Системный поход в менеджменте
Введение
В мире все системно. Системой является абсолютно все, что нас окружает на планете. Так как каждый из нас является, частью общества, следовательно, и мы являемся частью системы. Система играет исключительно важную роль в теории и практике управления. Но прежде надо узнать, что понимают под системой.
1. Теоретические аспекты системного подхода в управлении
1.1 Система и системный анализ в системном подходе
Системный подход входит в состав основных научных подходов, среди которых выделяют также процессный и ситуационный.
Системный подход -- идентификация, понимание и управление системой взаимосвязанных процессов для связанных целей, способствующих результативности и эффективности организации.
Система (греч.) -- это объекты, обладающие целостностью и состоящие из взаимодействующих между собой и окружающей средой частей и элементов для достижения определенной цели.
Признаки системы:
· устойчивая совокупность элементов;
· элементы должны быть взаимосвязаны и взаимодействовать между собой;
· элементы должны образовывать целое;
· это целое должно обладать новыми свойствами, которых нет у составляющих совокупность элементов.
Не всякая совокупность элементов есть система. Группа из 5-и предприятий сама по себе еще не составляет систему. Из нее можно исключить то или иное предприятие или увеличить их число в группе, но это никак не скажется на её качестве.
Иное дело, если эта группа предприятий взаимосвязана и взаимодействует между собой, например, совместно участвует в изготовлении какой-либо продукции. В этом случае она представляет систему, обладающую иными качествами в сравнении с теми, которые имелись у предприятий до объединения. Теперь исключение какого-либо предприятия из совокупности угрожает функционированию всей данной системы.
Виды систем:
1. По характеру взаимодействия систем и внешней среды системы бывают:
· Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Модель образования такой системы - есть совокупность взаимосвязанных компонентов, обеспечивающих процесс воздействия субъекта управления на объект, переработку входа системы в се выход и достижение целей системы
· Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде. Модель образования открытой системы: Входы: организация получает из окружающей среды информацию, капитал, чел. ресурсы и материалы. Выходы: преобразованная продукция или услуги.
2. По классу материальных систем:
· Технические;
· Биологические;
· Социальные (в т. ч. Социально-Экономические).
С точки зрения управления производством технические системы представляют вещественные факторы (предметы и средства труда), а социально-экономические системы - человеческий фактор (труд работника).
В производственном процессе предприятия постоянно взаимодействуют технические и социально-экономические системы. Основным управляющим (субъектом управления) технических систем является рабочий, а его объектами управления служат предметы и средства труда.
Системный анализ -- это комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития менеджмента организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей производственно- хозяйственной деятельности организации.
Методы системного анализа были впервые разработаны и применены в США для отбора и планирования систем вооружения, в связи с анализом военно-политических целей США. Позже эти методы применялись в государственных учреждениях и крупных фирмах США.
Целью анализа системы управления являются:
· детальное изучение системы управления для более эффективного использования и принятия решения по ее дальнейшему совершенствования или замене;
· исследование альтернативных вариантов вновь создаваемой системы пользования и принятия решения по ее дальнейшему совершенствования или замене:
· исследование альтернативных вариантов вновь создаваемой системы управления с целью выбора наилучшего варианта.
К задачам анализа систем управления относятся:
· определение объекта анализа;
· определение функциональных особенностей системы управления;
· определение количественных и качественных показателей системы управления;
· оценивание и оценка эффективности системы управления;
· обобщение и оформление результатов анализа.
Системный анализ в процессе деятельности в себя включает:
· анализ и описание принципов построения и работы системы в целом;
· анализ особенностей всех компонентов системы, их взаимозависимостей и внутреннего строения;
· установление сходства и различия изучаемой системы и других систем;
· перенос по определенным правилам свойств модели на свойства изучаемой системы.
1.2 Элементы системы (подсистемы) и их свойства
Любая система, как уже упоминалось, состоит из элементов. Но нас будут интересовать технические и социально-экономические системы и их элементы.
Элементы - это объекты, из которых состоит система, ее структурообразующие части, относительно автономные, выполняющие строго определенные функции.
Особенности, место и назначение каждого элемента определяются целью и задачами системы.
Пример. Предприятие есть система, ее элементами являются производственные участки. Цель системы - получение прибыли и удовлетворение потребностей потребителя. Задачи системы - обеспечить производство продукции с минимальными затратами и организовать ее реализацию. Элементы системы - производственные участки должны подчинить свою деятельность цели и задачам системы - предприятия.
Свойства элементов:
· элемент выполняет только ему присущую и не повторяемую другими элементами данной системы функцию;
· элемент обладает способностью интегрировать и взаимодействовать с другими элементами что обеспечивает выполнение им своей функции;
· элемент в системе имеет четкие каналы связи с другими элементами системы и управляемым объектом, минимум связей с элементами вышестоящей системы;
· элементы имеют те же цели, что и система в целом;
· каждый элемент системы должен быть связан с окружающей средой и воспринимать ее воздействие;
· специфические свойства элементов проявляются в их функциях.
Свойства элементов определяют их место во внутренней организации системы. Они развиваются в рамках системы и подчиняются условиям ее функционирования (видоизменяясь, или в процессе развития, или под управляющим воздействием).
Для изучения, анализа и проектирования сложных систем возникает объективная необходимость в выделении отдельных подсистем (частей) по определенным признакам (критериям).
Подсистема - это выделенная по какому-либо признаку часть системы, имеющая характерные особенности.
Подсистемы социально-экономических систем должны:
· оказывать существенное влияние на достижение конечных результатов системы
· быть привязаны к целому с помощью определенных отношений каждой части к какой-либо общесистемной характеристике (или характеристикам), имеющей необходимую и логическую функциональную связь с выполнением задач всей системы
· быть созданы по тем или иным признакам, ясно обнаруживающим необходимую функциональную связь друг с другом и с системой в целом
· быть соответственно увязаны с поведением всех элементов системы и отражать постоянное функционирование взаимных связей, установленных для отдельных элементов системы через ее подсистемы с окружающей средой
Выделение подсистемы зависит от:
· типа системы
· целей ее исследования
· используемого аппарата анализа
Признаки подсистем и их элементов:
· структурная автономность каждого элемента подсистемы
· различная природа элементов, составляющих подсистемы
· функциональная специфичность подсистем
· упорядоченная взаимосвязь элементов подсистем и самих подсистем, со средой на основе функциональной интегративности
Система и подсистема часто меняются местами с учетом вышестоящей системы. Иными словами, система является как абсолютной, так и относительной.
Пример. Предприятие является абсолютной социально-экономической системой, а его цехи - подсистемами, если не обращать внимание на объединение, в состав которого входит данное предприятие. С учетом вышестоящей системы предприятие уже становится подсистемой, а статус системы приобретает объединение. Цех может рассматриваться как сложная система без учета вышестоящей системы, а его производственные участки - подсистемами.
Рассмотрим социально-экономические системы, их элементы и подсистемы с учетом иерархии производства. Но прежде представим уровневое строение системы (рис. 1).
Рис. 1.
Как видно на рис. 1, всякая социально-экономическая (а равно и техническая) система может быть расчленена на три уровня: система, подсистема, элемент. Теперь, чтобы пользоваться схемой уровневого строения системы как практическим пособием, обратимся к иерархии производства - стержневой конструкции менеджмента (рис. 2).
Рис. 2.
Ориентируясь на иерархию производства, назовем элементы и подсистемы обозначенных систем на рис. 3 и 4.
Рис. 3.
Рис. 4
Показанные на рис. 1, 2, 3 и 4 материалы можно назвать системным инструментарием и с его помощью представить уровневое строение любой социально-экономической системы. Например, уровневое строение цеха как система выглядит так (рис. 5):
Рис. 5
Раскрытие составляющих системы (элементов и подсистем) основополагающий участок пути познания менеджмента.
Основные понятия и характеристики общей теории систем: Компоненты системы (элементы, подсистемы). Любая система, независимо от открытости, определяется через её состав. Эти компоненты и связи между ними создают свойства системы, её сущностные характеристики:
Синергия (от греческого - вместе действующий). Это понятие используется для описания явлений, при котором целое всегда больше или меньше чем сумма частей, составляющих это целое. Система функционирует до тех пор, пока отношения между компонентами системы не приобретают антагонистического характера.
Вход - Преобразование - Выход. Организационная система в динамике представляется в качестве трёх процессов. Взаимодействие их даёт цикл событий. Любая открытая система имеет цикл событий. При системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик “входа”, “процесса” (“преобразования”) и характеристик “выхода”. При системном подходе на основе исследований сначала исследуются параметры “выхода”, т.е. товары или услуги. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На “выходе” в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги. Затем определяют параметры “входа”, т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после летального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И, наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров “процесса”, преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.
Цикл жизни. Любая открытая система обладает циклом жизни: возникновение => становление => функционирование => кризис => крах
Характеристики открытых организационных систем.
Наличие цикла событий.
Негативная энтропия (негоэнтропия, антиэнтропия):
а) под энтропией в общей теории систем понимается общая тенденция организации к смерти;
б) открытая организационная система, благодаря способности заимствовать необходимые ресурсы из внешней среды, может противодействовать этой тенденции. Эта способность и называется негативной энтропией;
в) открытая организационная система проявляет способность к негативной энтропии, и, благодаря этому некоторые из них живут столетиями;
г) для коммерческой организации главным критерием негативной энтропии является её устойчивая прибыльность на значительном временном интервале.
Обратная связь. Под обратной связью понимается информация, которая генерируется, собирается, используется открытой системой для мониторинга, оценки, контроля и коррекции собственной деятельности. Обратная связь позволяет организации получать информацию о возможных или реальных отклонениях от намеченной цели и вовремя вносить изменения в процесс её развития. Отсутствие обратной связи ведёт к патологии, кризису и краху организации. Люди в организации, занимающиеся сбором и анализом информации, интерпретирующие её, систематизирующие потоки информации, обладают колоссальной властью.