Курсовая работа (т): Первичный учёт и его значение в системе управления организацией

К обязательным реквизитам относятся:

наименование документа (формы), реквизит присутствует на бланках конкретных видов документов;

наименование организации - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением).

дата составления документа позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,

указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции,

измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении),

содержание хозяйственной операции,

наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

личные подписи указанных лиц.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

В целях реализации приведенных законодательных положений об унифицированных формах первичной учетной документации Правительство РФ Постановлением от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных документах"возложило на Государственный комитет РФ по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448.В названном Постановлении также предусмотрено, что при этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

В настоящее время существуют следующие унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.

По учету кадров. Например:Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";Т-2 "Личная карточка работника";Т-3 "Штатное расписание";Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";Т-7 "График отпусков".

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Например:Т-13 "Табель учета использования рабочего времени";Т-49 "Расчетно-платежная ведомость";Т-51 "Расчетная ведомость";Т-53 "Платежная ведомость";Т-54 "Лицевой счет";Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

По учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ. Например:КС-2 "Акт о приемке выполненных работ";КС-6а "Журнал учета выполненных работ".

По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения.

Например:МХ-1 "Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение";МХ-2 "Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение".

По учету торговых операций при продаже товаров в кредит. Например:КР-7 "Справка о состоянии расчетов с работниками за товары, проданные в кредит".

По учету торговых операций в комиссионной торговле. Например:КОМИС-1 "Перечень товаров, принятых на комиссию".

По учету операций в общественном питании. Например:ОП-1 "Калькуляционная карточка";ОП-2 "План-меню".

По учету кассовых операций. Например:КО-1 "Приходный кассовый ордер";КО-2 "Расходный кассовый ордер";КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";КО-4 "Кассовая книга".

По учету результатов инвентаризации. Например:ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов".

По учету работы строительных машин и механизмов. Например:ЭСМ-1 "Рапорт о работе башенного крана";ЭСМ-2 "Путевой лист строительной машины".

По учету работ в автомобильном транспорте: Например:3 "Путевой лист легкового автомобиля";3 спец. "Путевой лист специального автомобиля";1-Т "Товарно-транспортная накладная".

По учету основных средств. Например:ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)";ОС-1а "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)";ОС-1б "Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)";ОС-2 "Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств".

По учету материалов. Например:М-2 "Доверенность";М-4 "Приходный ордер";М-7 "Акт о приемке материалов";М-11 "Требование-накладная";М-17 "Карточка учета материалов".

По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Например:МБ-2 "Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов".

По учету работ в капитальном строительстве. Например:КС-6 "Общий журнал работ".

Глава 2. Осуществление документооборота в бухгалтерском учёте

.1 Система документооброта в бухгалтерском учёте

Документооборот - это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний.

Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя.

Второй состоит из исходящих документов - в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (рис. 2. 1). В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Рисунок. 2.1. Документооборот предприятия

В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

обработка документа в бухгалтерии:

• таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

• котировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

Требования главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.

Пунктом 3 статьи 9 закона "О бухгалтерском учёте" установлено, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Согласно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

2.2 Документооборот первичных документов в организациях различной формы собственности

Пункт 14 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. N 107н, содержит следующие положения о первичных учетных документах:

все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания;

поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей);

первичные учетные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций);

в зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету;

за достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы;

- в документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, - подписи о принятии результата работы ответственными (уполномоченными) лицами;

записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются;

в первичных учетных документах (как в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;

исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления;

в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Согласно пункту 1.3 Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, подлежат обязательному утверждению руководителем кредитной организации формы первичных учетных документов, применяемых для оформления операций, включая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по которым не предусмотрены в альбомах Госкомстата России типовые формы первичных учетных документов.

В пункте 1.4 Порядка учета основных средств, нематериальных активов, материальных запасов (приложение 10 к Правилам ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации) воспроизведены положения п. 1 комментируемой статьи, а также установлено, что оформление первичных документов производится в соответствии с требованиями Федерального закона "О бухгалтерском учете".