стандартами, форматами и процедурами, утвержденными Федеральной налоговой службой России;
подписания передаваемых электронных документов электронной подписью и проверки электронных цифровых подписей, поставленных на полученных электронных документах. Проверка и подписание возможны при помощи средств, совместимых с аналогичными средствами налоговых органов;
шифрования передаваемых электронных документов при помощи средств криптографической защиты информации, совместимых с аналогичными средствами налоговых органов;
поддержки порядка взаимодействия участников информационного обмена при представлении налоговой декларации в электронном виде, утверждаемого Федеральной налоговой службой России.
Эти средства налогоплательщик может приобрести у соответствующих разработчиков или разработать самостоятельно. Важно только обеспечить наличие соответствующих сертификатов, которые подтверждают совместимость с аналогичными средствами, установленными в инспекциях.
Все средства криптографической защиты информации, что применяются для шифрования отчетности, должны в обязательном порядке иметь сертификат
Федерального агентства правительственной связи и информации России.
Общепринятая аббревиатура агентства – ФАПСИ. Это условие является обязательным. По законодательству России органам исполнительной власти использовать средства шифрования, если они не имеют правомочного сертификата, запрещается. В противном случае юридическая значимость электронных документов и обеспечение конфиденциальности обмена не гарантированы.
Слайд 94
Требования к хранению электронных документов
В соответствии с Методическими рекомендациями по организации электронного документооборота отправленные и принятые электронные
документы с электронной подписью подлежат хранению в хранилище.
Хранение обязательно совместно с соответствующими открытыми сертификатами электронных ключей подписи.
Электронные документы хранятся в хранилище электронных документов в сроки, установленные нормативными правовыми актами и приказами Федеральной налоговой службы России. Извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище электронных документов не менее шести месяцев по завершении процедуры документооборота.
Программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать электронных документов из хранилища электронных документов.
Программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают выгрузку на внешние носители электронных документов из хранилища в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов.
После автоматизации документооборота неизменно возникает вопрос о хранении документов. Сложности обеспечения сохранности электронных документов объясняются быстрым устареванием компьютерной техники, несовершенством информационных носителей и отсутствием успешных международных практик в этой области. Однако существуют документы, в которых описаны требования и рекомендации для хранения электронных документов.
Согласно требованиям
ГОСТ
«Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения. Из-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ, созданный много лет назад, будет невозможно прочитать из- за отсутствия необходимого программного обеспечения или устройства.
Поэтому необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей. Документ должен содержать и атрибуты для его
идентификации. Имея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтобы, не открывая каждый документ, пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки.
Организации должны разработать внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных документов. Это установлено Рекомендациями по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. Часть рекомендаций приведена в этом же документе, что существенно облегчает формирование внутренних нормативных документов.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел. Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров.
Номера являются составной частью их архивного шифра. Если документы передаются на обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять на футляре носителя. При хранении электронного документа в информационной системе шифр включается в метаданные контейнера документа.
Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что и архивный шифр хранения бумажных документов.
Дополнительно указывается отметка о статусе экземпляра электронных документов – основной или рабочий.
Архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива. В журнале фиксируются следующие данные:
- дата выдачи;
- фамилия и инициалы запросившего документ сотрудника;
- название структурного подразделения;
- заголовок и учетный номер выданного документа.
Слайд 95
Последовательность действий при отправке отчетности в
электронном виде
Согласно положениям Налогового кодекса России, формы отчетности, которые передаваются в налоговые органы по электронным каналам связи, должны соответствовать утвержденному формату представления. Это условие является обязательным. Формат утверждается Федеральной налоговой службой Российской Федерации. Сдавать отчетность в электронном виде по каналам связи может любая организация, если она состоит на учете в налоговой инспекции, которая подключена к системе представления налоговых деклараций в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Алгоритм действий при отправке налоговой отчетности следующий.
Этап первый – налогоплательщик отправляет отчет в налоговые органы.
Действия его при этом следующие.
Налогоплательщик отправляет отчет, который подписан электронной цифровой подписью, в налоговую инспекцию по электронной почте.
Необходимо отметить, что электронная цифровая подпись вводится программой автоматически при отправке письма.
Отчет проходит через оператора. Он фиксирует данное событие и время прохождения отчета.
Налоговая инспекция в течение суток отправляет налогоплательщику квитанцию или подтверждение о приеме отчета. Квитанция о приеме представляет собой тот же самый отчет, но подписанный уже двумя электронными цифровыми подписями. Первая подпись – это электронная подпись налогоплательщика. Вторая подпись – это электронная подпись налоговой инспекции.
Налогоплательщик получает от налоговой инспекции квитанцию о приеме отчета. Программа автоматически проверяет правильность
электронной цифровой подписи налоговой инспекции. Отчет, вложенный в подтверждение, автоматически сохраняется в реестре полученных отчетов.
Этап второй – налоговая инспекция отправляет налогоплательщику протокол проверки отчета. Действия налогоплательщика на этом этапе следующие.
Налоговая инспекция в течение суток отправляет налогоплательщику протокол входного контроля отчета. Протокол представляет собой электронный документ, подписанный электронной подписью налогового органа, в котором указаны результаты проверки отчета на соответствие требованиям формата.
Налогоплательщик получает от налоговой службы протокол входного контроля отчета и в течение суток отсылает его обратно в налоговую инспекцию со своей электронной подписью. Файл, подписанный двумя электронными подписями – своей и налоговой инспекции, налогоплательщик сохраняет в архиве.
Сдачей отчета считается дата поступления файла в налоговую службу.
Даже если отчет оправлен в последний день и в нем обнаружены ошибки, у налогоплательщика есть пять дней на отправку скорректированного отчета.
Этап третий – оператор связи отправляет налогоплательщику и налоговому органу подтверждение факта прохождения отчета через него.
Действия налогоплательщика при этом следующие.
Оператор в течение суток отправляет подтверждение налогоплательщику и налоговой инспекции, с указанием даты и времени прохождения через него отчетности. Этот электронный документ подписан электронной подписью оператора.
Налогоплательщик и налоговая инспекция получают подтверждение оператора и в течение суток высылают его обратно оператору связи со своими электронными цифровыми подписями. Файл, который подписан двумя электронными подписями – своей и оператора, они сохраняют в архиве.
Оператор получает подтверждения от налогоплательщика и налогового органа. На каждом подтверждении должно стоять две электронные подписи – оператора и налогоплательщика или налогового органа.
Оператор связи гарантирует доставку отчета до налогового органа.
Таким образом, после прохождения отчетностью этих трех этапов осуществится ее успешная отправка в электронном виде.
1 ... 11 12 13 14 15 16 17 18 ... 50
Слайд 96 Последовательность действий при отправке отчетности в электронном виде (Окончание.) Налогоплательщик, который пользуется системой сдачи отчетности в электронном виде по каналам связи, может считать цикл сдачи отчетности полностью выполненным, если он имеет:
во-первых, подтверждение оператора, подписанное электронной подписью оператора и самого налогоплательщика;
во-вторых, файл отчетности, подписанный электронной подписью самого налогоплательщика и налогового органа;
в-третьих, протокол, подписанный электронной подписью налогового органа, о результатах проверки на соответствие формату.
Такой порядок создает основу для корректного разрешения нештатных или же спорных ситуаций в связи со сдачей отчетности. Налоговые органы осуществляют проверку при получении электронного документа в налоговой инспекции. К примеру, налоговая отчетность отправлена не тем налогоплательщиком. В этом случае проверка электронной подписи даст отрицательный результат. Тогда файл не будет принят, а налогоплательщик получит соответствующее уведомление.
Другой пример – налоговая отчетность не дошла до налогового органа в силу возникших технических проблем на участке между оператором связи и налоговым органом или внутри налоговых органов. В этой ситуации налогоплательщик не получит подтверждение налоговой инспекции о том, что отчетность доставлена. Подтверждение представляет собой файл
отчетности с двумя электронными подписями и протокол входного контроля.
В этом случае срок сдачи отчетности засчитывается по дате и времени, зафиксированными в подтверждении оператора, а файл отчетности должен быть отправлен повторно.
Законодательную базу для перехода к безбумажной технологии сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи формируют следующие основные нормативные правовые акты:
- Федеральный закон «Об электронной подписи». Документ в электронном виде, подписанный электронной подписью, приобретает юридический статус. Это означает, что он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с собственноручной подписью и печатью;
- Федеральный закон «О внесении изменения в статью 80 части первой
Налогового кодекса Российской Федерации». Представление налоговой декларации в налоговый орган по месту учета налогоплательщика по установленной форме возможно на бумажном носителе или в электронном виде. Таким образом, налогоплательщики получили возможность представлять налоговую отчетность в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. При этом днем ее представления считается дата отправки файла.
Приказом Министерства по налогам и сборам России от 2 апреля 2002- го года утвержден порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В нем определены общие принципы организации информационного обмена при использовании системы безбумажной технологии. Таким образом, в соответствии с законодательством формы налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде, представленные в соответствии с установленными требованиями, являются оригиналами. Они имеют юридическую силу, подлежат хранению в архиве юридически значимых документов, могут использоваться в качестве доказательств в суде, а также
при рассмотрении споров в судебном порядке. Представление налоговой отчетности в электронном виде должно осуществляться строго через специализированного оператора связи, который оказывает услуги налогоплательщику. При этом налогоплательщик уже не обязан представлять ее в налоговый орган на бумажном носителе.
Слайд 97
Организация электронного документооборота счетов-фактур
Обратим внимание, что с первого января 2015 года установлены новые требования обязательного перехода на электронный документооборот.
Налогоплательщикам вменено в обязанность принимать от Федеральной налоговой службы России электронные требования на предоставление документов. Прием должен осуществляться по телекоммуникационным каналам связи. При этом налогоплательщики обязаны подтверждать получение данного требования. Подтверждение производится путем подписания электронной подписью извещения о получении требования и отправки этого извещения по тому же каналу связи. Таким образом, очевидность введения системы электронного документооборота становится бесспорной.
Кроме того, утвержден порядок выставления и получения счетов- фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи. Обмен электронными счетами- фактурами осуществляется через посредника – оператора электронного документооборота.
В настоящее время официально зарегистрировано около пятидесяти операторов электронного документооборота.
Официальный реестр доверенных операторов электронного документооборота можно посмотреть на сайте Федеральной налоговой службы России.
Обмен электронными счетами-фактурами допускается при обязательном использовании электронной подписи.
Таким образом, для участия в электронном документообороте продавцу или покупателю необходимо получить электронную подпись. Кроме того, необходимо оформить и представить оператору электронного документооборота заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
При выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности.
Оператор электронного документооборота, фактически являясь посредником взаимодействия покупателя и продавца, строго фиксирует факты передачи счетов-фактур и даты их получения. Подтверждение этих фактов отправляется участникам передачи данных. Это достаточно важный момент взаимодействия для обеих сторон. Связано это с тем, что датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца. Дата указывается в подтверждении этого оператора.
Датой получения покупателем счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления покупателю файла счета-фактуры продавца. Файл направляется оператором электронного документооборота, и дата указывается в соответствующем подтверждении оператора.
В случае выявления необходимости внесения изменений в счет-фактуру покупатель формирует изменения в счет-фактуру. Он должен подписать электронной подписью и направить уведомление о внесении изменений в данный счет-фактуру оператору электронного документооборота. Оператор перенаправляет данное уведомление продавцу. Продавец при необходимости вносит изменение в указанный счет-фактуру. В дальнейшем схема взаимодействия повторяет стандартную схему выставления/получения электронных счетов-фактур.