ГЛАВА 12. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 12.1. Номенклатура дел Делами называют совокупность документов, относящихся к од- ному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную пап- ку. В отдельных случаях делом называют один документ.
Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и по- ступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения, не могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации – распределении и группировке документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).
В делопроизводстве существуют следующие основные признаки группировки документов в дела:
- по названию видов документов: приказы, договоры и т.д.;
- по содержанию документов (например: «Документы (договоры, переписка) по аренде оборудования за 2003 г.»);
- по объектам, фирмам-контрагентам (например: «Документы (до- говоры, переписка) по работе с АО «Звезда» за 2003 г.»);
- по корреспондентам (например: «Переписка с АО «Звезда» за 2003 г.»);
- по грифу ограничения доступа к документам (например: «Про- токолы заседаний совета директоров за 2003 г.»).
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию до- кументов организации, является составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный пе- речень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в органи- зации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.
Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики их работы или организаци- онно-правовой формы.
Номенклатура дел предназначена для классификации (распреде- ления и группировки)документов в дела, индексации документов
228
и дел и ведения справочной картотеки документов. Она используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел яв- ляется простейшим классификатором, позволяющим быстро разло- жить документы по папкам (делам).
В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации, кроме научно-технических документов и печатных изданий.
Номенклатуры дел подразделяются:
- на типовые,
- примерные,
- конкретного предприятия (индивидуальные).
Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подраз- деления и учреждения.
Типовая номенклатура дел составляется для учреждений с одно- родными типами деятельности и структурами. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией для соответствующих учреждений ведомства и является обязательным нормативным доку- ментом.
Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру органи- заций, является рекомендательной.
Номенклатура конкретного предприятия отражает документы одного конкретного учреждения и зависит от специфики его деятель- ности. На больших предприятиях могут составляться отдельные но- менклатуры дел структурных подразделений. В этом случае состав- ляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.
Составляется номенклатура дел делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприя- тия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут форму- лироваться наименования дел и определяться принципы их формиро- вания.
Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как мини- мум, в трех экземплярах: один хранится в деле в службе делопроиз- водства; второй является рабочим в этой службе; третий передается
229
в ведомственный архив предприятия. Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. После утверждения структурные подразделения получают выписки из соот- ветствующих ее разделов для использования в работе.
Разделами номенклатуры дел являются наименования структур- ных подразделений организации. Первый раздел – «секретариат»
(«дирекция», «служба ДОУ»). Остальные структурные подразде- ления располагаются после секретариата по степени значимости.
Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем – функциональные или вспомогательные службы с присвоени- ем им индексов. Каждое подразделение имеет свой порядковый номер (индекс).
В номенклатуре дел небольших организаций (без деления на структурные подразделения) в качестве разделов могут быть использованы направления деятельности предприятия или долж- ности руководителей: 01 – директор, 02 – заместитель директора и т.д. (или: 01 – руководство, 02 – основная деятельность, 03 – фи- нансы).
Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоенными им индексами. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например, индекс отдела кадров – 04, а дело включено в номенклатуру пятым.
Тогда индекс дела – 04-05.
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для дея- тельности предприятия документы, затем переписка и информацион- но-справочные документы. В конце раздела приводятся журналы уче- та или справочные материалы.
Заголовки дел должны быть по возможности краткими и точно передавать содержание документов в деле.
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в такой последовательности:
- название вида документа (например: «Приказы», «Договоры»);
- краткое содержание дела (например: «Приказы по личному со- ставу»);
- дата (период), к которой относятся документы дела (например:
«Переписка с АО «Вихрь» за 2003 г.»);
230
- название статистических форм, их номер или условное обозна- чение (например: «Акт инвентаризации расчетов с покупателями по форме ИНВ-17»);
- слово «копии», если дело составлено из копий документов
(например: «Договоры с поставщиками за 2003 г. Копии»).
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках не рекомендуется упо- треблять слово «материалы». Не допускается использование названий
«Разная переписка» или «Документы по общим вопросам».
В процессе ведения дел заголовки могут дополняться.
Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по Пе- речню документов с указанием сроков хранения со ссылкой на соот- ветствующую статью перечня. Вопросы о сроках хранения дел реша- ются архивистом предприятия и могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия или центральной экспертной комиссией.
Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру пред- приятий без изменений (ГОСТ Р 7.08-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизвод- ство и архивное дело») [23].
Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах, таких как
Государственная система документационного обеспечения управле- ния, Основные правила работы ведомственных архивов, Типовая ин- струкция по делопроизводству вминистерствах к ведомствах РФ.
Архивными учреждениями разработаны методические пособия по со- ставлению номенклатуры дел.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме.
Каждая их пяти граф имеет свое назначение (табл. 12.1).
Первая графа содержит индекс дела, включенного и номенклату- ру. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и по- рядкового номера дела в пределах этого подразделения. В конце раз- дела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для за- ведения дополнительных, непредусмотренных заранее дел.
Во второй графе перечисляются названия заголовков дел. Если документов, относящихся к одному делу, накапливается большое ко- личество, может быть сформировано дело в нескольких томах.
Третья графа заполняется в конце года и содержит сведения о ко- личестве томов.
231
Таблица 12.1
Образец сводной номенклатуры дел организации
АО «Компас»
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Генеральный директор
15.12.2002
№ 2
Подпись И.И. Иванов на 2003 г.
15.12.2002
Ин- декс
Заголовок дела (тома)
Кол-во дел
Срок хранения
Приме- чание
1.
Секретариат
1-1 Устав АО 1 пост. (ст. 13)
1-2 Протоколы совещаний руководства
2 пост. (ст. 5)
1-3 Приказы по основной деятельности
1 пост. (ст. 6а)
2.
Отдел изысканий
2-1 Годовые планы работы 1 пост. (ст. 13)
2-2 Договоры с организациями на проведение исследовательских и аналитических работ
3 5 лет (ст. 256)
2-3 Информационно-аналитические материалы
1 пост. (ст. 39)
2-4 Переписка с внешними организациями
2 5 лет (ст. 44)
3.
Бухгалтерия
3-1 Годовой баланс 1 пост. (ст. 105)
3-2 Лицевые счета по заработной плате сотрудников
4 75 лет (ст. 153)
3-3 Контракты, договоры с организациями
3 5 лет (ст. 44)
4.
Отдел кадров
4-1 Приказы по личному составу на сотрудников
1 75 лет (ст. 6б)
4-2 Личные карточки ф. Т-2 на сотрудников
1 75 лет (ст. 339)
Референт подпись
А.Л. Петрова
Зав. архивом подпись
И.В. Сидоров
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 2002 г.
Всего: 21 (двадцать одно) дело.
Референт подпись
А.Л. Петрова
Зав. архивом подпись
И.В. Сидоров
232
В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ве- домственного), в соответствии с которым срок установлен.
Пятая графа заполняется в течение года. В примечаниях указыва- ются отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о де- лах, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных делах и т.д. Иногда напротив каждого дела указывается также номер шкафа и номер полки, где оно хранится.
Количество дел (томов) в номенклатуре указывается, как правило, в конце календарного года (или при заведении второго тома дела).
В итоговой записи отдельно подсчитывается количество дел постоянно- го и временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет).
Количество дел считается с учетом переходящих дел.
Сводная номенклатура дел предприятия рассматривается и одоб- ряется экспертной комиссией предприятия, визируется его архиви- стом и направляется на согласование в государственный архив (если документы поступают на государственное хранение). После этого но- менклатура утверждается руководителем предприятия (табл. 12.2).
Если организация не сдает документы на государственное хране- ние, номенклатура дел может согласовываться с экспертной комисси- ей вышестоящей организации [11].
Таблица 12.2
Образец номенклатуры дел структурного подразделения вуза
Индекс дела
Заголовок дела (тома)
Кол-во дел
Срок хранения
Примечание
1 2 3 4
5 5-01
Приказы и инструктивные письма Минобрнауки Рос- сии по учебно-методичес- ким вопросам. Копии
До минования надобности
5-02
Приказы ректора и про- ректоров вуза по основной деятельности. Копии
До минования надобности
Подлинники в управлении делами
5-03
Положение о факультете
До замены новыми (ст. 38)
5-04
Должностные инструкции сотрудников
3 г. (ст. 56)
После замены новыми
5-05
Протоколы заседаний со- вета факультета
Постоянно
(ст. 571)
Отдельно по диссертациям
233
Продолжение табл. 12.2
1 2 3 4
5 5-06
Протоколы, постановле- ния комиссии по назначе- нию стипендий студентам, документы к ним (пред- ставления, заявления, справки)
5 л. (ст. 615)
Документы по утвержд. именных стипендий, списки стипендиатов – пост.
5-07
Протоколы заседания
Государственной аттестационной комиссии
75 л. ст. 593
В творческих вузах – постоянно
5-08
Годовой план работы факультета по учебной работе
3 г. (ст. 167)
5-09
Годовой отчет факультета по учебной работе
Постоянно
(ст. 575 а)
5-10
Отчеты руководителей о прохождении производ- ственной практики сту- дентов
5 л. (ст. 610)
5-11
Отчеты студентов о про- изводственной и педаго- гической практике
3 г. (ст. 611)
5-12
Документы об организа- ции педагогической, ста- жерской и других видов учебных практик (ин- структивные письма, ме- тодические указания)
3 г. (ст. 614)
5-13
Документы об организа- ции самостоятельной ра- боты студентов (справки, отчеты и др.)
3 г. (ст. 611)
5-14
Переписка с организация- ми и гражданами по во- просам работы факультета
5 л. (ст. 28)
5-15
Учебные и учетные карточки студентов
75 л. – в ЭПК
(ст. 499а)
Хранятся в личных делах студентов
5-16
Журнал учета учебной работы профессорско- преподавательского состава факультета
5 л. (ст. 618)
234
Окончание табл. 12.2
1 2 3 4
5 5-17
Журнал регистрации контрольных и курсовых работ
3 г. (ст. 616)
5-18
Журнал учета успеваемо- сти студентов
5 л. (ст. 605)
Сводные ведомости успеваемости – не менее 25 5-19
Журнал учета посещаемо- сти студентов
5 л. (ст. 605)
5-20
Журнал учета выдачи академических справок
Постоянно
5-21
Список студентов по группам
10 л. (ст. 514)
5-22
Зачетные и экзаменацион- ные ведомости
5 л. (ст. 597)
5-23
Расписание занятий
Один год
(ст. 602)
5-24
Заявления студентов дека- ну, объяснительные за- писки, медицинские справки, справки с места работы
Один год
(ст. 607)
5-25
Номенклатура дел декана- та факультета
5 л. (ст. 956)
5-26
Описи на дела, передан- ные в архив вуза, акты о выделении дел к уни- чтожению
3 г. (ст. 1176)
В архиве вуза –
постоянно
3
Декан факультета права
Н.И. Иванов
235
12.2. Формирование дел
Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация доку- ментов внутри дела.
Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохран- ности документов в организации, устанавливает порядок и организа- цию делопроизводства учреждения.
Распределение документов в дела производится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок форми- рования, хранения и оформления дел должен быть изложен в ин- струкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики от- дельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомствен- ный архив.
При формировании дел придерживаются определенного порядка:
- в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату доку- менты запрещается подшивать в дело;
- подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа). Черновики, варианты и раз- множенные копии в дело не помещают (исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на ко- торых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров);
- в дело включается один экземпляр документа;
- документы с разными сроками хранения формируются в отдель- ные дела. В исключительных случаях документы постоянного и вре- менного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, груп- пируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких доку- ментов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения.
Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»;
- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
- в дело группируют, как правило, документы одного года. Ис- ключение составляют переходящие и судебные дела, личные дела
236
(формируются в течение всего периода работы сотрудника) и учебная документация в учебных учреждениях (формируется за учебный год);
- документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов. Они должны иметь все не- обходимые реквизиты (дата, подпись, отметка об исполнении и т.д.);
- в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;
- документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, от- носящимися к ним, материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела;
- документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;
- приказы по основной (производственной) деятельности форми- руются отдельно от приказов по личному составу;
- документы по личному составу предприятия (личные дела, лич- ные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
- документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия.
Устав предприятия и другие учредительные документы форми- руются в самостоятельное дело.
Для дел, содержащих ценные документы, составляется внут- ренняя опись (рис. 12.1). В нее вносится каждый подшиваемый доку- мент. Опись помещается в начале дела с указанием индекса докумен- та, его даты, содержания и номера листа.
Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую – трудовые контракты (договоры) с работниками.
При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем. При небольшом объеме заводится одно дело, со- держащее входящие и исходящие письма и факты. Переписку пред- приятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией. Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, можно при-
237
менить объектовый признак формирования документов, т.е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, письма), относящиеся к одной организации.
1 ... 8 9 10 11 12 13 14 15 16