Курсовая работа: Создание информационной системы Служба доставки

Чтобы определить инструмент для реализации управления проектом используется пятый раздел Плана.

Шестой раздел представляет иерархическую структуру работ - это способ группировки элементов проекта, который упорядочивает и определяет общее содержание проекта. (Рисунок 2)

Рисунок 2 - Иерархическая структура работ

Седьмой раздел - это потребность в ресурсах, которая определяется трудоемкостью работ, отраженных в разработанной иерархической структуре работ.

Восьмой раздел - показывает укрупненный календарный план. Он разрабатывается на основе контрольных событий, информации из Устава проекта и информации из используемой методологии проектного управления.

Девятый раздел - называется критические факторы успеха. Он показывает условия, обеспечение которых на проекте может быть залогом успеха.

Главными разделами являются десятый и одиннадцатый - это допущения и ограничения по проекту со стороны исполнителя.

Десятый раздел - это набор условий, которые должны быть выполнены наряду с созданием продукта проекта для достижения результата проекта. Допущения обуславливают риски проекта; во время проекта происходит их мониторинг.

Одиннадцатый раздел - сводка правил управления проектом с приставкой "не", набор некоторых параметров проекта или его продукта, которые не будут реализованных в рамках данного проекта. К ограничениям так же относятся все факторы, которые могут послужить ограничением степени свободы участников команды. Как пример, можно привести такие ограничения: ограничения по бюджету, ограничение по срокам проекта (deadline), по человеческим ресурсам и т. д.

Двенадцатый раздел - это первоначально сформулированные риски. Важен он потому что, риски, которые были определены на ранних стадиях реализации проекта, помогут избежать грубых нарушений впоследствии.

В план управления входит План управления коммуникациями и План управления рисками.

Управление коммуникациями проекта (Приложение В) --управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации. Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. В качестве основных потребителей информации проекта выступают: заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта; поставщики при возникновении потребности в материалах, необходимых для выполнения работ; исполнители работ.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.

План коммуникаций является составной частью плана управления проекта. Он включает в себя: предмет коммуникации, цель коммуникации, частоту, дату начала и завершения, формат/средство связи и ответственное лицо.

В рамках проекта существуют следующие виды коммуникаций:

1 внутренние и внешние (накладные, документы по отчетности, расчеты с поставщиками);

2 формальные и неформальные (передача информации между куратором и руководителем должна поддерживаться документально. Общение между сотрудниками не документируются);

3 письменные и устные (печатные документы, рукописные документы, передача информации по факсу. Передача информации в диалоге, электронное общение, общение по стационарному телефону).

Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации. Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний. Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных. Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполнения включает: информацию о текущем состоянии проекта; информацию об отклонениях от базовых планов; прогнозирование будущего состояния проекта. Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально документированы.

Предмет коммуникации: отчеты о проделанной работе;

Цель коммуникации: контроль хода управления проектом информационной системы «Служба доставки»;

Частота коммуникации: еженедельно;

Формат/средство связи: по электронной почте и в бумажном виде;

Ответственное лицо: каждый участник команды проекта.

План коммуникаций обеспечит своевременный сбора и сохранение необходимой проектной информации и в дальнейшем может быть использован как шаблон при управлении другими похожими проектами.

Так же важным документом является План управления рисками. Причиной возникновения рисков являются неопределенности, существующие в каждом проекте. Риски могут быть "известные"- те, которые определены, оценены, для которых возможно планирование. Риски "неизвестные" - те, которые не идентифицированы и не могут быть спрогнозированы. Хотя специфические риски и условия их возникновения не определены, но большую часть рисков можно предвидеть. Процесс управления рисками предполагает проведение определенных шагов, в том числе: выявление предполагаемых рисков; анализ и оценки проектных рисков; выбор управления рисками; применение выбранных методов; оценку результатов управления рисками.

Управление рисками -- специфическая область менеджмента, требующая знаний в области теории фирмы, страхового дела, анализа хозяйственной деятельности предприятия, математических методов оптимизации экономических задач. Управление рисками осуществляется на всех фазах жизненного цикла проекта с помощью мониторинга, контроля и необходимых корректирующих воздействий.

Процесс управления рисками проекта обычно включает выполнение следующих процедур:

1 планирование управления рисками - выбор подходов и планирование деятельности по управлению рисками проекта;

2 идентификация рисков - определение рисков, способных повлиять на проект, и документирование их характеристик;

3 качественная оценка рисков - качественный анализ рисков и условий их возникновения с целью определения их влияния на успех проекта;

4 количественная оценка - количественный анализ вероятности возникновения и влияния последствий рисков на проект;

5 планирование реагирования на риски - определение процедур и методов по ослаблению отрицательных последствий рисковых событий и использованию возможных преимуществ;

6 мониторинг и контроль рисков - мониторинг рисков, определение остающихся рисков, выполнение плана управления рисками проекта и оценка эффективности действий по минимизации рисков.

Таблица 1 - Реестр рисков

Идентифицированные риски документируются в реестре рисков (Таблица 1).

Чтобы грамотно управлять проектом информационной системы были сформированы базовые документы - Устав и План управления проектом. Составив План управления проектом, стало ясно, зачем и как будет реализовано управление проектом, в какие сроки нужно собрать информацию, чтобы качественно управлять проектом, и какое программное обеспечение для этого необходимо.

Внедрение проектного управления потребовало немного изменений в деятельности данного предприятия, а конкретно в использовании некоторого технического и программного обеспечения, а также в организационной структуре организации. Управление проектом даст компании серьезные преимущества, поскольку позволит быстро реагировать на повышение ассортимента продукции и увеличение клиентов.

Для эффективного управления проектом вся необходимая информация структурирована. Суть структуризации сводится к анализу деятельности организации и формированию базовых документов по управлению проектом информационной системы.

Целью управления проектом является достижение заранее определенных целей при заранее известных ограничениях и целесообразном использовании возможностей, реагировании на риски.

документ план project управление

Глава 2. Реализация проекта информационной системы «Служба доставки» с использованием MS Project

Выбор программного продукта для управления проектом зависит от таких факторов как: масштаб и цели проекта. Управление проектом информационной системы «Служба доставки» будет осуществлено в таком программном обеспечении, как MS Project. Эта программа является удачной для данного проекта, т.к. он не финансируется, имеет небольшие масштабы и нацелен на стандартные результаты. Работа в MS Project требует от пользователя знакомства с теорией управления проектом и знания основных терминов и понятий.

MS Project, является мощным инструментом, помогающим управлять процессом планирования и выполнения проекта.

2.1 Планирование проекта

Процесс планирования в среде MS Project есть своя специфика. После того как были определены цели проекта и сформулированы основные этапы и определено их содержание - был создан план управления проектом. Он поможет занести данные в MS Project. Необходимо создать и структурировать список задач проекта (Таблица 2), для каждой задачи нужно определить длительность и установить зависимости между задачами. Планирование осуществляется способом расчета критического пути.

Структурное планирование включает в себя:

1 разбиение проекта на совокупность отдельных работ, необходимых для реализации проекта;

2 построение сетевого графика, где описывается последовательность выполнения работ;

3 оценка временных характеристик работ и анализ сетевого графика.

Основную роль на этапе структурного планирования играет сетевой график. Сетевой график - это ориентированный граф, в котором вершинами обозначены работы проекта, а дугами - временные взаимосвязи работ. График позволяет по заданным значениям длительностей работ найти критические работы проекта и его критический путь. Критической называется работа, для которой задержка ее начала приведет к задержке срока окончания проекта в целом.

Критический путь - это путь от начальной к конечной вершине сетевого графика, проходящий только через критические работы. Суммарная длительность работ критического пути определяет минимальное время реализации проекта. Нахождение такого пути сводится к нахождению критических работ в два этапа:

1 вычисление раннего времени начала каждой работы проекта;

2 вычисление позднего времени начала каждой работы проекта.

Чтобы вычислить критический путь для проекта информационной системы «Служба доставки», нужно определить работы по проекту, их длительность и предшественников.

Таблица 2 - Задачи проекта

После чего, как были определены работы по проекту, нужно отразить их в сетевом графике. (Рисунок 3)