При проведении анализа непосредственного окружения ООО «Автоматика-сервис» в первую очередь необходимо рассмотреть потребителей данной организации, которые оказывают очень сильное влияние на нее. Специфика вида деятельности такова, что рассматриваемое ООО является производителем услуг производственного потребления, поэтому подавляющее число потребителей - это юридические лица (более 70 % рынка). Такими потребителями являются Управление Пенсионного фонда г. Братска, администрация г. Братска, Братское отделение № 2413 Сбербанка РФ, Братская таможня, ИФНС РФ по г. Братску, ИФНС РФ по Братскому району, ряд коммерческих предприятий.
Если же говорить о поставщиках, то сведения о названиях фирм - поставщиков являются конфиденциальными и данная информация не доступна для распространения. Можно лишь с уверенностью говорить о том, что все поставщики дорогостоящего, новейшего и самого современного оборудования на предприятии - это зарубежные фирмы. С одной стороны положительная сторона этой ситуации заключается в том, что данное предприятие вовремя получает качественное оборудование, что хорошо сказывается на потребителях услуг ООО «Автоматика-сервис», но с другой стороны - это прямая зависимость от иностранного поставщика. Это говорит о том, что наш регион не может обеспечить свои предприятия в полной мере современным отечественным оборудованием и приводит к зависимости от зарубежных стран - поставщиков.
При анализе микроокружения ООО «Автоматика-сервис», также следует изучить конкурентов. В г. Братске для ООО «Автоматика-сервис» конкуренцию составляют: Центр стандартизации и метрологии г. Братска и ООО «Сибавтоматика». Приход этих компаний на рынок услуг кардинально меняет конкурентную ситуацию в городе. За счет масштаба и разрекламированного брэнда такие компании могут экономить на многих статьях своего бюджета. А это означает, что они могут предложить более низкие цены для потребителей. В такой ситуации ООО «Автоматика-сервис» приходится включаться в более жесткую конкурентную борьбу, то есть снижать цены на услуги, а для этого нужно снизить затраты на производство, поэтому здесь не обойтись без продуманной и предусмотрительной политики, так как при всем при этом необходимо учитывать продвижение намеченной социальной политики по повышению заработной платы. Но пока влияние конкурентов можно назвать положительным, так как оно стимулирует развитие ООО «Автоматика-сервис» и позволяет сделать свой рынок предложения более конкурентным.
Анализ внутренней и внешней среды, как он проводится в стратегическом управлении, направлен на выявление угроз и возможностей, которые могут возникнуть во внешней среде по отношению к организации, а также сильных и слабых сторон, которыми обладает организация.
На предприятии имеются все уровни менеджмента. В структуру организации входят отделы, представленные всеми видами менеджмента от стратегического до кадрового, а также разнорабочие, юристы, медперсонал, специалисты узкого профиля организации.
В качестве демонстрации должностной инструкции электромонтера по ремонту и обслуживанию электрооборудования будут следующие обязанности:
1. Обеспечение работоспособности, ремонт и оперативное обслуживание электрооборудования
2. Обслуживание и ремонт электродвигателей
3. Монтаж и ремонт кабельных сетей
4. Своевременное выполнение производственных задач, отсутствие нарушений правил по охране труда и промышленной безопасности
2.2 Анализ использования системного подхода в управлении ООО «Автоматика -Сервис»
Весь процесс работы ООО «Автоматика-Сервис» состоит из взаимодействия внешних систем и внутренних подсистем. Следовательно результат определяется множеством внешних и внутренних взаимосвязанных процессов. Именно поэтому эффективное управление возможно только на основе системного подхода к управлению.
Для выявления угроз и возможностей, которые могут возникнуть во внешней среде по отношению к организации, а также сильных и слабых сторон, которыми обладает организация и разработаны определенные приемы анализа среды, которые применяются в стратегическом управлении. Известный метод SWOT является широко признанным подходом, позволяющим провести совместное изучение внешней и внутренней среды. Методология SWOT предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, а далее - установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегий организации. Рассмотрим список слабых и сильных сторон ООО «Автоматика-Сервис» в табл. 1
Таблица 1 Список слабых и сильных сторон ООО «Автоматика-сервис»
|
Сильные стороны |
Слабые стороны |
|
|
Квалифицированный Сервисный центр Успешная кредитная история и устойчивые финансовые показатели Дилерские договора с известными заводами Наличие собственной площадки и сервисного центра Позитивный Имидж компании в общественной жизни Компания обладает определённым политическим ресурсом, связями в администрации города 40 лет на рынке г. Братска |
Слабая рекламная компания (потребители не получают информацию о новых услугах ООО) Неправильная ценовая политика (цены завышены) Недостаточное количество услуг |
Таблица 2 Список угроз и возможностей, с которыми может столкнуться в будущем ООО «Автоматика-сервис»
|
Возможности |
Угрозы |
|
|
Улучшение сервиса и сокращение времени на обслуживание Возможность узкой специализации Развитие корпоративных клиентов Плотная интеграция с заводами и получение больших скидок Увеличение рентабельности, контроль над затратами Создание нового бизнеса по аренде техники |
Происходит изменение политики поставщиков Партнёрство с банком или финансовой организацией для реализации финансовых проектов Интенсивное появление конкурентов |
В управлении ООО «Автоматика-Сервис» сейчас можно выделить три основные составляющие:
1. Разработка представлений о конечных результатах деятельности и особенностях функционирования.
2. Разработка технологии (плана) осуществления медико-производственных процессов (иными словами - представлений о способах достижения ожидаемых результатов).
3. Обеспечение соответствия между теоретическими представлениями, с одной стороны, и реальными процессами и полученными результатами, с другой стороны.
Рассмотрение предприятия как системы позволяет выявить причины проблем, пересмотреть функции, структуру и организацию ее деятельности, а главное, наметить пути решения управленческих задач. Особое же значение системный подход приобретает:
1.при разработке и реализации целевых комплексных программ по различным видам услуг;
2. в разработке и реализации долгосрочных прогнозов и планов их развития;
3. в оптимизации распределения ресурсов в городском масштабе;
4. в обеспечении более обоснованных управленческих решений;
5. в создании системы организационно-правовой документации.
Важным является также обеспечение преемственности ремонтно-профилактических мероприятий, их поэтапности и обоснованности. В системном анализе нуждаются также цели, задачи и объекты изучения в рамках экономико-правовых исследований.
Общие правила использования системного подхода к управлению ООО «Автоматика-Сервис» можно сформулировать следующим образом:
1. Упрощению структуры системы способствует сокращение числа уровней управления, количества связей между компонентами системы и параметров модели управления.
Структура системы должна быть гибкой, с наименьшим количеством жестких связей, способной быстро перестраиваться на решение новых задач, предоставление новых услуг и товаров медицинского назначения.
2. Структура системы должна быть такой, чтобы изменения в вертикальных связях системы не оказывали существенного влияния на ее функционирование. Субъекты управления индустрией должны делегировать часть своих полномочий объектам управления, предоставляя им максимально возможную свободу и самостоятельность.
Количество горизонтальных связей между компонентами системы одного уровня должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. С одной стороны, сокращение числа горизонтальных связей ведет к повышению устойчивости системы, что придает медико-производственной деятельности большую оперативность. С другой стороны, широта горизонтальных связей позволяет в полной мере реализовать неформальные отношения между компонентами системы, способствует распространению профессиональных знаний, обеспечивает координацию совместных действий компонентов одного уровня, направленных на достижение цели системы.
3. Все процессы, происходящие в системе, а также вне ее пределов, непрерывны и взаимообусловлены. В силу множественности и сложности описания систем не нужно пытаться познать абсолютно все их свойства, оценить все их параметры. В каждом конкретном случае можно ограничиться набором самых существенных для системы показателей, распределив их по уровням иерархии.
Если в структуре системы ООО «Автоматика-Сервис» есть компоненты, не способствующие реализации ее главной цели (т. е. такие компоненты, без которых она и дальше могла бы успешно функционировать), то их следует, либо ликвидировать, либо перепрофилировать, переориентировав на выполнение других социально значимых функций в рамках системы, так и вне ее).
Изучение взаимодействия системы с окружающей средой надо проводить в следующей последовательности:
- построение «черного ящика»;
- уточнение требований к параметрам «выхода» системы;
- определение характера воздействия на систему факторов внешней среды;
- формулирование требования к «входу» системы;
- установление каналов обратной связи;
- проектирование процесса в системе.
Количество связей системы с внешней средой обязано быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Чрезмерный рост числа связей усложняет управляемость системы, а их недостаточность негативно сказывается на качестве управления.
Стратегия функционирования и развития системы ООО «Автоматика-Сервис» и ее компонентов должна строиться на основе иерархического дерева целей с использованием соответствующих оптимизационных моделей.
При построении дерева целей и в процессе оптимизации функционирования системы и ее компонентов необходимо как можно более активно искать и эффективно использовать любые проявления мультипликативности их функциональных свойств. Все субъекты ООО «Автоматика-Сервис» должны ориентироваться на единственно возможный для них сегодня инновационный путь развития. Повышению обоснованности инвестиций способствует изучение доминантных и рецессивных признаков всех служб, звеньев и подразделений индустрии услуг с целью выявления производственных объектов, наиболее перспективных с точки зрения инвестирования.
ООО «Автоматика-Сервис» с самого своего основания использует системный подход в управлении.
В числе наиболее существенных результатов внедрения системного подхода в управлении можно назвать:
- постоянное улучшение качества предоставляемых услуг и повышение удовлетворенности потребителей;
- повышение результативности и эффективности деятельности при сокращении затрат на оказание услуг;
- рост производственной и финансовой дисциплины;
- увеличение заинтересованности персонала в качестве, в том числе и через введение стимулирующих надбавок, а также создание такой атмосферы в коллективе, которая ориентирует персонал на долгосрочную перспективу;
- укрепление авторитета фирмы у населения, а также в профессиональных кругах.
При внедрении системного подхода, первое с чего началась работа в ООО «Автоматика-Сервис»- это отработка должностных инструкций. Как оказалось, унифицированные инструкции не отражали особенностей «Автоматика-сервис» , реалий и требований сегодняшнего дня.
Затем для поддержки нормативных актов были разработаны протоколы оказания услуг на основе отраслевых и международных стандартов. Ежемесячно проводится экспертиза качества услуг и контроль качества работы всех категорий. Отработаны и утверждены схемы внутриведомственной экспертной оценки качества услуг.
Каждый случай экспертной оценки вносится в журнал. Проводится мониторинг, анализ выявленных случаев некачественного оказания услуг и их причин, разработка мероприятий по их предупреждению.
Проводится обучение персонала по вопросам качества предоставления услуг, т.к. каждый сотрудник должен осознать необходимость учета и контроля качества услуг; понять, что экспертиза качества- такая же неотъемлемая часть работы, как выполнение тех или иных исследований. Это - своего рода стандарт работы.