Документооборот электронных счетов-фактур регламентируется законодательно.
Согласно Налоговому кодексу Российской Федерации, счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе или в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки. При этом необходимо наличие у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Формат и порядок обмена установлены законодательно.
Приказом Федеральной налоговой службы России от 30 января 2012 года установлены форматы документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде. Реквизиты Приказа указаны на слайде 97.
Мы рассмотрели основные аспекты документооборота электронных счетов-фактур. Далее более подробно ознакомимся с порядком взаимодействия с оператором электронного документооборота.
Слайд 98
Оператор электронного документооборота
Операторы электронного документооборота – это коммерческие компании. Они на конкурентной основе обеспечивают обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Работа оператора в первую очередь связана с технической поддержкой данного процесса, поэтому к его выбору необходимо подойти серьезно. Прежде всего следует обращать внимание на опыт работы компании с электронными юридически значимыми документами, а также на наличие необходимых лицензий. Сейчас этим требованиям наиболее полно отвечают компании, которые предоставляют российскому бизнесу услуги по сдаче электронной отчетности в контролирующие органы.
Следует также обратить внимание, что оператор фиксирует все действия со счетом-фактурой, причем как со стороны покупателя, так и со
стороны продавца. При возникновении спорных ситуаций именно свидетельство оператора является решающим. Например, когда один контрагент подает на другого в суд или у налоговых органов возникают вопросы по конкретному документу.
Участник электронного документооборота получает у оператора идентификатор, реквизиты доступа и другие данные. Они необходимы для подключения к электронному документообороту счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
В случае изменения учетных данных, которые содержатся в заявлении, необходимо пред о
ставить оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные. Сделать это необходимо в течение трех рабочих дней со дня соответствующего изменения. Изменения могут быть разные, например меняются место нахождения организации, состав учредителей и так далее.
Оператор, в свою очередь, в течение трех рабочих дней с момента получения заявления осуществляет изменение учетных данных.
Стоимость услуг оператора зависит от количества отправляемых документов. Как правило, все входящие документы бесплатны.
При выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности.
В среднем отправка одного электронного документа обойдется в двадцать рублей. Если сравнивать с альтернативными способами доставки документов (почтой, курьером), то цена вполне приемлемая. Кроме того, этот вид передачи документов имеет ряд явных преимуществ.
Для работы с оператором потребуются Интернет, электронная подпись и специальная программа – СКЗИ, или полностью – средства криптографической защиты информации «КриптоПро». Это специальная программа для безопасной работы с электронной подписью.
Оператор в течение трех рабочих дней с момента подключения продавца или покупателя к электронному документообороту направляет в
налоговый орган по месту их нахождения сведения об учетных данных. А при изменении учетных данных в налоговый орган направляются сведения об этих изменениях. Подробно рассмотрев порядок электронного документооборота при сдаче отчетности в налоговые органы, изучим далее материалы о внешнем документообороте.
Слайд 99
Внешний электронный документооборот
В повседневной бизнес-деятельности компании обмениваются большим количеством документов со своими партнерами, например, заказами, счетами, накладными и прочим. В ходе обмена данными по факсу, электронной почте или телефону предприятия несут огромные потери. Они связаны не только с пересылкой, обработкой и хранением бумажных документов, но и ошибками ручного ввода.
С позиции организации документационного обеспечения управления можно выделить два уровня организации внедрения и использования элементов электронного документооборота – документооборот внутри организации и ее внешние коммуникации.
Безусловно, часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота взаимосвязана и взаимообусловлена. Вопросы внешнего документооборота должны регулироваться государственными и межведомственными актами, соглашениями сторон, которые участвуют в обмене электронными документами.
Потребность в электронном обмене документами между пользователями приводит к существованию нескольких вариантов сочетания элементов традиционного и электронного документооборота. Это такие элементы, как упрощенный вариант и комплексные технологии.
Комплексные технологии внешнего электронного документооборота сочетают следующие функции:
˗ регистрацию документов в корпоративной системе с вводом их файлов;
˗ отправку адресатам по электронной почте;
˗ автоматизацию процедуры регистрации документов, поступающих по электронной почте;
˗ использование средств криптозащиты, в том числе электронной подписи.
При использовании электронной подписи во внешнем электронном документообороте важно обратить внимание на следующие вопросы: первое – определить, какие категории документов должны в обязательном порядке заверяться электронной подписью (по номинальному или корреспондентскому признаку); второе – определить перечень лиц организации, которые будут пользоваться электронной подписью; третье – выбрать конкретный криптографический пакет; и четвертое – решить вопросы сертификации ключей.
Взаимодействие двух и более корпоративных систем в рамках технологии взаимоувязанного документооборота предполагает решение ряда различных по сложности проблем. Наиболее сложные проблемы носят преимущественно технический характер. Они касаются обеспечения взаимодействия корпоративных систем нескольких организаций и ведомств.
С другой стороны, это касается информационной безопасности и защиты информации в компьютерных сетях. Этот комплекс проблем лежит в сфере деятельности специалистов по информатизации и технической защите информации.
Что касается деятельности служб документационного обеспечения, то тут потребуется организационно-методическое взаимодействие организаций
– участников электронного документооборота. Это взаимодействие проявляется в вопросах унификации формы документов, форматов записи, принципов документооборота. Все это необходимо для достижения максимальной четкости в работе. Для успешного внедрения электронного документооборота во внешних коммуникациях организаций и
межведомственном обмене информацией необходимо использовать общие принципы и типовые решения. Также требуются согласованные действия разработчиков автоматизированных систем. Необходима дальнейшая концептуальная проработка политики в области автоматизации документооборота в государственном аппарате, обеспечения взаимодействия и совместимости используемых систем. Одним из инструментов для обмена бизнес-данными между деловыми партнерами выступает электронный обмен данными, или EDI [и ди ай]. Преимущества использования EDI-технологий представлены на слайде 99.
Слайд 100
Общая логическая схема устройства системы электронного
документооборота
При возможной передаче на архивное хранение встаёт проблема обеспечения хранения не только собственно документов, но и описания маршрутов их движения, специфических атрибутов, например электронной подписи. Необходимо сохранение конфигурации систем, возможно, даже версий программного обеспечения, на котором данные системы создавались.
Овладение этим инструментарием – задача непростая. Однако она позволяет существенно повысить рыночную стоимость выпускаемых специалистов этого направления. А также появляется возможность связать обучение технологиям документооборота с реальными потребностями и запросами организаций. Электронный документооборот включает ряд отдельных этапов. Общая логическая схема устройства системы электронного документооборота представлена на слайде 100. В конкретных реализациях некоторые компоненты могут отсутствовать или, наоборот, присутствовать в нескольких экземплярах. Следует сказать, что от того, насколько налажен на предприятии документооборот, зависит эффективность организации. В действительности уровень оформления документов – это визитная карточка, по которой можно судить об организации, а уровень развития документооборота – это степень уважения организации к себе.
Документооборот включает входящие, исходящие и внутренние потоки
– все зависит от вектора, по которому в организацию поступают документы.
Например
, это могут быть распорядительные документы руководства – указания, приказы, решения или документы от других организаций или клиентов.
Сегодня многие организации постепенно переходят от бумажного к электронному документообороту. В общем виде схема работы электронного документооборота проста: на сервере создается база данных, в которой хранятся созданные документы. Доступ к базе данных можно осуществлять через браузер. Как правило, поддержка браузера определяется создателем программного интерфейса. Доступ к базе документов можно осуществлять как по локальной, внутренней сети, так и через Интернет. Папки документов распределены в соответствии с иерархической структурой организации.
Создавать, редактировать, а также удалять документы имеет право только владелец документов.
В рамках обмена электронными документами российское законодательство позволяет использовать как формализованные, распознанные документы, так и неформализованные документы, или скан- копии.
Это позволяет внедрять систему электронного документооборота на отдельном предприятии, которое будет вынуждено обмениваться контрактами со своими еще пользующимися бумажными носителями контрагентами.
Исключение составляет только счет-фактура, поскольку здесь оба предприятия-контрагента должны согласиться на использование электронного обмена, об этом уже говорилось выше. К тому же обмен ими в силу приказа Министерства финансов России не может проводиться напрямую, а только через оператора электронного документооборота.
Существуют три способа ведения электронного документооборота на предприятии:
первый – через дилера с использованием общих методов шифрования, таких, как «КриптоПро» и «Руоткен»; второй – через дилера с разработкой уникальных протоколов шифрования; третий – создание собственного информационного отдела с приемом на работу программистов и инженеров.
Это общая схема документооборота на предприятии.
Далее для примера рассмотрим внедрение электронного документооборота в банковской сфере.
Слайд 101
Внедрение электронного документооборота в банковской сфере
Структура банковской системы очень сложная и требует высокой организованности, гибкости и эффективности – от этого во многом будет зависеть успех и прибыльность самого банка. В современном обществе развитие банка зависит во многом от того, насколько автоматизирован и организован банковский процесс. А это, в свою очередь, зависит от внедрения системы электронного документооборота.
В сфере банков особенно высоки требования к динамике бизнес- процессов. Бумажная работа с документами, необходимость собирать множество подписей значительно замедляют работу банковских сотрудников.
Использование электронных документов и электронной цифровой подписи существенно активизирует эту работу. Связано это с возможностью быстрого получения необходимых документов с подписями в электронном виде, не отходя от своего рабочего места.
Банковская система имеет ряд особенностей, и их нужно учитывать при внедрении электронного документооборота.
Банк – это финансовый агент, который обслуживает самые разные финансовые потребности своих клиентов.
Клиенты могут быть как физическими, так и юридическими лицами. Банк осуществляет предоставление кредитов, размещение средств на депозите, денежные
переводы, обмен валют, обслуживание пластиковых карт и многое другое.
Из-за предоставления таких разнообразных услуг в банке существуют несколько отделов. Кроме того
,
имеют место такие подразделения, как юридический отдел, бухгалтерия, отдел кадров, аналитический отдел, отдел маркетинга и другие. В каждом подразделении функционирует своя внутренняя документация.
Весь документооборот в банковском учреждении делится на административный и операционный.
Административный документооборот не связан с обслуживанием клиентов. Он связан с внутренней отчётностью банка, например внутренние приказы, распоряжения, служебные записки, внутренняя бухгалтерия и многое другое.
Операционный документооборотвозникает в процессе обслуживания клиентов банка.
К операционному документообороту можно отнести, например, заявку на получение кредита, договоры с клиентами и другие документы. Такой вид документооборота представляет всю основную деятельность банка, которая направлена на обслуживание клиентов и должна осуществляться в строго отведённый отрезок времени – операционное время.
Такая особенность всего банковского документооборота существенно отличает его от документооборота в других организациях. Наличие двух документных потоков определяет особую требовательность к автоматизации и внедрению системы электронного документооборота в банковской системе.
Система электронного документооборота, которую можно было бы с успехом применить в процессе автоматизации банковского дела, должна обладать следующими характеристиками:
˗ возможность обеспечить работу в распределённой сети;
˗ интеграция с другими системами банка;
˗ масштабируемость;
˗ возможность подписывать документы электронной цифровой подписью для ведения юридически значимого документооборота.
Задачи, которые решаются в процессе внедрения электронного документооборота в банковской сфере, представлены на слайде 101.
Внедрение электронного документооборота в банке – довольно сложный проект. Во время его реализации может возникнуть множество проблем. От правильного решения этих проблем зависит успешность внедрения системы и дальнейшее ее функционирование.
1 ... 12 13 14 15 16 17 18 19 ... 50