Изменение сумм расходов за два изучаемых периода характеризуется данными табл. 2.
Таблица 2. Анализ изменений кассовых и фактических расходов за 2004 и 2005 гг. по ст.110340 «Увеличение стоимости материальных запасов»
Вид расходов по ст.1103402004 г.2005г.Темп прироста, %Кассовые4053481452569839+ 29,7Фактические4325152555889490+ 29,2
Согласно представленным показателям, можем сделать вывод о том, что наблюдается почти равномерный рост кассовых и фактических расходов в течение двух последних лет. Так кассовые расходы в 2004 г. по сравнению с 2005 г. выросли на 29,7 %, а фактические - на 29,2 % с преобладанием темпов роста кассовых в 1,7 раза, что является одним из факторов, влияющих на снижение кредиторской задолженности.
Помимо ассигнований из бюджета бюджетные учреждения в результате своей хозяйственной деятельности привлекают также средства из других источников, которые принято называть внебюджетными.
Проанализируем в табл. 3. отчет об исполнении сметы расходов по внебюджетным средствам.
Таблица 3. Сравнительная характеристика доходов и расходов, отражающих движение средств на субсчете 110340 «Увеличение стоимости материальных запасов» за 2004 и 2005 гг.
Наименование показателя2004 г.2005г.Темп прироста, %Доходы858553139834562,9Расходы968100125703529,8
Произведенные расчеты говорят о том, что доходы в 2005 г. по сравнению с 2004 г. возросли на 62,9 %. В основном увеличение произошло за счет поступлений из внебюджетных средств. Расходы увеличились лишь на 29,8 % в 1999 г. по сравнению с 2004 г. или на 288935 р.
В данное время учреждение ГУ МЧС России по Магаданской области в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях от 10.02.2006 г. № 25-н включает в перечень средств, полученных за счет внебюджетных источников: средства, полученные от предпринимательской деятельности, целевые средства, безвозмездные поступления, средства, поступившие во временное распоряжение учреждения, средства, полученные от государственных внебюджетных фондов, а также средства, поступающие от реализации материальных ценностей, приобретенных за счет бюджетных средств.
Содержание анализа материальных запасов определяет его задачи. К ним относятся:
характеристика полноты удовлетворения заявок на материальные запасы, комплектность и своевременность их поставки;
определение полноты и рациональности использования материальных запасов;
выявление и изучение причин недостатков в обеспечении материальными запасами и выявление причин недостаточно полного использования этих предметов.
В процессе анализа обеспеченности ГУ МЧС России по Магаданской области материальными запасами, прежде всего устанавливается уровень их потребления на текущий год и его изменение по сравнению с предыдущим годом. Он измеряется стоимостью израсходованных материальных запасов в текущем году на нужды учреждения в расчете на основную производственную единицу нагрузки.
Приведем пример изменения уровня потребления материальными запасами в ГУ МЧС России по Магаданской области на данных таблицы.
Таблица 4. Характеристика изменения уровня потребления материальных запасов в расчете на один рабочий день
ПоказательГодИзменение(+,-) (гр.3-гр.2)предыдущий отчетныйРасход материальных запасов на нужды учреждения, руб. Среднегодовое количество дней Потребность материальных запасов в расчете на 1 день118224 30 3940129700 30 4323+11476 - +383
Уровень потребления материальными запасами увеличился с 3940 до 4323 руб. в расчете на один день, или на 9,7(4323:3940)х100-100)%. Это является свидетельством дальнейшего укрепления материальной базы, увеличение бюджетных ассигнований.
В процессе анализа обеспеченности учреждения материальными запасами необходимо учитывать ее зависимость от финансирования расходов. При определении потребности в первую очередь учитывается сумма денежных средств, выделяемая на приобретение материальных запасов. В этих условиях большое значение имеет соблюдение соответствия приобретаемых предметов потребности учреждения в них по назначению, качеству и стоимости.
.3 Порядок учёта операций по централизованному снабжению. Документооборот
Одним из основных видов поступлений МЗ в ГУ МЧС России по Магаданской области являются централизованные поставки из Дальневосточного регионального центра ГУ МЧС г.Хабаровск (далее по тексту ДВРЦ ГУ МЧС).
Приемка материальных ценностей по централизованному снабжению производится в установленном порядке.
ФЭО (Финансово экономическое отделение) ГУ МЧС России по Магаданской области принимает извещения (ф. 504805) в двух экземплярах, где проверяется их соответствие правильности оформления, после чего один экземпляр извещения отправляется поставщику.
Отдел материально-технического снабжения производит проверку соответствия объемам, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих параметров; следит за их прибытием и сообщает заказчику о поступлении и отражении в бюджетном учете этих ценностей. На основании нарядов и товарно-транспортных накладных об отправке в адрес получателя материальных ценностей завскладом оформляет акты приёма-передачи в двух экземплярах, один из которых передаётся в бухгалтерию для оприходования. В случае неполучения материальных ценностей в период, достаточный для их транспортировки, отдел материально-технического снабжения сообщает об этом поставщику (ДВРЦ ГУ МЧС) для принятия мер к розыску и доставке их адресату.
Вышестоящее учреждение-поставщик (ДВРЦ ГУ МЧС) производит следующие записи по расчетам за материальные ценности в порядке централизованного снабжения учреждения, т.е. ГУ МЧС России по Магаданской области :
·на перечисление аванса по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020619560,020620560,020622560) и кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» (030405310,030405320,030405340); на основании полученных от ДВРЦ оправдательных документов (счетов, накладных и др.)
·на отправленные ценности в ГУ МЧС России по Магаданской области; - по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств» (030404310, 030404320, 030404340) и кредиту счетов 030219730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств», 030220730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»;
·уменьшение кредиторской задолженности в счет перечисленных ранее авансов за полученные ценности - по дебету счетов 030219830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств», 030220830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению нематериальных активов», 030222830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020619560, 020620560, 020622560).
Одновременно с этим вышестоящее учреждение (ДВРЦ) высылает в ГУ МЧС в централизованную бухгалтерию Извещение (ф.0504805). К Извещению (ф.0504805) прилагается копия счета поставщика на отправленные в адрес ГУ МЧС материальные ценности:
·030222830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» и кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» (030405310,030405320,030405340).
ГУ МЧС России по Магаданской области по получении Извещения (ф.0504805) и копии счета поставщика на отправленные в адрес грузополучателя материальные ценности производятся следующие записи:
·на сумму поступивших материалов или возвратной тары - по дебету счете 010604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)» и кредиту счета 030404340 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателя средств по приобретению материальных запасов»;
·на сумму нефинансовых активов, отправленных поставщиком, но не поступивших к моменту получения Извещения (ф.0504805),- по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010700000 «Нефинансовые активы в пути» (010701310, 010702320, 010703340) и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 «Внутренние расчеты между главными распорядителями распорядителями (распорядителями) и получателями средств» (030404310, 030404320, 030404340). При получении этих активов дебетуются соответствующие счета аналитического учета счета 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010601310, 010602320, 010604340) и кредитуются соответствующие счета аналитического учета счета 010700000 «Нефинансовые акты в пути» (010701410, 010702420, 010703440).
.4 Порядок учёта операций и движение материалов при снабжении от прочих поставщиков. Документооборот
Поступление материальных запасов от прочих поставщиков производится согласно заключенных договоров поставок.
На поступившие от поставщиков согласно заключенным с ними договорам, расчетные документы, такие как счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные производится первичная регистрация и проверка этой документации в отделе снабжения, где проверяется соответствие их условиям поставки, предусмотренным договором: по ассортименту, ценам, количеству, способу и сроку поставки. В результате проверки на расчетных документах делается отметка о полном или частичном согласии на оплату поступивших ГСМ, после чего платежные документы передаются в бухгалтерию для оплаты. В свою очередь бухгалтерия производит контрольную проверку реквизитов расчетных документов:
1.Название документа;
2.Дата составления документа;
.Содержание хозяйственной операции;
.Основание для её совершения;
.Единицы измерения;
.Подписи ответственных лиц;
.Печать
После завершения всех операций по проверке расчетных документов бухгалтерией производится оплата поставщику через банк.
По завершении банковских операций и подтверждении платежа, которым является платежное поручение, все выписанные поставщиком и оплаченные покупателем счета-фактуры регистрируются в книге покупок. Она ведется в соответствие с установленными требованиями: составляется за каждый отчетный месяц с приложением всех оприходованных и оплаченных счетов-фактур поставщика и хранится в течение 5 лет. Наличие книги покупок необходимо для обеспечения полной и достоверной информации.
Для получения оплаченных талонов ГСМ материально - ответственному лицу бухгалтерией выписывается доверенность (ф. № М-2) с указанием наименования и количества. Полученные талоны учитываются на счете 020105000 «Денежные документы» и хранятся в кассе учреждения.
Движение талонов материально-ответственным лицом, т.е. кассиром учитывается в специальной книге движения талонов в количественном выражении по маркам нефтепродуктов и купюрам. В целях контроля книга должна быть пронумерована, прошнурована ,подписана руководителем и главным бухгалтером учреждения , скреплена печатью. Записи в книге делаются на основе приходования и использования талонов на нефтепродукты. В сроки, предусмотренные документооборотом и утвержденные руководителем организации, материально-ответственное лицо, т.е. кассир на основе приходных и расходных документов составляет отчёт о движении талонов и представляет в бухгалтерию.
При получении от материально-ответственного лица отчёта о движении талонов, бухгалтерия производит проверку правильности оформления документов (рапортов, накладных), наличие подписей: начальника отдела материально-технического обеспечения и руководителя ГУ МЧС по Магаданской области. После документальной проверки, данные разносятся в программе 1С «Бухгалтерия».
Аналитический учет расчётов с поставщиками и подрядчиками ведется на счёте 030222000 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по приобретению материальных запасов» и отражается в журнале операций по расчётам с поставщиками и подрядчиками.
.5 Учет материалов на складах. Документооборот
Для хранения материальных запасов в учреждении создан центральный (базисный) склады, который находятся в ведении непосредственно руководителя учреждения и отдела материально - технического обеспечения. Центральный склад специализированный, так как в учреждении имеются материалы, требующие разных режимов хранения.
Складу приказом по организации присвоен постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.
Принятые материальные ценности доставляются на центральный склад ГУ МЧС России по Магаданской области, и сдаются заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества полученного груза данным счета поставщика. Оприходование материалов осуществляется по документу поставщика (счету или счету-фактуре), на который проставляется штамп «Материальные ценности получены и оприходованы».
Поступление материальных ценностей на склад ГУ МЧС по Магаданской области так же может осуществляться от подотчетных лиц, которые приобретают их в организациях торговли, других организациях за наличные деньги. Документом, подтверждающим приобретение материалов, является счет-фактура, товарный чек, которые прикладываются к авансовому отчету. Передача ценностей от подотчетного лица на склад производится на основании накладной на внутреннее перемещение, которая составляется в двух экземплярах: первый отдается на склад и является приходным документом для кладовщика; второй прикладывается к авансовому отчету и является расходным документом для подотчетного лица.
Материальные ценности приходуются на склад в единицах измерения, указанных в документах поставщика, если же в расчетных документах указана более крупная или более мелкая единица измерения, чем принятая в ГУ МЧС такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в учреждении.
На складе материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо и сорто-размерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.