Рисунок 3 - Сетевой график
В дальнейшем производится вычисление раннего и позднего времени и составляется сводная таблица, где высчитывается резерв времени. И по этой таблице строится итоговый сетевой график, что и будет являться критическим путем работ по проекту.
Проект обязательно нужно закончить по расписанию, для этого необходимо обратить внимание на задачи на критическом пути и назначенные им ресурсы. Если критическая задача занимает больше времени, чем ожидалось, или ресурсы для критической задачи неожиданно становятся недоступными, проект не будет выполнен к первоначальной дате окончания. Последовательность задач взаимосвязана с использованием зависимости задач. Хотя в плане проекта имеются последовательности взаимосвязанных задач, критический путь проекта определяется последовательностью задач, которая будет завершена последней.
В MS Project критические задачи определяются как задачи, которые не имеют запаса времени (резерва). Однако можно изменить условие, когда задача становится критической - тем самым делать задачу критической, если она имеет запас времени в один или два дня. Это удобно, если требуется получать предупреждения о том, что задачи становятся критическими, когда все еще остается запас в один - два дня.
Запас времени определяется как разница между датами. В случае критических задач (задач, не имеющих запаса времени) даты раннего и позднего окончания совпадают.
2.2 Ресурсы проекта
Эффективное управление ресурсами - одно из главных достоинств MS Project. Оценка ресурсов плановой операции призвана определить, какие ресурсы (человеческие, оборудование или материальные средства) будут использоваться и в каком количестве, и когда каждый из ресурсов будет доступен для выполнения проектных операций.
Ресурсы - это исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач проекта.
В Project представлено три типа ресурсов:
- трудовые ресурсы - это исполнители и оборудование, занятые в проекте;
- материальные ресурсы - материалы, потребляемые при выполнении задач проекта;
- затратные ресурсы - затраты, которые не связаны с использованием трудовых или материальных ресурсов, но должны быть учтены в плане проекта.
В данном проекте используются такие ресурсы как, канцтовары программное обеспечение (ПО), техническое обеспечение (ТО) и персонал (руководитель, администратор).
В MS Project для ресурсов определены свойства: доступность и стоимость. Доступность определяет, когда ресурс может работать над выполнением задач проекта, стоимость - затраты, связанные с использованием данного ресурса в проекте.
Для определения рабочего времени и выходных дней ресурса, может быть создан собственный календарь ресурса.
Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов.
Количество ресурсов в проекте ограничено.
Можно вводить ресурсы по мере их назначения задачам, или использовать список ресурсов, созданный для данного проекта.
В проекте - 10 задач, каждой задаче соответствует от 1 до 3 ресурсов. Это говорит о том, что перегруженности нет.
Далее составлен список человеческих и материальных ресурсов для работы с задачами проекта:
- Курбатов В.Е - разработчик проекта;
- Иванов Е.А - бизнес-эксперт проекта;
- Антипина С.Б - руководитель проекта;
- техническое обеспечение;
- программное обеспечение.
Для работы со списком ресурсов используется представление Лист ресурсов. доставка коммуникация информационный сетевой
Чтобы связать задачу и ресурс, используют назначения. Задачам могут назначаться трудовые, материальные и затратные ресурсы. Ресурсы назначаются задачам проекта для того, чтобы указать, кто или что необходимо для выполнения этих задач согласно календарному плану. После выполнения назначений задачи планируются в соответствии с календарями ресурсов и единицами назначения, что позволяет осуществлять более точное планирование. Одной задаче может быть назначено несколько ресурсов. Один ресурс может быть назначен нескольким задачам.
Выравнивание ресурсов - это процесс откладывания или разбиения трудозатрат ресурса по задаче в целях устранения превышения доступности. Вы можете использовать параметры диалогового окна «Выравнивание загрузки ресурсов», чтобы указать, как программа должна устранять превышения доступности ресурсов. Операцию выравнивания загрузки ресурсов часто приходится делать в процессе оперативного управления проектом.
Для выравнивания применяются следующие основные приемы:
1 уменьшение объема назначения ресурса на некоторую задачу. Это может привести к увеличению ее длительности пропорционально ежедневному уменьшению трудозатрат;
2 реорганизация сетевого графика работ. В результате параллельные задачи, на которые назначен перегруженный ресурс, становятся последовательными и перегруженность преодолевается;
3 замена перегруженного ресурса другим свободным ресурсом или несколькими свободными. В результате повышаются риски снижения качества и увеличения длительности задачи;
4 вставить перерывы в задачах или назначениях для ликвидации их пересечений. Наличие перерыва позволяет высвободить один или все ресурсы задачи, которые перестают быть перегруженными. Результат - увеличение длительности задачи;
5 учесть сверхнормативные трудозатраты ресурсов как сверхурочные. Сверхурочные трудозатраты назначаются сотрудникам в разумных пределах (не более 2 - 3 часов в сутки).
Любой из вышеперечисленных методов может привести к ухудшению показателей проекта - либо к увеличению длительности, либо к повышению стоимости, либо и к тому и к другому. Поэтому не существует никаких общих рекомендаций по выравниванию, которое в каждом конкретном случае выполняется в зависимости от индивидуальных особенностей проекта и ресурсов, а качество выравнивания существенно зависит от опыта менеджера проекта.
В системе имеется два способа выравнивания: автоматический и вручную. При автоматическом выравнивании MS Project сам пытается избавиться от перегрузки перемещением задач на другие сроки или вставкой перерывов между задачами, оперируя резервами времени некритических задач. При ручном выравнивании загрузки ресурсов используются следующие типовые приемы:
1 изменение объемов назначений;
2 замена одного ресурса другим;
3 редактирование распределения трудозатрат;
4 прерывание задачи;
5 перенос трудозатрат в сверхурочные.
В проекте информационной системы выполнено ручное выравнивание.
Это не произвело каких-то существенных изменений, поэтому автоматическое тоже уместно. Равномерное распределение трудозатрат в течение рабочего дня полезно не только тем, что ресурсы перестают быть перегруженными в плане проекта. В процессе распределения работ формируется их расписание, вплоть до момента начала и окончания определенной задачи в определенный день. Имея настолько детальный план работ, выполнять проект будет легче, поскольку в процессе выполнения проекта не придется думать о последовательности выполнения задач в течение дня, чтобы уложиться в срок и избежать простоя ресурсов.
2.3 Управление проектом
Управление проектом было осуществлено с помощью следующих процедур: создание гиперссылок, заметок и редактирование настраиваемых полей.
Чтобы сопроводить какую-либо задачу, ресурс или назначение заметкой, или документом нужно использовать вкладку Заметки диалогового окна сведений о задаче или ресурсе. Для быстрого отображения нужной вкладки диалогового окна можно на вкладке Задача (Ресурс) в группе Свойства нажать кнопку Заметки.
В проекте была создана заметка на ресурс Программное обеспечение. (Рисунок 4)
Гиперссылки можно создавать для задач, ресурсов и назначений. Особенно удобно это делать, когда документ, сопровождающий проект, слишком объемен, чтобы сохранять его в файле проекта. Гиперссылки можно создавать и на другие объекты: страницы Интернет, адреса электронной почты, различные элементы текущего документа. Чтобы создать гиперссылку нужно:
Рисунок 4 - Заметка к ресурсу
1. по любой ячейке задачи (ресурса, назначения) щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Гиперссылка;
2. в диалоговом окне Гиперссылка выбрать тип ссылки Файл;
3. при создании ссылки на файл с помощью элементов окна перейти в папку, содержащую нужный файл, и выделить его. Путь к файлу будет отображен в поле Адрес.
4. нажать кнопку ОК.
Гиперссылка была использована в проекте, для задачи Создание базовой документации, т.е. создана ссылка на документ с уставом проекта вместе с планом управления проектом. (Рисунок 5)
Рисунок 5 - Гиперссылка к задаче
Для создания нового поля проще всего на вкладке Проект в группе Свойства нажать кнопку Настраиваемые поля или нажать эту же кнопку на вкладке Формат в группе Столбцы. Можно также в любом представлении, в котором отображается таблица задач или ресурсов, щелкнуть правой кнопкой мыши по названию столбца и в контекстном меню выбрать команду Настраиваемые поля. Появится диалоговое окно Настраиваемые поля. Поля можно создавать как для таблиц задач, так и для таблиц ресурсов.
В проекте задачам были назначены Календари. Их вид - стандартный, т.к. весь персонал по проекту работает по стандартному графику. (Рисунок 6)
Рисунок 6 - Создание календарей
Из-за того, что систему уже можно считать начатой и что ранее были созданы базовые документы некоторые задачи нужно пометить как завершенные на 100 %. (Рисунок 7)
Рисунок 7 - Завершённые задачи
Описанная методика не претендует не универсальна, но она достаточно проста и логична, при этом позволила решить практические задачи проекта ИС «Служба доставки». Использование данного подхода позволит успешно, а так же в срок завершить проект. Правда, случались и сбои. Это происходило, потому что на задачу Создание системы отводится 20 дней, а трудовой ресурс предназначался один - поэтому программа выдавала, что доступность данного ресурса превышена. Но данная проблема была решена тем что объем работ этого ресурса в данной задаче был уменьшен со 100 % на 50 %.
Проект информационной системы реализован. Реализация началась с выбора программного обеспечения. Затем были созданы задачи с их продолжительностью и предшественниками, в программе был вычислен критический путь и построен сетевой график. Далее определены ресурсы. Тем временем эти задачи и ресурсы были занесены и связаны в программе MS Project. Для удобства работы со средой управления проектом, были осуществлены некоторые процедуры:
- создание заметок;
- гиперссылок;
- настраиваемых полей.
Так как произошел сбой по загруженности ресурсов и выравнивание ресурсов не помогло, нужно было решать проблему. И пришлось воспользоваться объемом работ этого ресурса в задаче. В итоге управление проектом работает корректно и без сбоев.
Заключение
В процессе написания курсовой работы были проделаны два основных процесса - это структуризация проекта и реализация проекта в MSProject. Структуризация включает в себя анализ деятельности предприятия, он помог определить необходимость внедрения информационной системы на предприятие. Так же первый раздел включает формирование базовых документов, они структурируют и обобщают всю информацию о проекте и об окружении проекта. В результате этого раздела получилось общее мнение о проекте в целом. Второй раздел описывает реализацию проекта в MSProject. Чтобы управлять проектом, были определены ресурсы, задачи и их взаимосвязь. Для того чтобы было удобно управлять проектом, были осуществлены основные процедуры, такие как гиперссылки, заметки и т.д.
В ходе работы был выполнен ряд задач:
1 проанализирована деятельность предприятия;
2 разработан Устав проекта и План управления проектом в соответствии с предметной областью предприятия;
3 осуществлено управление проектом в MSProject.
В результате достигнута цель курсовой работы - осуществлено управления проектом ИС для «Службы доставки»
После создания проекта ИС, можно ее реализовать с помощью технических средств. Информационная систему будет выполнять следующие задачи:
1 ведение учета программного обеспечения;
2 осуществление приема заявок от работников;
3 формирование документов ;
4 формирование отчетов: по остаткам, по резервам;
Исходя из потребностей предприятия, приоритетов решаемых задач, допустимых сроков и затрат на внедрение можно выбирать оптимальный вариант автоматизации. При этом очень важно, что на базе одной и той же системы можно проводить поэтапную автоматизацию, получая реальную отдачу на каждом шаге. Начав с внедрения стандартных и специализированных решений, можно эффективно решить основные задачи автоматизации, затратив при этом минимум времени и средств, а в дальнейшем развивать систему в соответствии с индивидуальными особенностями предприятия, не останавливая при этом ее эксплуатации.
Библиографический список
1 Емельянова Н.З., Партыка Т.Л., Попов И.И. Основы построения автоматизированных информационных систем : Учебное пособие. - М. : ФОРУМ : ИНФРА - М, 2008. - 416 с.