.2 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета
Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:
применение для учета хозяйственных операций журналов - ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;
совмещение в ряде журналов - ордеров синтетического и аналитического учета;
отражение в журналах - ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;
сокращение количества записей, благодаря рациональному построению журналов - ордеров и Главной книги.
Журналы - ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов и запись в них производят ежедневно либо с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов.
В журналы - ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Операции, по которым счета дебетуются, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Месячные итоги каждого журнала - ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.
В ряде журналов - ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим. Для сверки правильности записей в журналах - ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.
Проверенные месячные итоги журналов - ордеров записывают в Главную книгу. Для проверки правильности записей в главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам.
Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.
Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов - ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, что облегчает составление отчетов.
К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов - ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.
Учреждения и организации, состоящие на республиканском бюджете Российской Федерации и бюджетах национально - государственных и административно - территориальных образований осуществляют учет исполнения смет расходов по бюджету и внебюджетным средствам в соответствии с законом «О бухгалтерском учете», Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации и Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете.
Бухгалтерский учет исполнения смет расходов по бюджету и смет по специальным средствам, выполняемым по хозяйственным договорам, а также другим внебюджетным средствам ведется на едином балансе по плану счетов, предусмотренному Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете.
В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организации. Руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:
А) учредить бухгалтерскую службу, возглавляемую главным бухгалтером;
Б) ввести в штат должность бухгалтера;
В) вести бухгалтерский учет лично;
На практике бухгалтерский учет исполнения смет расходов учреждений осуществляется, как правило, централизованными бухгалтериями. При централизации учета за руководителями обслуживаемых учреждений сохраняются права распорядителей ассигнованиями, в частности: заключать договоры на поставку товаров и оказание услуг и трудовые соглашения на выполнение работ; получать в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды и разрешать выдачу авансов своим сотрудникам; разрешать оплату расходов за счет ассигнований, предусмотренных сметой; расходовать в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды учреждения; утверждать авансовые отчеты подотчетных лиц, документы по инвентаризации, акты на списание пришедших в ветхость и негодность основных средств и других материальных ценностей в соответствии с действующими положениями; разрешать другие вопросы, относящиеся к финансово - хозяйственной деятельности учреждений. Централизованная бухгалтерия представляет руководителям обслуживаемых учреждений необходимые им сведения об исполнении смет расходов в сроки, установленные главным бухгалтером централизованной бухгалтерии по согласованию с руководителями этих учреждений.
Учреждения расходуют государственные средства в соответствии с целевым назначением и в меру выполнения мероприятий, предусмотренных сметами, строго соблюдая финансово - бюджетную дисциплину и максимальную экономию материальных ценностей и денежных средств.
Бухгалтерский учет должен обеспечить систематический контроль за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятием, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.
На основании проведенного анализа нормативных документов по бухгалтерскому учету пришли к заключению о необходимости более детального изучения особенностей ведения бухгалтерского учета в бюджетной организации по видам хозяйственных операций(учет и анализ движения материальных запасов) на примере ГУ МЧС России по Магаданской области.
1.3 Материальные запасы, их классификация, оценка, задачи учета
Необходимым условием организации деятельности данного государственного учреждения для выполнения поставленных перед ним задач является обеспечение его материальными ресурсами: материалами, топливом, энергией, вещевым довольствием, оборудованием, машинами, механизмами, запасными частями и т.д.
Постоянное увеличение используемых в деятельности орудий труда, расширение сферы работ и исполнение возложенных задач, ввод в действие основных фондов и поддержание капитальных объектов требуют все большего и большего количества материалов, топлива и энергии и т. п.. Материалы, топливо и энергию объединим в данном контексте общим понятием - материальные запасы (дальше в тексте МЗ).
В бухгалтерском учете, ГУ МЧС России по Магаданской области, в качестве материальных запасов принимаются активы:
- используемые при осуществлении деятельности в пределах своей компетенции по организации и ведению гражданской обороны, экстренному реагированию при чрезвычайных ситуациях, в том числе по чрезвычайному гуманитарному реагированию, защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и пожаров, обеспечению безопасности людей на водных объектах на территории субъекта Российской Федерации.
- используемые для управленческих нужд (вспомогательные материалы, топливо, запасные части и др.).
Для правильной организации учета материалов важное значение имеет их классификация. В зависимости от той роли, которую играют разнообразные материальные запасы в процессе деятельности организации, их подразделяют на следующие группы: сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, отходы (возвратные), топливо, тара и тарные материалы, запасные части, инвентарь и хозяйственные принадлежности.
Сырье и основные материалы - предметы труда, приобретаемые со стороны, которые являются необходимым компонентом при выполнении работ, оказании услуг.
По данной калькуляционной статье, как правило, происходит самое большое движение стоимости.
Вспомогательные материалы используют для воздействия на основные материалы, для обслуживания и ухода за орудиями труда и облегчения процесса производства или в хозяйственной деятельности организации.
Из группы вспомогательных материалов в связи с особенностью их использования в отдельную группу выделяют топливо, тару и тарные материалы, запасные части.
Топливо - подразделяют на технологическое (для технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (на отопление).
Запасные части используют для ремонта и замены износившихся деталей машин и оборудования (объектов основных средств).
Тара и тарные материалы - предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции (мешки, ящики, коробки).
Следует иметь в виду, что деление материалов на основные и вспомогательные носит условный характер и нередко зависит лишь от количества материала, использованного на различные виды деятельности.
Покупные полуфабрикаты - сырье и материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой продукцией. В изготовлении продукции они выполняют такую же роль, как и основные материалы, т.е. составляют их материальную основу.
Часть материальных запасов организации - инвентарь и хозяйственные принадлежности - используется в качестве средств труда в течение не более 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев (инвентарь, инструменты и т.д.).
Прочие материалы - материальные ценности, полученные от выбытия основных средств, которые не могут быть использованы как материалы, топливо или запасные части; изношенные шины и утильная резина и т.п.
Указанные классификации материальных запасов используют для построения синтетического и аналитического учета, а также составления статистического отчета об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплуатационной деятельности.
Для учета материальных запасов применяется следующий счет:
«Материальные запасы»;
К счету 010500000 «Материальные запасы» применяются следующие субсчета:
«Продукты питания»;
«Горюче-смазочные материалы»;
«Строительные материалы»;
«Мягкий инвентарь»;
«Прочие материальные запасы»;
«Готовая продукция»
Внутри каждой из перечисленных групп материальные ценности подразделяются на виды, сорта, марки, типоразмеры. Каждому наименованию, сорту, размеру присваивают краткое числовое обозначение (номенклатурный номер) и записывают их в специальный реестр, который называют номенклатурой-ценником. В номенклатуре-ценнике указывают также твердую учетную цену и единицу измерения материалов. Кодирование номенклатуры-ценника обычно осуществляют по смешанной порядково-серийной системе, используя семи восьмизначные коды. Первые два знака указывают синтетический счет, третий определяет субсчет, один или два следующих знака означает группу материалов, остальные - различные признаки, характеристики материала. Информация, содержащаяся в номенклатурах-ценниках, относится к условно-постоянной. Она записывается на машинные носители и многократно используется для получения необходимых выходных данных.
Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Фактической стоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации). Не включаются в фактические затраты на приобретение материальных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связанны с приобретением материальных запасов. Затраты по доведению материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включают затраты организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг. Фактическая стоимость материальных ценностей при их изготовлении силами организации складывается из фактических затрат, связанных с производством данных ценностей. Фактическая стоимость материальных запасов, внесенных в счет вклада в уставный капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Фактическая стоимость материальных запасов, полученных организацией по договору дарения или безвозмездно, определяется исходя из их рыночной стоимости на дату оприходования, а приобретенных в обмен на другое имущество (кроме денежных средств) - исходя из стоимости обмениваемого имущества, которая устанавливается исходя из цены, по которой в сравниваемых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных ценностей.
Материальные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимают к бухгалтерскому учету на за балансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре. Оценка материальных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету.
Материальные ценности отражают на синтетических счетах по фактической стоимости их приобретения или учетным ценам.
Фактическая стоимость материальных ресурсов определяется исходя из затрат на их приобретения, предоставленный поставщиком этих ресурсов; привлекаемым для приобретения запасов (до их принятия к учету); наценки; комиссионного вознаграждения, уплаченного снабженческим, внешнеэкономическим организациям; таможенных пошлин; расходов на транспортировку, хранение и доставку материальных запасов до места их использования, если они не включены в цену приобретения; затрат по доведению запасов до состояния, пригодного к использованию в запланированных целях; иных затрат, непосредственно связанных с приобретением материальных запасов.
Фактические затраты по приобретению материальных запасов определяются с учетом суммовой разницы, возникающей до принятия запасов к учету, в случае, когда оплата производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте.
Исчисление фактической стоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значительных затрат труда и времени. Поэтому фактическую стоимость заготовления исчисляет лишь небольшая часть организаций по основным видам сырья и материалов. На большей части организаций текущий учет материальных ценностей ведут по твердым учетным ценам - по средним покупным ценам, по плановой стоимости.
С появлением компьютеров и электронной маркировки создается все больше возможностей исчисления фактической себестоимости отдельных видов материальных ресурсов.
Планом счетов разрешается осуществлять синтетический учет материальных ценностей на счетах 010500000 "Материальные запасы" по учетным ценам, в качестве которых используются плановая стоимость приобретения, средние покупные цены.
Средняя стоимость определяется по каждому виду запасов как частное отделение общей стоимости вида запасов на их количество; соответственно складывающихся из стоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам в течении месяца.
В течение отчетного месяца материальные ресурсы списываются на производство (как правило, по учетным ценам).
.4 Документооборот использования материалов как источник анализа. Формы первичных учетных документов
Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль над движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.