«Бизнес – это умение разговаривать с людьми», — говорят предприимчивые американцы.
Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.
Обобщенно модель деловых переговоров может выглядеть так: начало контакта, прояснение позиций, изложение своих предложений, обсуждение аргументов и контраргументов, формулирование решения и, наконец, договорённость о дальнейших действиях.
Деловое общение очень часто не просто включает этикетное общение, но с необходимостью предусматривает его.
В нашей культуре принято начинать деловые встречи с небольшой светской беседы (Как доехали? и т. п.). Хороший тон переговорам задаёт комплимент, сделанный в начале. Он должен базироваться на открытой информации (чтобы партнёру было понятно, откуда вы это узнали) и связан с его деловыми качествами или успехами его компании (комплимент вроде У Вас прекрасный галстук здесь не годится).
Начало деловой беседы:
|
Выражение одобрения и согласия:
|
Приёмы отстаивания своей точки зрения:
|
Выражение просьбы:
|
Выражение извинения:
|
Выражение сомнения:
|
Выражение неодобрения, несогласия и отказа:
|
Приёмы ухода от прямого ответа:
|
Фразы, завершающие беседу:
|
Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что следует, и получить ответ.
Основа успешного проведения делового телефонного разговора — компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в её решении. Важно, чтобы служебный, деловой телефонный разговор велся в спокойном вежливом тоне и вызывал положительные эмоции.
К телефонному разговору надо тщательно готовиться: заранее подобрать все материалы, документы, иметь под рукой необходимые номера телефонов, адреса организаций или нужных лиц, календарь, авторучку, бумагу и т. п.
До того, как вы набрать номер, следует точно определить цель разговора и свою тактику его ведения. Составьте план беседы, запишите вопросы, которые хотите решить или сведения (данные), которые хотите получить, продумайте порядок постановки вопросов. Четко сформулируйте их, чтобы ваш собеседник не мог многозначно толковать их. Первой же фразой старайтесь заинтересовать собеседника. Держите в памяти даты и номера документов, официальных материалов, имеющих отношение к разговору, постарайтесь спрогнозировать контраргументы собеседника и свои ответы ему. Если обговариваете несколько вопросов, то последовательно заканчивайте обсуждение одного вопроса и переходите к следующему.
Отзывы Да, Алло, Слушаю можно назвать нейтральными, поскольку они не несут информации о том, кто именно снял трубку и в какой организации или фирме. Поэтому в деловом общении следует отказаться от нейтральных отзывов и заменить их информативными. Сняв трубку, нужно сразу же назвать свое учреждение (а по внутреннему телефону структурное подразделение: отдел, редакция, бухгалтерия и т. п.), а также свою фамилию.
Что следует и чего не следует говорить, когда в вашем учреждении звонит телефон23:
Не следует: |
Следует: |
1. Говорить Привет, Да и Говорите, когда начинается разговор. 2. Спрашивать: Могу ли я вам помочь? 3. Вести две беседы сразу. 4. Говорить: Все обедают, Никого нет, Пожалуйста, перезвоните. |
1. Говорить: Доброе утро (день), представиться и назвать свой отдел. 2. Спрашивать: Чем я могу вам помочь? 3. Концентрировать внимание на одной беседе и внимательно слушать. 4. Предложить перезвонить, если это требуется для выяснения деталей или записать информацию и пообещать клиенту перезвонить ему. |
Выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашей фирме не сложилось превратного представления:
1. Я не знаю. Никакой другой ответ не может подорвать доверие к вашей организации столь быстро и основательно. Прежде всего, ваша работа заключается в том, чтобы знать — именно поэтому вы занимаете свое место. Если же вы не в состоянии дать ответ вашему собеседнику, лучше сказать: “Хороший вопрос... Разрешите, я уточню это для вас”.
2. Мы не сможем этого сделать. Вместо отказа предложите, например, подождать, прежде чем вы поймете, чем можете оказаться полезными, и попытайтесь найти альтернативное решение. Рекомендуется всегда в первую очередь сосредоточиваться на том, что вы можете сделать, а не на обратном.
3. Вы должны... Ваш клиент вам ничего не должен. Формулировка должна быть более мягкой: Для вас имеет смысл... или Лучше всего было бы....
4. Подождите секунду, я скоро вернусь. Лучше сказать: Для того чтобы найти нужную информацию, может потребоваться две-три минуты. Можете подождать?
5. Нет, произнесенное в начале предложения, невольно приводит к тому, что путь к позитивному решению проблемы усложняется. Каждую фразу, содержащую несогласие с собеседником, следует тщательно обдумывать.