Р ис. 4. Использование расширенного фильтра

4. Для запуска операции фильтрации необходимо щелкнуть на кнопке Применить фильтр панели инструментов или использовать команду Фильтр >Применить фильтр. Для того чтобы отобразить все записи (вернуться к исходной таблице), применяют команду Записи►Удалить фильтр.

4.5.1. Использование условий отбора в запросах или расширенных фильтрах для получения определенных записей

Условия отбора — это ограничения, накладываемые на запрос или расширенный фильтр для определения записей, с которыми он будет работать. Например, вместо просмотра всех поставщиков компании, можно просмотреть только поставщиков из Литвы. Для этого необходимо указать условие отбора, отсеивающее все записи, кроме тех, у которых в поле «Страна» указано «Литва».

Чтобы установить условие отбора для поля в бланке запроса, введите выражение в ячейку Условие отбора для данного поля. В предыдущем примере выражением является «Литва». Могут быть использованы и более сложные выражения, например, «Between 1000 And 5000». Если запрос содержит связанные таблицы, то в значениях, указываемых в условии отбора для полей из связанных таблиц, учитывается регистр, то есть они должны соответствовать регистру значений в базовой таблице.

Для того же поля или для других полей можно ввести дополнительные условия отбора. Если выражения вводятся в несколько ячеек Условие отбора, то они автоматически объединяются с помощью операторов And или Or. Если выражения находятся в разных ячейках, но в одной строке, то Microsoft Access использует оператор And, что означает, что будут испрльзованы только записи, отвечающие условиям отбора, указанным во всех ячейках. Если же выражения находятся в разных строках бланка запроса, то Microsoft Access использует оператор Or, что означает, что использованы будут записи, отвечающие условиям отбора, указанным любой ячейке.

Можно также указать условия отбора для изменения результатов вычислений. При помощи условий отбора можно ограничить группы, для которых производятся вычисления, записи, включенные в вычисления, или результаты вычислений, выводимые на экран.

4.5.2. Ввод условия отбора в запрос или расширенный фильтр для получения соответствующих записей

1. Открыть запрос в режиме конструктора или выведите на экран окно расширенного фильтра для таблицы, запроса или формы.

2. Выбратьт первую ячейку Условие отбора для поля, для которого необходимо установить условие отбора.

Ввести выражение для условия отбора либо непосредственно, либо с помощью построителя выражений. Для вывода построитель выражений следует щелкнуть правой кнопкой ячейку Условие отбора и выбрать команду Построить.

Если запрос содержит связанные таблицы, то в значениях, указанных в условиях отбора для полей из связанных таблиц, учитывается регистр символов — они должны соответствовать регистру значений в базовой таблице.

При просмотре в запросе подтаблицы, окно расширенного фильтра содержит источник записей только для выделенной подтаблицы. Чтобы отфильтровать данные, содержащиеся в основной таблице или в другой подтаблице, следует закрыть окно расширенного фильтра, выделить основную таблицу или подтаблицу, для которой нужно установить условия отбора, и снова открыть окно расширенного фильтра.

Для ввода другого выражения в то же самое поле или в другое поле перейти в соответствующую ячейку Условие отбора и ввести выражение.

4.6. Удаление с экрана лишних данных

Для удаления с экрана лишних данных (полей):

1. Одного столбца – необходимо установить в него курсор и применить команду Формат►Скрыть столбцы;

2. Нескольких столбцов, а также восстановления их отображения – применяют команду Формат►Отобразить столбцы. После чего необходимо убрать флажки в названиях полей тех столбцов, которые следует убрать.

Скрытие столбцов в режиме таблицы не делает скрытым поле в режиме формы.

Так как команды из меню Правка: Копировать, Вставить, Найти и Заменить на скрытые столбцы не действуют, то для копирования нескольких столбцов из таблицы, в том числе не расположенными по соседству, достаточно скрыть ненужные столбцы, а потом копировать оставшиеся, а также выполнять операцию вставки этих столбцов.

Значения, находящиеся в скрытых столбцах, могут быть использованы в условиях отбора фильтра. При этом столбец остается скрытым после применения фильтра.

Для сохранения изменений отображения столбцов следует выбрать команду Файл►Сохранить.

4.7. Фиксация столбцов

Для того, чтобы зафиксировать столбцы, которые не будут уходить за край экрана при прокрутке таблицы:

1. Необходимо выделить столбцы, которые требуется зафиксировать, щелкнув курсором по его названию;

2. Применить команду Формат >Закрепить столбцы. (Если выделенных столбцов нет, при выполнении этой команды, фиксируется столбец, содержащий курсор). Если потребуется добавить к числу уже зафиксированных новые столбцы, используют ту же процедуру. Новые зафиксированные столбцы добавляются справа к зафиксированным ранее (перемещаются по таблице так, чтобы фиксируемые столбцы находились в левой части таблицы). Зафиксированные и незафиксированные столбцы разделяются жирной линией.

Для отмены фиксации столбцов следует выбрать команду Формат►Освободить все столбцы.

4.8. Создание простого отчета

Для автоматического создания простого отчета используют мастер отчетов:

1. В окне База данных выбирают вкладку Таблица;

2. Выбирают нужную таблицу;

3. Применяют команду Вставка►Автоотчет или нажимают кнопку Новый объект: Автоотчет панели инструментов для создания отчета, содержащего все поля и записи таблицы.

5. Создание запросов

5.1. Создание и открытие запроса

Использование запросов позволяет осуществлять различные формы доступа к одной и той же информации. Запрос – это объект БД, допускающий многократное использование. Результат запроса – представленный в табличном виде набор данных, который задается в режиме Конструктора. Запросы могут быть созданы как с помощью мастера, так и самостоятельно.

Для создания нового запроса:

1. В окне База данных выбирается вкладка Запрос и выбирается операция (нажимается кнопка) Создать.

2. Задается режим Конструктор.

3. В диалоговом окне Добавление таблицы указывают имена таблиц, по полям которых будет производиться запрос, нажимая кнопку Добавить после каждого указанного имени таблицы.

4. Нажать кнопку Закрыть.

Примечание: Добавить таблицу можно и в режиме Конструктора запроса, с помощью команды Запрос►Добавить таблицу.

Для создания запроса на основе открытой таблицы:

1. Выбрать имя таблицы в меню Окно для вывода на экран соответствующего окна;

2. Выбрать команду Вставка►Запрос;

3. В диалоговом окне Новый запрос выбрать режим Конструктора;

В режиме Конструктора, в специальном бланке запроса указываются условия отбора выводимых на экран полей и записей одной или нескольких таблиц и порядок их отображения.

Например, в бланке запроса (табл. 2) содержится 6 строк.

Таблица 2

Бланк запроса

Microsoft Access позволяет выполнять следующие типы запросов:

1. QBE-запросы (QBE – Query By Example – Запросы по образцу):

• запрос на выборку;

• перекрестный запрос;

• запрос на создание таблицы;

• запрос на обновление;

• запрос на добавление записей;

• запрос на удаление записей.

Каждый из этих типов указывается в меню Запрос после вывода на экран окна Запрос в режиме Конструктора. В некоторых случаях MS Access выводит на экран диалоговое окно непосредственно перед началом запроса, в других же – изменяет список полей бланка запроса так, чтобы можно было задать необходимые действия. После сохранения запроса MS Access использует специальные обозначения в окне базы данных, показывающие тип запроса.

2. Запросы на языке SQL (Structured Query Language – Структурированный язык запросов). SQL – стандартизованная форма составления запросов для обработки реляционных баз данных. При выполнении QBE-запросов они транслируются в соответствующие SQL-запросы.

5.2. Запрос на выборку

Запрос на выборку является самым распространенным типом запроса. Данный запрос определяет, какие записи или поля из одной или нескольких таблиц будут отображены при его выполнении.

Простой запрос на выборку можно создать с помощью мастера запросов.

Мастер простого запроса на выборку создает запросы для получения данных из полей, выбранных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно также вычислять суммы, количества и средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Однако нельзя ограничить количество записей, возвращаемых этим запросом, с помощью условий отбора.

1. В окне базы данных выбрать значок Запросы в списке Объекты и нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

2. В диалоговом окне Новый запрос выбрать мастера Простой запрос.

3. Нажать кнопку OK.

4. Указать имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, а затем выбрать поля, данные которых нужно использовать.

5. Если необходимо, следует указать дополнительную таблицу или запрос и выбрать нужные поля этой таблицы. Этот шаг повторяют до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля.

6. Далее необходимо следовать инструкциям диалоговых окон мастера. Последнее диалоговое окно позволяет либо запустить запрос, либо открыть его в режиме конструктора.

Если получился не тот запрос, который был нужен, можно снова запустить мастера запросов или изменить этот запрос в режиме конструктора.

Для выбора записей, удовлетворяющих определенным критериям:

1. В строке «Поле» щелкнуть в правой части клетки, после чего появится стрелка, указывающая вниз. Щелком по ней открывается список, из которого необходимо выбрать имя поля, по которому будет осуществляться запрос. Если запрос осуществляется по полям из разных таблиц, то сначала выбирается таблица щелчком по ней в строке «Таблица» и выбором имени нужной таблицы, что позволит ограничить список полей в строке «Поле». Если запрос будет осуществляться по нескольким полям, их имена должны быть отображены свободных клетках строки «Поле»;

2. Чтобы поле таблицы использовалось в запросе, в строке «Вывод на экран» флажок должен отображаться галочкой;

3. В строку «Условие отбора» вводится критерии выбора. (Для задания диапазона значений в окне Конструктора запросов могут быть использованы операторы: > (больше), >= (не менее), < (меньше), <= (не более) и Between (Выражение1), and (Выражение2) как с текстовыми и числовыми полями, так и с полями дат). Для ввода условия выборки можно использовать окно Построитель выражений (кнопка Построить панели инструментов или соответствующая кнопка контекстного меню).

Если это нужно, сохраните запрос для последующего использования.

Для выполнения запроса необходимо нажать кнопку с восклицательным знаком: Запуск панели инструментов или воспользоваться командой Запрос►Запуск.