Данные всех типов имеют свойство Подпись поля. Это свойство используется, чтобы дать столбцу табличного представления название, отличное от названия соответствующего поля.
Для добавления нового поля между уже существующими полями:
1) Установить курсор в поле, перед которым необходимо добавить новое поле;
2) Использовать команду Вставка >Строки.
Для удаления поля из БД:
1) Выделить всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо);
2) Использовать команду Правка >Удалить или клавишу <Delete>.
Для изменения порядка следования полей:
1) Выделить всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо);
2) Переместить с помощью мыши строку в новое место (над тем полем, перед которым хотите расположить).
1. Перейти в режим Конструктора таблиц.
2. Добавьте поле объекта OLE.
3. В режиме Таблицы установить курсор в нужную клетку и применить команду Вставка►Объект.
Если объект вставляется из существующего файла:
1. В появившемся окне выбрать переключатель Создать из файла.
2. Ввести полное имя добавляемого файла в поле «Файл» или нажать кнопку Обзор и выбрать имя требуемого файла.
3. Нажать кнопку ОК.
Если объект нужно создать:
1. Выбрать тип создаваемого объекта в поле «Тип объекта» (например, Точечный рисунок Paintbrush).
2. Нажать кнопку ОК.
3. После создания рисунка или объекта в приложении OLE выполнить команду Файл►Выход или Файл►Выход и возврат приложения OLE.
Подтвердить обновление объекта в Microsoft Access.
Сформировав таблицы и определив ключевое поле для каждой таблицы, между таблицами можно установить взаимосвязи которые будут поддерживаться при создании форм, отчетов и запросов и задать условия целостности данных этих таблиц.
При определении связи ключ в одной таблице содержит ссылки на конкретные записи в другой таблице. Ключ, на который имеется ссылка в другой таблице, называют внешним (или вторичным) ключом. Поле внешнего ключа определяет способ связывания таблиц Содержимое поля внешнего ключа (тип данных и размер) должно совпадать с содержимым ключевого поля. Эти поля также могут иметь одинаковые имена.
1. Выбрать команду Сервис►Схема данных.
2. Используя команду Связи►Добавить таблицу, указать имена таблиц, которые должны быть связаны. Названия каждой из таблиц со списками полей появятся в соответствующем окне.
3.Установить курсор в любую из таблиц на поле, по которому будет установлена связь, и «перетащить» это поле на связующее поле другой таблицы.
Активизировать флажок Обеспечение целостности данных. Данное действие позволит предотвратить случайное удаление или изменение связанных данных.
Если требуется установить более чем одну связь, в диалоговом окне Связи необходимо определить связующие поля, щелкнув в правой части клетки поля на стрелке, указывающей вниз, и выбрав нужное имя поля из открывшегося списка. От полей, указанных при определении связи, зависит тип создаваемой связи, который отображается в этом же окне:
1. Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы. Уникальный индекс — индекс, определенный для свойства Индексированное поле значением «Да (Совпадения не допускаются)». При этом ввод в индексированное поле повторяющихся значений становится невозможным. Для ключевых полей уникальный индекс создается автоматически.
2. Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс. В отношении «одии-ко-многим» главной таблицей является таблица, которая содержит первичный ключ и составляет часть «один» в этом отношении. Таблица со стороны «много» является подчиненной таблицей. Связующее поле (или поля) в ней с таким же типом информации, как в первичном ключе главной таблицы, является полем внешнего ключа.
3. Связь с отношением «многие-ко-многим» фактически представляет две связи с отношением «один-ко-многим» через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.
В случае если для какой-то из таблиц не было определено ключевое поле, то в поле Тип отношения отображается текст: «Не определено».
Для удаления связи: в окне Схема данных выделить ненужную связь и нажать клавишу Del.
Просмотр БД в виде формы позволяет видеть только одну запись из всех записей таблицы. Для автоматического создания простой формы:
1. Нажмите кнопку Окно базы данных панели инструментов для перехода в соответствующее окно.
2. Щелкните на вкладке Таблица.
3. Выберите нужную таблицу.
4. Выберите команду Вставка►Автоформа для создания формы, в которой значения каждой записи располагаются в один столбец, или команду Форма для создания формы с другими расположениями полей.
С помощью формы можно добавлять записи в БД. Для этого в окне формы следует щелкнуть на кнопке Новая запись и ввести новые данные в пустые поля формы.
1. В окне База данных выбрать вкладку Таблица или Форма, а затем дважды щелкнуть на имени соответствующего объекта, в котором необходимо найти и заменить данные.
2. Щелкнуть в любом месте поля таблицы, в котором будет осуществляться поиск.
3. Щелкнуть на кнопке Найти панели инструментов или выбрать команду Правка►Найти. Появляется диалоговое окно Поиск в поле. Заголовок окна содержит наименование соответствующего поля.
4. В поле «Образец» ввести последовательность символов, которую нужно искать.
5. В поле «Совпадение» указать: С начала поля, если данные, по которым ведется поиск, известны целиком и полностью, С любой частью поля, если поиск ведется по части данных, которая может оказаться в различных областях поля, например, по первым или последним трем символам.
6. Установить область и направление поиска.
7. Щелкнуть на кнопке Найти.
8. Если осуществляется поиск более чем одной записи, то для продолжения поиска щелкнуть на кнопке Найти далее.
9. Если других записей не найдено, Microsoft Access запрашивает, намерены ли вы продолжить поиск, начав с самой первой записи таблицы.
10. Щелкнуть на кнопке Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно, когда все записи найдены.
Для выполнения замены данных применяется команда Правка►Заменить.
Для выполнения сортировки данных в таблице или форме:
1. Выбрать в таблице или форме поле сортировки. В режиме таблицы выделить столбец для сортировки.
2. Для выполнения сортировки по возрастанию (А-Я) или по убыванию (Я—А) нажимить соответствующую кнопку панели инструментов или использовать команду Записи►Сортировка.
Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию. В Microsoft Access существует четыре вида фильтров:
1. Фильтр по выделенному фрагменту определяет, какие записи выводятся на экран путем выделения данных в таблице в режиме Таблицы. Если выделенный фрагмент отсутствует, по умолчанию в качестве условия воспринимается значение той ячейки, в которой стоял курсор.
2. Обычный фильтр по команде Изменить фильтр определяет, какие записи выводятся на экран путем выбора в качестве условия значения из списка значений каждого поля. (Использование закладки ИЛИ внизу экрана позволяет накладывать несколько условий на значения одного поля).
3. В поле Фильтр для (контекстного меню) условие задается непосредственно в контекстном меню для того поля, в котором это меню вызывалось.
4. Расширенный фильтр позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно.
В режиме работы с таблицами используют команду Записи►Фильтр►Расширенный фильтр. В окне Фильтр указывают все параметры интересующих записей, начав с указания поля, для которого нужно установить условия:
1. Перетащить выбранное имя поля в первую клетку строки «Поле» появившегося бланка фильтра или из предложенного в строке «Поле» бланка фильтра списка выбрать нужное поле, щелкнув на стрелке в правой части клетки поля.
2. В клетку «Условие отбора» вводят с клавиатуры соответствующее условие. В качестве условия может быть использовано любое выражение и подстановочные символы (* – исоответствует любому количеству букв, цифр или других символов, ? – соответствует любому текстовому символу, # – соответствует любой цифре, [...] – соответствует любому одному символу из заключенных в скобки и др.).
3. После нажатия клавиши ENTER Microsoft Access добавляет к построенному критерию недостающие символы (кавычки – для текста, знак # – для даты и т.д.) (рис. 4).