2.3. Создание таблицы

Создание таблицы производится в два этапа:

• определение структуры базы данных;

• ввод данных.

Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных:

1. перейти на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать;

2. в появившемся окне диалога Новая таблица выбрать подходящий вариант создания таблицы;

3. нажать кнопку ОК.

В Microsoft Access существует несколько способов создания таблицы.

1. Чаще всего используется режим конструктора, при котором в таблицу вводятся названия полей, описывается их формат, вводится комментарий, который позволяет облегчить анализ разрабатываемых таблиц, и определяется ключевое поле.

2 Создание таблицы при помощи мастера таблиц

• Переключиться в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных из других окон следует нажать клавишу F11.

• Выбрать значок Таблицы в списке Объекты и нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

• Дважды щелкнуть строку Мастер таблиц.

• Далее следовать инструкциям диалоговых окон мастера Создание таблиц.

Если в дальнейшем потребуется изменить или расширить созданную с помощью мастера таблицу, можно сделать это в режиме конструктора.

3. Создание таблиц путем ввода данных в таблицу

• Переключиться в окно базы данных.

• Выбрать значок Таблицы в списке Объекты и нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

• Дважды щелкнуть строку Режим таблицы. Появится пустая таблица. По умолчанию ее поля имеют имена «Поле1», «Поле2» и т. д.

• Переименовать используемые столбцы. Для этого дважды щелкнуть имя столбца, ввести новое имя столбца и нажать клавишу ENTER.

• Дополнительные столбцы можно добавлять в любое время. Можно также переименовать столбец.

• Ввести данные в таблицу.

4. Автоматическое создание таблиц по имеющимся данным

• Ввести данные непосредственно в пустую таблицу. При сохранении таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.

• Ввести в каждый столбец данные определенного типа. Например, в один столбец – фамилии, а в другой имена. При вводе чисел и значений дат и времени необходимо использовать согласованные форматы, чтобы Microsoft Access мог автоматически определить соответствующий тип данных и формат отображения столбца. Все столбцы с неизмененными именами, оставленные пустыми, будут удалены при сохранении таблицы.

• После ввода данные во все нужные столбцы нажать кнопку Сохранить на панели инструментов, чтобы сохранить таблицу.

• При сохранении таблицы выводится приглашение создать ключевое поле. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись в таблице, такие, как инвентарные номера или коды, еще не были введены, то рекомендуется нажать кнопку Да. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, уже введены, то это поле можно определить как ключевое.

2.4. Определение структуры таблицы

Структура таблицы может быть создана с использованием режима таблицы либо в режиме Конструктора, а также и с помощью Мастера таблиц.

Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора.

При определении структуры таблицы в режиме конструктора (рис. 3) устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных.

Имя поля может

состоять из 6-1

символов с

•уметом пробелов. Для

справки по именам полей

нажмите клавишу Н.

Р ис. 3. Таблица в режиме Конструктора

2.5. Присвоение имен полям и выбор типа данных

Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструктора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.

В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле (переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши ТаB). По умолчанию Microsoft Access присваивает полю текстовый тип данных. Щелкнув на стрелку в правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывшегося списка.

Так, например, тип данных Поле объекта ОLE указывает на возможность хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу MS Excel, документ МЗ Word, рисунки, графики и прочие объекты). Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Мастер подстановок позволяет создавать поле, в котором пользователь может выбрать значения из сформированного заранее списка. Список значений может быть задан либо фиксированным набором значений, которые вводятся пользователем при создании поля, либо списком значений из ссылочной таблицы или запроса.

В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.

2.6. Установка первичного ключа

Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и препятствует вводу повторяющихся блоков данных. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух различных записях. Ключевое поле помогает Мюгозоп Ассезз наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Указание поля счетчика в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика.

Простой ключ определяется полем, содержащим уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера. Ключевое поле не может содержать повторяющиеся или пустые значения. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать составной ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим». Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, следует добавить поле счетчика и сделать его ключевым. Например, не рекомендуется определять ключ по полям «Имена» и «Фамилии», поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей. Обычно в качестве ключа используются числовые поля.

Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора таблиц:

1) выделите поле, которое должно стать полем первичного ключа;

2) вызовите команду Правка > Ключевое поле или нажмите кнопку Ключ панели инструментов, или использовать контекстное меню.

Точно так же можно изменить ключевое поле или даже совсем его отменить.

2.7. Установка характеристик поля

В нижней части окна Конструктора таблиц указываются свойства каждого поля таблицы (табл. 1).

Таблица 1

Назначение свойств полей таблицы

Индекс — средство Microsoft Access, ускоряющее поиск и сортировку в таблице. Ключевое поле таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа МЕМО и «Гиперссылка» или полей объектов OLE.

Каждый тип данных связан с вполне определенным набором свойств. Например, поля данных текстового и числового типа имеют свойство Размер поля. В свойстве Формат логического поля задается одно из двух возможных значений, хранимых в этом поле данных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.

2.9. Сохранение структуры таблицы

Если структура была создана или изменена, ее необходимо сохранить. Для сохранения структуры таблицы:

1. Нажать кнопку Сохранить на панели инструментов или выбрать команду Файл >Сохранить.

2. Если таблица еще не сохранялась, то в появившемся диалоговом окне необходимо ввести имя таблицы в соответствующее поле.

3. Нажать кнопку ОК.

4. Если новая таблица не имеет ключевого поля, для автоматического создания ключа нажать кнопку Да.

3. Работа с таблицами

3.1. Ввод записей

Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к табличному представлению БД осуществляется с помощью кнопки Режим таблицы панели инструментов или с помощью команды Вид >Режим таблицы.

На панели состояния внизу экрана отображается описание каждого поля.

3.2. Переход на нужное поле или запись

Для перехода между столбцами и к следующей записи используется клавиша <Таb> или комбинация клавиш <Shift><Таb>.

Для перехода между записями также служат кнопки переходов в нижнем левом углу окна, где также отображается общее количество записей и номер текущей записи.

Для перехода к конкретной записи вместо номера текущей записи нужно ввести новый номер и нажать клавишу <Еnter>.

Переход к другой записи также может быть осуществлен с помощью команды Правка > Перейти.

3.3. Быстрый путь ввода данных

Копирование данных из предыдущей записи. Для копирования данных из аналогичного поля предыдущей записи в текущую надо нажать <Сtrl><"> (кавычки).

Вставка текущего времени или даты. Чтобы вставить текущую дату надо нажать <Сtrl><;> (точка с запятой).

Чтобы вставить текущее время надо нажать <Ctrl><:> (двоеточие).

Инструменты редактирования Windows. Для экономии времени при вводе данных также можно пользоваться инструментами редактирования Windows: вырезанием (<Ctrl><Х>), копированием (<Ctrl><С>) и вставкой (<Ctrl><V>) в буфер.

3.4. Сохранение данных

В Microsoft Access изменения сохраняются автоматически при следующих действиях:

• переход к следующей записи;

• закрытие режима таблицы или формы. Для сохранения записи без перехода к другой записи используется команда Записи►Сохранить запись.

3.5. Добавление и удаление записей

Обычно таблица имеет в конце пустую запись для добавления новых данных.

Для добавления данных в новую запись:

1. Перейти на первое пустое поле новой записи.

2. Ввести значение и нажать клавишу Tab для перехода к следующему полю.

Для удаления записей:

1. Выделить записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке слева от первой удаляемой записи и переместив указатель вдоль требуемых записей.

2. Нажать клавишу Del или использовать команду Правка►Удалить записи.

3. В появившемся окне необходимо подтвердить изменения, нажав кнопку ОК.

3.6. Вставка в запись рисунка или объекта

Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись.

Чтобы добавить рисунок или любой другой объект в запись: