Обобщая выше сказанное, можно сделать выводы, что повышение эффективности процесса коммуникации, это повышение эффективности процесса организации и управления, что позволяет предприятию эффективно вести свою деятельность и решать поставленные задачи с меньшой степенью
риска.
Функции организации потоков информации предлагает выполнение следующих управленческих процедур:
а) определение состава информации, периодичности её циркуляции и форм представления;
б) определение источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления;
в) разработку документооборота;
г) установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов;
д) использование комплекса технических средств для организации потоков информации.
Информация в транспортно-экспедиторской компании «Альянс» распределяется по вертикали:
сверху - вниз -от начальства до работников;
снизу -вверх - от работников до начальства.
Основным источником необходимой информации(о конкурентах, поставщиках, потенциальных клиентах) является Интернет. Помимо него, информация черпается из печатных СМИ, органов гос. статистики и является результатом собственных исследований.
Межфирменная информация будет передаваться по локальной сети.
. Каждый может принять решение, располагая достаточной информацией.
. Хороший руководитель способен принять решение, располагая недостаточной информацией.
. Идеальный руководитель способен принять решение, не зная решительно ничего.
«Законы информации Спенсера»
.7 Мотивационная схема
Сейчас очень модно составлять в отношении работников всевозможные мотивационные схемы. Их цель, вне всякого сомнения, благородна: нужно стремиться достигать конкретных результатов, а не просто посещения сотрудниками офиса. Однако очень часто к самой мотивации подходят настолько формально, что правильная идея полностью извращается.
Уровень мотивации у руководителей и операционных работников - разный. У первой группы он почти всегда выше. Между тем сами начальники часто полагают, что они совершают подвиг, если работают больше других. Не стоит считать, что если топ-менеджер каждый день находится в офисе по 12 - 14 часов, то он гораздо более трудолюбивый, чем клерк, который уходит ровно в 18.00. Это как в боксе: нельзя сравнивать людей в разных весовых категориях.
Мотивация может работать только тогда, когда возможности и ответственность сотрудника совпадают. Если же руководитель требует достигнуть каких-то показателей, но при этом сам ограничивает возможности сотрудника («делай только так, а не иначе, но результат должен быть»), то никакой мотивации у сотрудника на самом деле нет. Более того, у него нет даже возможности влиять на результат, поскольку он является лишь исполнителем чужого решения, а решение может быть совсем неверное. В итоге оказывается, что человек отвечает за то, на что он не имеет возможности влиять. Это путь к двум вещам: увольнению сотрудников и застою компании.
Огромное значение для мотивации имеет внутренняя атмосфера, корпоративные принципы, психологический климат в компании. Можно сколько угодно говорить «мы бодры, веселы», но если это лукавство, то положительного результата не будет. Если человек чувствует, что достичь чего-то в компании можно лишь по блату или похожим принципам, то он не будет мотивирован. Эффективность работы при нездоровом психологическом климате снижается в разный.
При мотивации нужно учитывать также психологические особенности людей. Люди разные, и мотивация у них тоже бывает разная. Есть, конечно, некоторые моменты, которые касаются всех или почти всех. Но все же без учета индивидуальных особенностей строить мотивацию нельзя.
Многие кандидаты говорят о материальной мотивации как самой лучшей. И в этом, безусловно, есть большой смысл. Но нужно определить, является ли желание увеличить свой доход именно мотивацией, а не просто желанием. Если сотрудник готов брать дополнительную работу и ответственность, успешно выполняя основную, показать результат этой работы и потом сказать о необходимости учесть эти заслуги с точки зрения повышения зарплаты, то это нормальная материальная мотивация. Если человек хорошо работает, фиксирует все результаты и потом демонстрирует положительную динамику руководству с просьбой повысить оклад, это тоже свидетельствует о здоровой материальной мотивации. А вот если он просто постоянно говорит о том, что «он бы работал лучше, да ведь платят мало, чего тогда утруждаться?», то это не мотивация, а непрофессиональный подход к делу. Если человека взяли на работу, значит, он согласился выполнять определенные обязанности. Именно выполнять их, а не обещать, что будет выполнять, если больше заплатят. То есть главный критерий при определении материальной мотивации - это возможность сотрудника доказать, что он действительно хорошо работает и готов оправдывать повышение зарплаты.
Условия труда - тоже важная мотивация для многих
людей. Ее можно определить, наблюдая за сотрудником. Если вы замечаете, что он
в принципе хорошо работает, но порой опаздывает, или приходит не в соответствии
с дресс-кодом, то это вовсе не повод постоянно делать ему замечания. Иначе
реальная мотивация у человека пропадет, и он будет работать хуже, даже соблюдая
все формальности. И в этой ситуации формально придраться будет не к чему, а
результат будет гораздо хуже.
1.8 Проблемы и риски транспортно-экспедиторской
фирмы ООО «Альянс»
Риск - возможная опасность какого-либо неблагоприятного исхода.
Риск - сочетание вероятности и последствий наступления неблагоприятного события;
Риск - характеристика ситуации, имеющей неопределённость исхода, при обязательном наличии неблагоприятных последствий.
Риск в узком смысле - количественная оценка опасностей, определяется как частота одного события при наступлении другого.
Как экономическая категория риск представляет собой событие, которое может произойти или не произойти. В случае совершения такого события, возможны три экономических результата: отрицательный, нулевой и положит.
Риском можно управлять и принимать меры к снижению степени риска. Но во многом определяется классификацией риска.
Под классификацией риска понимают распределение риска на группы по определенным признакам для достижения поставленных целей.
Классификационная система рисков включает группу, категории, виды, подвиды и разновидности рисков.
Существуют Чистые риски, которые означают возможность получения отрицательного или нулевого результата.
В зависимости от основной причины возникновения рисков (базисный или природный риск), они делятся на следующие категории: природно-естественные, экологические, политические, транспортные, коммерческие.
К природно-естественным относятся риски, связанные с проявлением стихийных сил природы.
Экологические риски - это риски, связанные с загрязнением окружающей среды.
Политические риски связаны с политической ситуацией в стране и деятельностью государства.
Транспортные риски связаны с перевозками грузов различными видами транспорта.
Коммерческие риски представляют собой опасность потерь в процессе финансово-хозяйственной деятельности.
По структурному признаку коммерческие риски делятся на имущественные, производственные, торговые и финансовые.
Имущественные риски связаны с вероятностью потерь имущества предпринимателя по причине кражи, диверсии, халатности, перенапряжения технической и технологической систем.
Производственные риски связаны с убытком и остановки производства вследствие воздействия различных факторов.
Торговые риски связаны с убытком по причине задержки платежа в период транспортировки товара, не поставки товара.
Финансовые риски подразделяются на два вида - риски, связанные с покупательной способностью денег, и, связанные с вложением капитала (инвестиционные).
К рискам, связанным с покупательной способностью денег, относятся следующие разновидности рисков: инфляционные и дефляционные, валютные и риски ликвидности.
Инфляционный риск - это риск того, что при росте инфляции получаемые денежные доходы обесцениваются с точки зрения реальной покупательной способности быстрее, чем растут.
Дефляционный риск - это риск того, что при росте дефляции происходит падение уровня цен, ухудшение экономических условий предпринимательства и снижение доходов.
Валютные риски - представляют собой опасность валютных потерь, связанных с изменением курса одной иностранной валюты по отношению к другой.
Риски ликвидности - связаны с возможностью потерь при реализации ценных бумаг или других товаров из-за изменения оценки их качества и потребительной стоимости.
Инвестиционные включают в себя следующие подвиды рисков - риски упущенной выгоды, снижения доходности, прямых финансовых потерь.
Риск упущенной выгоды - это риск наступления косвенного (побочного) финансового ущерба (неполученная прибыль) в результате неосуществления какого-либо мероприятия (страхование, инвестирование, хеджирование).
Страхование грузов - один из старейших видов имущественного страхования, часто являющийся обязательным условием при выполнении международных контрактов. Отличительными особенностями данного страхования является то, что в процессе перевозки груза, во-первых, собственник не имеет возможности контролировать сохранность груза, во-вторых, в доставке груза может участвовать несколько перевозчиков, в-третьих грузоперевозки могут осуществляться различными видами транспорта (автоперевозки, авиаперевозки, морские перевозки, мультимодальные перевозки- транспортировка одного и того же груза с помощью разных видов транспорта на основе одного договора.).
Риски, связанные с перевозкой грузов, разнообразны, и помимо рисков прямой утраты и повреждения груза, существуют таможенные риски, и риски ответственности перевозчиков, экспедиторов, охранников и операторов складских терминалов.
Поэтому, в большинстве случаев, именно страхование перевозки грузов является наиболее удобной формой гарантии осуществления бесперебойного хозяйственного процесса. Для того чтобы обезопасить вашу компанию от рисков, связанных с доставкой грузов мы рекомендует воспользоваться услугой по страхованию грузов.
Также мероприятием по снижению риска, кроме страхования, является:
лимитирование
Лимитирование - это установление лимита, т.е. предельных сумм расходов, продажи, кредита и т.п. Лимитирование является важным приемом снижения степени риска. Он применяется при предоставлении услуг в кредит, предоставлении займов, определении сумм вложения капитала и т.п.
Так же как метод снижения риска, необходимо
использовать получение дополнительной информации.
2. Обоснование варианта доставки груза с
использованием различных видов транспорта
.1 Характеристика перевозимого груза, условия
его транспортировки и хранения
В данной работе грузом на нашем предприятии выступают фрукты в таре. Фрукты относятся к категории скоропортящихся товаров, поэтому от правильности их транспортировки и хранения зависит, проявит ли наша фирма себя как качественный и заинтересованный в результатах своего труда перевозчик или же небрежная компания.
Т.к перевозка овощей и фруктов относится к категории перевозок скоропортящихся грузов, то длительная их транспортировка (свыше 6 часов) должна осуществляться в специально предназначенном для этих целей транспорте: рефрижераторе или изотермической будке( при перевозке плодоовощей в обычных сухогрузных судах закрытого типа для улучшения вентиляции грузовые трюмы должны раскрываться в период сухой погоды с 22.00 до 24.00 и 4.00 до 6.00 ч.). Выбор транспорта, упаковки, а также температурных и иных условий транспортировки зависит от многих факторов: это и время транспортировки, и погодные условия, и вид перевозимой продукции. Важно так же учитывать качество перевозимой продукции, которая не должна иметь механических и скрытых повреждений, овощи и фрукты должны быть оптимальной степени зрелости, и иметь товарный вид и размер в соответствии с ГОСТ. Перезревшая, нестандартная и вялая продукция к перевозке не допускается.
Перевозка ягод и фруктов, а также мороженых или охлажденных плодов и овощей в рефрижераторных судах допускается только в таре.
Плодоовощи в закрытую тару укладывают плотно, в уровень с краями тары, так , чтобы они не бились и не терлись.
Способы размещения специализированных поддонов и укладки ящиков, мешков и других тарных мест с плодоовощами устанавливаются техническими условиями погрузки и крепления этих грузов в судне, а при их отсутствии - в зависимости от рода груза, типа флота, вида и прочности тары с учетом максимального использования грузоподъемности судна и обеспечения циркуляции воздуха между рядами и ярусами груза.
Между верхними ярусами груза и крышками закрытых трюмов должно оставаться свободное пространство высотой не менее 30 см.
Транспортное средство, подаваемое под погрузку продуктов питания, к которым относятся овощи и фрукты должно быть исправно, и подвержено санитарной обработке. При перевозке рефрижераторами, на момент погрузки температура в кузове не должна превышать предельно допустимую, т.е в зависимости от температуры окружающей среды рефрижератор должен либо подогревать продукт, чтоб не наступило переохлаждение, либо охлаждать его в летний период.
К транспортировке овощей и фруктов предъявляют особые требования. Перевозка продуктов питания - не тотализатор, поэтому о результате гадать не стоит. Если санитарные требования и правила не исполняются, результат всегда одинаков - продукты не могут быть использованы в пищу в сыром виде, поскольку потеряли товарный вид или утратили свежесть.
Скоропортящиеся грузы не могут быть приняты к перевозке в том случае, если грузоотправитель не указал максимально допустимую продолжительность транспортирования, то есть транспортабельность продукции. То же касается случая, когда срок доставки заведомо меньше транспортабельности. Причем, срок доставки начинает истекать с того момента, как погрузка завершена и документы окончательно оформлены. Рефрижераторы, загруженные свежими фруктами и овощами, должны быть в обязательном порядке опломбированы.
Документы, сопровождающие перевозку скоропортящихся грузов:
При перевозке скоропортящихся грузов, помимо путевого листа и товарно-транспортной накладной, водитель должен иметь следующиее документы:
санитарный паспорт транспортного средства;
лист контрольных проверок температуры груза и воздуха в помещении транспортного средства;
сертификат качества продукции либо удостоверение качества;
карантинный сертификат;
ветеринарное свидетельство № 2 - при перевозке грузов за пределы района (города) по территории РФ.
Последние три документа водитель получает от грузоотправителя перед погрузкой.
При отправлении скоропортящихся грузов
грузоотправитель вместе с оформленной им товарно-транспортной накладной обязан
представить перевозчику сертификат продукции или удостоверение качества (по
установленной форме) с указанием в нем фактической температуры груза перед
погрузкой, состояния качества груза, тары и упаковки. Ветеринарные
свидетельства формы № 2 выдают учреждения, подведомственные органам
исполнительной власти субъектов РФ в области ветеринарии.