Курсовая работа: Разработка системы менеджмента предприятия по производству хлебобулочных изделий

4. Координация деятельности

Координация - это центральная функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации - достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов [4].

Координация достигается путем формирования эффективной системы коммуникаций, что представляет собой обмен информации между людьми.

Существуют внешние и внутренние коммуникационные потоки.

Любая компания не может жить без внешних коммуникаций. Времена, когда достаточно было только производить хороший товар или услугу и тут же их продавать, безвозвратно «канули в лету». Потребителю уже не достаточно знать, что у компании нужный ему товар. Потребитель подсознательно ждет, чтобы его удивили, угадали его потребности, развеселили, вдохновили и порадовали. И для этого есть масса инструментов, которые позволяют не только донести от компании до общественности совокупность нужных «сообщений», чтобы люди «понимали» компанию и ее продукт, но и сформировать особое отношение к ней.

Внутренние коммуникации - это любые коммуникации внутри организации. Они могут быть устными или письменными, непосредственными или виртуальными, личными или групповыми. Эффективные внутренние коммуникации всех направлений - сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали - это одна из основных задач любой организации. Хорошая внутренняя коммуникация позволяет установить ролевые взаимодействия и распределить ответственность работников [5].

Внутренние потоки протекают по вертикальному и горизонтальному направлениям.

Горизонтальная коммуникация - это обмен деловой информацией между сотрудниками, занимающими равное положение в организации, как внутри одного отдела, так и между отделами. Данный вид коммуникации необходим для создания хороших взаимоотношений между работниками организации, их полноценного общения, а следовательно, и для положительных результатов их совместной деятельности.

Горизонтальные коммуникации отображены на рисунке 6.

Рисунок 6 Горизонтальные коммуникации

Вертикальными коммуникациями называют перемещение информации между уровнями управления, а также между менеджментом и исполнителями. Коммуникация может передаваться по нисходящей -- с высших уровней на низшие или по восходящей -- с нижних уровней на высшие.По нисходящей руководители передают подчиненным приказы и распоряжения, планы и нормы, сообщают о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.п. По восходящей передаются отчеты о работе, предложения сотрудников и т.п. Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения руководства о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство, например, может узнавать о текущих или назревающих проблемах. Наличие восходящих коммуникаций значительно повышает эффективность работы организации.

Вертикальные коммуникации организации представлены на рисунке 7.

Рисунок 7 Вертикальные коммуникации

Деятельность по координации осуществляется посредством совещаний, контактов между руководителями, сотрудниками, проведения согласований планов и графиков, внесения в них корректив, увязки работы исполнителей и т. д. В условиях роста самостоятельности и ответственности руководителей всех уровней и исполнителей происходит рост так называемых неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры.

Основные виды управленческих полномочий делятся на: распорядительные, рекомендательные, координационные, контрольно-отчетные, согласительные.

Суть распорядительных полномочий состоит в том, что их обладатели имеют право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются. Эти решения обычно предписывают методы работы, иными словами то, как действовать, чтобы достичь целей.

Рекомендательные полномочия заключаются в том, что их обладатели при необходимости могут давать советы нуждающимся в них руководителям или исполнителям, каким образом лучше всего решить тот или иной узко-профессиональный вопрос. Но в отличие от предыдущего случая принимаемые решения не являются обязательными для исполнения и не носят инициативного характера. Линейные руководители могут по своему выбору решить проблему, даже не поставив аппарат в известность. Более того, они вправе решать, обратиться ли им за помощью или советом. Рекомендательными полномочиями обладают различного рода специалисты, референты, консультанты и т.п.

Контрольно-отчетные полномочия предоставляют возможность их носителям осуществлять в официально установленных рамках проверку деятельности руководителей и исполнителей, требовать от них предоставления обязательной информации, осуществлять ее анализ и направлять полученные результаты вместе с собственными выводами в соответствующие инстанции.

Координационные полномочия связаны с выработкой и принятием совместных решений. Лицо, или подразделение, которое наделяется данными полномочиями, имеет право от имени высшего руководства согласовывать деятельность отдельных субъектов управленческой структуры и направлять ее в русло, соответствующее целям организации.

Своеобразным барьером для принятия ошибочных решений и системой, уравновешивающей власть линейных руководителей, выступают параллельные полномочия. Являясь одним из видов координационных полномочий, они применяются в компаниях чаще всего для контроля финансовых расходов, для чего требуются две подписи (директора и главного бухгалтера), например, в случае всех крупных покупок.

Согласительные полномочия состоят в том, что их обладатель в обязательном порядке высказывает в пределах компетенции свое отношение к решениям, принимаемым в рамках линейных или функциональных полномочий.

В ООО «Хлебопенза» полномочия реализуются следующим образом (таблица 6).

Таблица 6

Виды должностей и полномочий сотрудников организации

В следствии превышения полномочий по сравнению с ответственностью открывается свобода для административного произвола, поскольку многие действия руководителей могут остаться безнаказанными. Поэтому управленческие полномочия и ответственность должны соответствовать друг другу, иначе могут возникнуть самые неблагоприятные последствия для организации и ее персонала.

5. Управление персоналом и мотивация

Управление персоналом признается одной из наиболее важных сфер жизни предприятия, способного многократно повысить ее эффективность, а само понятие «управление персоналом» рассматривается в достаточно широком диапазоне: от экономико-статистического до философско-психологического.

Основным структурным подразделением по управлению персоналом является отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки.

Необходимо учитывать различные аспекты, как экономические, так и социально-психологические в управлении персоналом на предприятии К экономическим аспектам в вопросе управления персоналом на предприятии относят решение таких задач, как планирование численности и состава работающих, моральным и материальным стимулированием, использованием рабочего времени, организацией труда, делопроизводства, табельного учета и т. д. Вопросы социологического и психологического обеспечения управления кадрами, внедрения различных социопсихологических процедур в практику кадровой работы отражают социально-физические аспекты.

Необходимо отобрать высококвалифицированных специалистов, которые будут осуществлять и следовать общей цели организации для эффективной деятельности. Нужно набрать команду, соответствующие следующим требованиям:

ѕ в команде единомышленников каждый участник обязан осознавать и осуществлять поставленную цель перед организацией или коллективом;

ѕ каждый участник должен иметь квалификацию, но для того чтобы повысить эффективность своей работы, необходимо повышать ее;

ѕ в процессе выполнения работы или заданий каждый участник знает свои задачи и функции, но в зависимости от задания участникам необходимо уточнять свои обязанности при выполнении для большей эффективности;

ѕ для управления командой необходимо назначить на должность менеджера предприятия, который будет нести ответственность за деятельность организации;

ѕ во избежание конфликтов между работниками подбор участников команды следует осуществлять по психологической совместимости;

Набор сотрудников в ООО «Хлебопенза» на должности будет осуществляться с помощью таких внешних кадровых служб, как центр занятости населения, кадровые агентства по подбору персонала, объявления в сети Интернет и в СМИ. Для увеличения количества необходимых работников организация выбирает такой способ, как рекомендации знакомым или близким новых рабочих мест уже работающих в фирме сотрудников. Данный метод поможет сотрудникам в участии в делах компании, что может повысить их работоспособность. Также необходимо использование внутренних источников, а именно привлечь сотрудников, уже работающих в фирме при определенных должностях, но отличающиеся способностями выполнять различный род занятий.

Необходимо провести отбор персонала после того, как специалисты отправят свое резюме. Отбор персонала будет проходить в форме собеседования. Например, на должность менеджера по сбыту кандидат будет проходить собеседование на первом уровне с заведующим отделом кадров. Если кандидат соответствует определенным требованиям организации на данную должность, то на следующем этапе собеседование будет проходить с руководителем подразделения. Он вместе с директором принимает решение о приеме кандидата на данную должность.

Сотруднику следует предоставить и оформить документы, необходимые при устройстве на работу: паспорт, трудовая книжка, документ об образовании, военный билет, страховое свидетельство, ИНН, анкету (личный листок учета кадров), заявление о принятии на работу, фотографии после приема на работу. При поступлении на работу заключается трудовой договор с сотрудником. Он составляется на основании Трудового кодекса Российской Федерации. В соответствии с ТК РФ для вновь поступивших работников устанавливается испытательный срок не более 3-х месяцев.

Важный процесс - это процесс ознакомления, приспособления работников к содержанию и условиям трудовой деятельности, а также к социальной среде организации, т.е адаптация. Она является одной из составляющих частей управления персоналом.

Сотрудник проходит несколько стадий при адаптации:

ѕ общее ознакомление с ситуацией;

ѕ привыкание, усвоение стереотипов;

ѕ ассимиляция, т.е. полное приспособление;

ѕ отождествление личных целей с целями коллектива.

Методами адаптации персонала в организации являются экономические, организационно-административные и социально-психологические. К экономическим методам адаптации персонала можно отнести предоставление в первые месяцы новому сотруднику определенных льгот. На предприятии ООО «Хлебопенза » экономическим метод адаптации персонала будет осуществляться путем пониженной нормы выработки для рабочих или пониженные требования к специалистам и менеджерам. Организационно-административные методы адаптации персонала необходимы для контроля за ходом адаптации сотрудника. Социально-психологические методы адаптации персонала способствуют быстрому включению нового сотрудника в коллектив и введению в должность.

Результативность и оценка деятельности работника проводится на основе анкеты по окончанию испытательного срока. Затем на основании анкеты выявляются личностные и деловые качества работников. Благодаря этому можно установить успешность прохождения адаптации.

Право работникам и руководителям высказать свое мнение или прояснить организационные моменты при совещании позволяет сотрудникам получать полную и достоверную информацию о состоянии и деятельности предприятия, осуществлять контроль над руководящим составом.

Необходимо осуществлять развитие персонала множеством способов для максимального результата. На заводе развитие персонала будет проходить посредством прохождения курсов повышения квалификации, отправления на стажировку отличившихся сотрудников, проведение тренингов приглашенными специалистами в данной области. Осуществление саморазвития необходимо работникам с помощью прочтения литературы, касающихся их деятельности, прохождение вебинаров для продуктивности.

Методы стимулирования работников, размер зарплаты и льготы для работников (отпуска, пенсии и т.п.), обучение и развитие работников, социальная защита и другие направления кадровой работы оказывают самое непосредственное влияние на трудовую мотивацию персонала. Кадровая политика влияет на желание работника длительно работать в организации, повышая (или понижая) его приверженность своей организации.