графиком документооборота, который руководитель организации утверждает отдельным приказом". Тогда график можно править так часто, как понадобится. В отличие от учетной политики, любые изменения в которой можно применять только с начала очередного года.

"Массив первичной учетной документации". Совершенствование данной подсистемы подразумевает достижение следующей цели: все документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции, должны иметь юридическую силу. Среди мероприятий, способствующих повышению эффективности этой подсистемы, следует выделить следующие:

внедрение унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, использование которых обязательно для всех сотрудников участвующих в процессе первичного учета. Применение унифицированных форм предупреждает возможные ошибки и нарушения. Так как в основе всей системы бухгалтерского учета лежит документирование хозяйственных операций. Через документы, которыми оформляют каждую операцию, осуществляется сплошная и непрерывная регистрация хозяйственных операций для отражения в бухгалтерском учете. Поэтому особое значение приобретают рационализация и качество первичной документации, которые наиболее полно реализуются в унифицированных формах. Унифицированные формы предназначены для оформления операций однородных, типовых, применяемых в деятельности предприятий и организаций, независимо от их вида деятельности.

предусматривается, что на основании унифицированных форм будут разрабатываться специализированные формы первичного учета, в которых должны учитываться особенности бухгалтерского учета различных видов деятельности в соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997г. N 835 "О первичных учетных документах". Необходима разработка альбома форм внутренних первичных документов и измененных унифицированных документов, утверждение руководством ООО "ПОРТАЛ" и контроль за соблюдением данного утверждения;

издание распорядительной документации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;

контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления внутренней и внешней первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа, этой функции через должностные инструкции и установление ответственности за ее несоблюдение);

проверка службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.

Большое количество нарушений в работе с документами, полученными от других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. В частности, службам, ответственным за совершение хозяйственных операций с другими предприятиями, необходимо давать четкие инструкции на то, какой должна быть документация, принимаемая ими от других организаций. Это можно сделать, издав распоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны быть прописаны:

комплектность документации (правильность оформления документов);

сроки предоставления документации;

ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации.

На стадии регистрации документов в учетных регистрах во избежание ошибок и нарушений целесообразно использовать метод "служебных записок" - своего рода инструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы, описывающей порядок бухгалтерской обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено:

какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ;

какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе;

какую бухгалтерскую проводку, в каком ученом регистре и в какой срок следует выполнить на основании этого документа.

Кроме того, риск неполного отражения документов в учетных регистрах снижают сквозная нумерация (предпочтительнее предварительная или автоматическая) и централизованная регистрация поступающих документов.

При использовании документов в текущей работе руководству предприятия следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным документам. Поскольку на предприятии существует автоматизированная система обработки данных, то правильный доступ к данным будет через систему паролей.

Данный подход, более перспективный, так как он подразумевает безопасное использование комплексного программного пакета первичного учета, интегрированного (на уровне экспорта/импорта данных) с бухгалтерской системой. Этот вариант, позволяет выстроить в компании единую систему первичного учета, где отражена специфика предприятия, и избежать при этом постоянных доработок, связанных с изменениями в бухгалтерском пакете и несанкционированным доступом.

Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. Для совершенствования системы первичного учета частных предприятий, можно предложить , как вариант, еще один подход к автоматизации, включающий как первичный учет, так и модели бухгалтерского, налогового и управленческого учета, настраивающийся на основе первичного учета и позволяющий получить полностью замкнутый контур автоматизации всего учета на предприятии и в компании со всеми преимуществами такого подхода. Это возможность реализации сквозного учета снизу до верху для любых, самых сложных бизнес-процессов, характерных для систем, оперативное получение себестоимости и прибыли по товарам, клиентам, контрактам и многое другое.

Заключение

В заключении следует отметить, что первичный учёт - это самостоятельная система, требующая надлежащей организации и имеющая свои законы, особенности и связи - внутренние и внешние.

Независимо от размеров и получаемых доходов все организации должны документально оформлять хозяйственные и финансовые операции, а так же вести бухгалтерский учет. Документационное обеспечение необходимо в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

Основная цель системы первичного учёта - это обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта, при которой в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели бы возможность получить оперативную достоверную первичную информацию о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.

Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами. На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи. С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

Объектом исследования в данной работе являлись цастные предприятия с ограниченной ответственностью (ООО). Целью создания такого вида предприятия является - получение прибыли от осуществляемой им деятельности и получение стабильного дохода в виде заработной платы наемным работникам предприятия.

Как правило, на таких предприятиях содержится большое количество различных первичных документов: по учёту основных средств, по учёту товаров, по учёту труда и его оплаты, а также по учёту денежных средств, которые составляют систему первичного учёта на предприятии.

Налоговый учёт выдвигает определённые требования к организации первичного учёта. Не соблюдение этих требований ведет к штрафным санкциям и занижению прибыли.

Организация работы с документами на предприятии - самая важная составляющая системы первичного учёта. Она представляет комплекс мероприятий, обеспечивающих построение документооборота, использование документации в текущей деятельности организации и хранение документов. Среди задач этой составляющей следует отметить: создание унифицированного документооборота; рациональную организацию пользования данными, содержащимися в системе первичного учёта, защиту от несанкционированного доступа к учётной информации; обеспечение сохранности документации в соответствии с действующим законодательством.

Анализ типичных ошибок и нарушений, свойственных неэффективно функционирующей системе организации первичного учёта, позволяет сделать вывод о том, что большинство нарушений невозможно исправить "незаметно", и оптимальным способом их исправления является переоформление документации или внесение исправление в первичный документ.

Лучший способ избежания ошибок и нарушений - осуществление организационных мероприятий, направленных на повышение достоверности и оперативности системы первичного учета. Если говорить о рекомендациях по автоматизации и оптимизации первичного учета и документооборота частных предприятий с ограниченной ответственностью, то тут можно отметить необходимость:

оптимизации документооборота между бухгалтерией и другими отделами организаций;

фиксирования типовых (унифицированных) форм документов по отдельным разделам учета, которые соответствуют специфике деятельности организации;

Самым главным преобразованием в организации таких предприятий должно стать создание графика документооборота и доведение до исполнителей их функций при создании и проверке первичного документа. Необходим график документооборота, который предусматривал бы :

оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учётной работы на предприятии, усилению контрольной функции бухгалтерского учёта, повышению уровня автоматизации и механизации учётных работ;

- издание распорядительной документации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;

контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации;

проверку службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации;

проверку службами внутреннего контроля правильности оформления внешней документации;

комплектность документации (правильность оформления документов), точных сроков предоставления документации;

- ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации;

организацию сетевого диска, на котором будут размещены выписки из графика документооборота и должностных инструкций, для постоянного ознакомления сотрудников организации.

         В результате проведенной работы, следует отметить, что изначально поставленную цель можно считать достигнутой, то есть задачи, которые необходимо было решить в процессе выполнения данной работы , решены - на примере частных предприятий с ограниченной ответственностью. Изучен документооборот и система первичного бухгалтерского учета исследуемой организации, выявление недостатков и преимуществ данной системы, разработка практически применимых рекомендаций по совершенствованию системы первичного учета и документооборота.

         - изучен процесс организации работы бухгалтерской службы на частных предприятиях с ограниченной ответственностью

         - изучена методика организации документооборота частных предприятий;

         -по результатам исследования системы первичного учета и документооборота и на основании полученных данных были даны рекомендации по исправлению выявленных несоответствий.