3.3 Настройка модуля в CRM для работы с волонтёрами
Для проверки работоспособности базового функционала, описанного в функциональных требованиях и целевых бизнес-процессах, было принято создать тестовое решение на базовой версии Битрикс24, в которой доступна часть необходимого функционала: сборка веб-сайта, публикация CRM-формы, получение заявок из формы, работа с лидами, создание экстранет-групп и приглашение в них внешних пользователей. В базовой версии не доступен функционал бизнес-процессов, поэтому в тестовом формате они проверяться не будут.
Было проведено тестирование «пользовательского пути» - его итоги зафиксированы в приложениях к этой работе (см. Приложения, пункт 8: «Пользовательский сценарий: регистрация и работа в экстранет-группе»).
3.4 Выводы к главе
В этой главе описаны функциональные требования к модулю по работе с волонтёрами в CRM“1C-Битрикс: Enterprise”, представлены описания целевых процессов и сценария обработки заявки на волонтёрство.
В ходе проделанной работы был описан бесшовный процесс от подачи заявки до «выхода в оффлайн» и осуществления контроля качества выполнения задач. Результат демонстрирует превосходство над текущим, ручным процессом - в такой реализации сотрудникам не придётся переключать разные источники данных и контролировать сразу несколько каналов коммуникации. Кроме того, тестирование демоверсии демонстрирует лёгкость в использовании системы, её оперативность и понятность интерфейсов даже для «необученных» пользователей.
Заключение
Исследование опыта учреждений культуры и рынка систем для автоматизации процессов по управлению волонтёрами демонстрирует, что на текущий момент на рынке не существует готовых решений, которые могли бы полностью покрыть потребности стейкхолдеров процессов взаимодействия с музейными волонтёрами. В связи с этим организации, которые ощущают потребность в автоматизации таких процессов, вынуждены использовать неоптимальные решения, снижающие эффективность коммуникации между организаторами и добровольцами и вызывающие у всех участников процесса негативный опыт от взаимодействия.
Стоит отметить активное развитие сервисов, предоставляющих функционал для поиска волонтёров или организаций, публикующих задачу или проект. Если организация заинтересована в получении разовой помощи и не готова к созданию и поддержке собственной базы волонтёров, сервисы «dobro.ru», «mosvolonter.ru» и их аналоги могут быть отличным решением.
Сотрудниками волонтёрского штаба ГМИИ им. А.С. Пушкина сформирован список критичных функций, без которых использование любого инструмента для управления группами волонтёров будет неэффективным: система должна предоставлять возможность подачи заявки на волонтёрство и осуществления сотрудниками отбора волонтёров. Система должна предоставлять инструменты для назначения задач, контроля записи волонтёров на них, возможность оценки работы волонтёра на мероприятиях и назначения бонусов за качественное исполнение задач.
Существующая в ГМИИ им. А.С. Пушкина CRM система «1С-Битрикс» отвечает требованиям по возможности настройки необходимого функционала, что в совокупности с отсутствием альтернативного варианта позволяет сделать выбор в пользу этой системы для разработки на её основе модуля по работе с музейными волонтёрами.
Цель, поставленная в начале исследования, успешно достигнута. В работе описан функционал, содержатся указания на элементы CRM“1C-Битрикс: Enterprise”, которые будут использованы в готовом решении. Любая организация, заинтересованная в автоматизации процессов по управлению волонтёрскими группами, может воспользоваться итогами этой работы для постановки задачи по разработке системы на базе платформы BitrixFramework.
Список литературы
1. Федеральный закон от 11 августа 1995 г. N 135-ФЗ "О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)" (с изменениями и дополнениями). [Электронный ресурс]. Гарант - URL: https://base.garant.ru/104232/8b59bb3349a6ae4b70d0db73241a6751/
2. «Мониторинг реализации мер поддержки добровольчества (волонтёрства) в субъектах Российской Федерации», Аналитический центр при правительстве Москвы. [Электронный ресурс]. Правительство г. Москвы - URL: https://ac.gov.ru/archive/files/publication/a/21342.pdf
3. Заседание Государственного совета 27.12.2018. Публикация на сайте: http://kremlin.ru/events/president/news/59528
4. Благотворительный фонд В.Потанина. Волонтёры в музее. - [б.м.]: mosgortur.ru, 2018
5.Mark A. Hager, Jeffrey L. Brudney. Volunteer Management. Practices and Retention of Volunteers. - [б.м.]: The Urban Institute, 2004.
6. Cheryl Hiu-Kwan, Chui Chee Hon Chan. The role of technology in reconfiguring volunteering [Статья] // Nonprofit Management and Leadership. - [б.м.]: Wiley, 2019.
7. О музее [Электронный ресурс]. ГМИИ им. А.С. Пушкина. - URL: https://pushkinmuseum.art/museum/history/about_museum/index.php
8. Rohloff Michael. Enterprise Architecture - Framework and Methodology for the Design of Architectures in the Large [Книга]. - [б.м.]: DBLP, 2005.
9. Alison Cartlidge, Ashley Hanna. An Introductory Overview of ITIL V3 [Книга]. - [б.м.]: itSMF Ltd, 2007.
10. Документация для разработчиков Битрикс-1С, [Электронный ресурс]. Bitrix. - URL: https://dev.1c-bitrix.ru/learning/course/index.php?COURSE_ID=57&LESSON_ID=1708&LESSON_PATH=5442.1708
11. Документация для разработчиков Битрикс-1С, [Электронный ресурс]. Bitrix. - URL: https://dev.1c-bitrix.ru/learning/course/index.php?COURSE_ID=57&LESSON_ID=3466&LESSON_PATH=5442.4945.3466
12. Документация для разработчиков Битрикс-1С.[Электронный ресурс]. Bitrix. - URL: https://dev.1c-bitrix.ru/learning/course/index.php?COURSE_ID=57&LESSON_ID=3467&LESSON_PATH=5442.4945.3467
13. Справочная информация по Битрикс-1С. CRM-формы. [Электронный ресурс]. Bitrix. - URL: https://helpdesk.bitrix24.ru/open/6875449/
14. Справочная информация по Битрикс-1С. Лиды. [Электронный ресурс]. Bitrix. - URL: https://helpdesk.bitrix24.ru/open/1357950/
15. Документация для разработчиков Битрикс-1С. Сделки. [Электронный ресурс]. Bitrix.- URL:https://dev.1c-bitrix.ru/rest_help/crm/cdeals/index.php
16. Справочная информация по Битрикс-1С. CRM-формы. Контакты. [Электронный ресурс]. Bitrix. - URL: https://helpdesk.bitrix24.ru/open/5493251/
17. Документация для разработчиков Битрикс-1С. Рабочие группы. [Электронный ресурс]. Bitrix. - URL: https://dev.1cbitrix.ru/learning/course/index.php?COURSE_ID=53&LESSON_ID=1913
18. Документация для разработчиков Битрикс-1С. Задачи. [Электронный ресурс]. Bitrix. - URL: https://www.bitrix.ua/products/intranet/features/tasks.php#tab-roles-link
19.Документация для разработчиков Битрикс-1С. Примеры описания методов Bitrix.Framework. [Электронный ресурс]. Bitrix. - URL: https://dev.1c-bitrix.ru/user_help/components/crm/crm_lead/index.php
Приложения
Пример таблицы в GoogleDocs для записи на задачи
Рис. П1 - Запись на задачи
Бизнес-процесс AS-IS: подача заявки на волонтёрство
«Верхний уровень» процесса жизненного цикла волонтёра в Музее
Ролевая модель в целевом процессе
Сравнительная таблица характеристик исследуемых решений
Рис. П2 - Сравнительная таблица
Подача заявки. Нотация BPMN
Рис. П3 - Подача заявки
Запись на задачи и работа в экстранете. Нотация BPMN
Рис. П4 - Запись на задачи
Пользовательский сценарий: регистрация и работа в экстранет-группе
Рис. П5 - Письмо с приглашением Рис. П6 - Заполнение анкеты
Рис. П7 Стартовая страница группы
Рис. П8 - Список задач и статусов по ним
Рис. П9 - Приглашение на встречу
Рис. П10 - Принятие приглашения
Рис. П11 - Календарь и отказ от встречи
Рис. П12 - Сообщение о прекращении сотрудничества от организатора
Рис. П13 -Доступ к группе закрыт