3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ НА ОСНОВЕ БИЗНЕС - ПРОЦЕССОВ
Автоматизация документооборота компании одна из проблем, стоящая перед ИТ-специалистами. Это связано с тем, что документы в управлении являются самым распространенным средством поддержки выполнения бизнес-процессов. С их помощью в процессе управления бизнес-процессом, обеспечивается фиксация информации и передача ее от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов напрямую зависит от скорости и качества организации документооборота [13, c.6].
С позиций программирования «документы» представляют информационный поток, требующий автоматизации. В компании АО «АНХ» прохождение стандартных бухгалтерских документов автоматизировано в управленческой информационной системе (1С, Галактика).
Но в компании существуют и конструкторско-технологическая документация, автоматизацию которых предусматривает PLM-система (Лоцман:PLM, T-FLEX DOCs). Следовательно, необходимо совершенствование системы автоматизации информационных потоков документов, которые не «ложатся» в существующие системы, используемые или неиспользуемые в деятельности предприятия. На практике в этих ситуациях используют специализированные системы электронного документооборота с поддержкой технологии workflow (например, OPTiMA-WorkFlow) [16, c.17].
Очевидно, что невозможно внедрить любую информационную систему без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае, объектом автоматизации является процесс прохождения документов через сотрудников компании. Отсутствующее или некачественно выполненное описание документооборота компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к:
- неправильному выбору СЭД, т.к. могут быть неучтены особенности движения документов;
- к срыву сроков проекта из-за необходимости корректировать неправильно выполненное описание документооборота уже в момент внедрения системы;
- к провалу проекта из-за не использования сотрудниками неправильно настроенной системы [20, c.283].
Важный этап по формализации документооборота является самым проблемным в моделировании, что проявляется в сдвиге этого этапа в середину проекта и концентрации на сугубо «технических» аспектах. Действительно, приобретение и ввод в эксплуатацию серверов, установка и настройка программного обеспечения уже не вызывает сложностей, а проведение обследования своей собственной компании еще вызывает проблемы. Это связано с незнанием формальных методологий формализации документооборота, а также с тем, что еще не каждая компания имеет в штате бизнес-аналитиков - специалистов по этому виду деятельности.
На сегодняшний день для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач: описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Для совершенствования бизнес-процесса целесообразно использовать Business Studio, с помощью которой описание бизнес-процессов и документооборота происходит одновременно. Система поддерживает четыре нотации моделирования - IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event-Driven Process Chain). Это дает возможность создать как комплексную иерархическую модель бизнес-процессов, так и описать отдельные процессы. При этом использование программного продукта, позволит компании оптимизировать бизнес-процессы на основе технологий функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования, и обеспечит пользователям на выходе конкретизированные регламентирующие документы, не требующие дополнительной доработки (в формате Microsoft Word или HTML-навигатора), а Мастер отчетов, позволит построить как унифицированные - типовые формы, так и нетиповые, созданные с учетом специфики деятельности компании, отчеты и прочие регламентирующие, распорядительные виды и типы документов [38].
Моделирование документооборота, включает: определение границ процессов, использование событий и привязка документов к стрелкам.
В стандарте ISO 19510 «Information technology - Object Management Group Business Process Model and Notation» вразделе 8.4.5 Events события: «An Event is something that happens during the course of a Process (событие - это что-то, что случается вовремя выполнения процесса)».
Упорядочивание комбинации событий и функций и их последовательность позволяет создать событийные диаграммы процессов EPC (Event - Driven Process Chain - цепочка процесса, управляемая событиями). С помощью этих диаграмм процедуры бизнес-процесса представляются как логические последовательности событий».
С точки зрения практических задач моделирования бизнес-процессов документооборота на участке реализации продукции компании, можно определить, как минимум, три разных типа событий: событие, связанное с поступлением (отправкой) ресурса (информации, материального объекта); событие, связанное с наступлением определенного времени: по абсолютной временной шкале; по относительной временной шкале; событие, связанное с выполнение определенного условия. Посмотрим, каким образом визуально можно показать границы процесса в нотации «Процедура» (CFFC - Cross Functional Flow Chart)среды моделирования Business Studio на рисунке 15.
Рисунок 15 - Схема процесса в нотации «Процедура» (CFFC, простая блок-схема)
На рисунке 15 показано событие «Поступил запрос от клиента». Оно является инициирующим для рассматриваемого процесса. Справа от операции процесса документ «Выполнить анализ запроса» показаны стрелки с двумя наконечниками - информационные входы. Последовательность операций процесса во времени в нотации «Процедура» Business Studio моделируется при помощи стрелок типа «Связь предшествования». Потоки информационных (материальных) ресурсов описывают при помощи стрелок с типом связи «Поток объектов». На рисунке 15 представлено два события:
- инициирующее событие - «Поступил запрос от клиента»;
- завершающее событие - «Обработка запроса клиента выполнена».
Заполнено два текстовых поля «Начало» и «Результат». Эти текстовые поля выводят в соответствующий раздел регламента процесса для пояснения, с какого события начинается, и каким событием завершается операция процесса или процесс в целом.
В нотации «Процедура» в соответствии с особенностью и архитектуры самой среды BusinessStudio, состоящая в том, что к стрелкам на диаграмме в нотации «Процедура» (и еще в нотации IDEF0) можно привязывать объекты из справочника «Объекты деятельности» как показано на рисунке 16.
Рисунке 16 - Привязка документов к стрелкам
Объект из справочника объектов деятельности (бумажный или электронный документ) привязывается к стрелке, показанной на диаграмме процесса. К этому объекту может быть привязан реальный файл MSWord. Практический смысл такой привязки:
- показать документ как вход или выход в регламенте процесса;
- вывести форму документа в приложение к регламенту процесса в MS Word.
Заметим, что форма документа в виде файла может быть либо закачана в базу Business Studio, либо на нее может быть сделана ссылка на внешний источник (файл, находящийся на каком-то жестком диске).
Стрелка на схеме рисунка 17 связывает два процесса между собой. К стрелке привязан объект из справочника. Таким образом, при выводе информации в регламент, для Процесса 2 в столбце таблицы «Входящие документы» будет показано название соответствующего документа из справочника, а названия всех этих документов будут выведены в таблицу регламента процесса.
Рисунке 17 - Смысл привязки документов к стрелкам в Business Studio
Стрелка с двумя наконечниками, моделирует вход/выход на первом уровне абстракции (Словарь стрелок хранится в специальном справочнике Business Studio). На втором, более детальном, уровне используются ресурсы из справочника «Объекты деятельности», привязанные к стрелкам. Функциональная возможность Business Studio по привязке к стрелке нескольких объектов деятельности позволяет минимизировать количество графических объектов на схеме процесса, что повышает ее наглядность для пользователя. При этом информация о движении документов (материальных ресурсов) между операциями процесса не теряется, и может быть использована при регламентации процесса.
Таким образом, за счет унификации внутри системы в Business Studio есть возможность привязывать документы (объекты из справочника «Объекты деятельности») к стрелкам типа «Связь предшествования». Привязывая документы к стрелкам предшествования можно, сократить количество графических элементов на схеме процесса в Business Studio в нотации eEPC.
Среда моделирования Business Studio предоставляет пользователям гибкие возможности для описания и регламентации бизнес-процессов в нотации «Процедура» (CFFC, простая блок-схема). Качество полученных моделей предопределяет возможность использования их для анализа и принятия решений по реорганизации, выгрузки из системы регламентирующих документов по бизнес-процессам и проч.
Приведем характеристику основных этапов оптимизации управления бизнес-процесса на основании процесса Business Studio в деятельность компании в приложении.
Таким образом, предложение по внедрению Business Studio в деятельность компании основано на том, что данный программный продукт поддерживает полный цикл разработки и оптимизации системы управления компанией: проектирование - внедрение - контроль - анализ, и позволяет формализовать стратегию компании и контроль ее достижения, проектировать и оптимизировать бизнес-процессы, что особенно важно для четырехуровневой системы управления, а также проектировать организационную структуру компании и разработку штатного расписания, обеспечит оперативность и качество сформированной документации, в том числе и регламентирующую документацию, и обеспечит оптимальные сроки ее распространения среди сотрудников и т.д.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Исследование теоретического и практического материала, проведенное в соответствии с целью работы и поставленных в ней задач, позволяют сделать следующие выводы:
- в общем виде, для экономического субъекта бизнес-процесс - это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю;
- чем эффективнее управление бизнес-процессом, тем стабильнее внутренние затраты, а значит возможность работы в рамках плановых показателей;
- изменение конкурентной среды, в которой работает компания, поиски новых рынков сбыта и прочие управленческие стратегические планы, вызваны необходимостью сохранения стабильного положения и его улучшения на данном сегменте рынка и достигаются, прежде всего, через совершенствование управления бизнес-процессом, с учетом специфики деятельности субъекта;
- при выборе направлений совершенствования управления бизнес-процессом учитываются параметры и масштаб бизнес-процесса, его сложность и важность для системы бизнес-процессов организации в целом, длину процесса, уровень бизнес-процесса и так далее;
- моделирование бизнес-процесса используется для достижения целей компании, с помощью которого формируется бизнес-модель, обеспечивающая реализацию бизнес-стратегии, которая включает образование множества бизнес-функций, формирующих бизнес-систему с функциями, управления финансами, производством, продажами и т.д.;
- моделирование управления бизнес-процессом - это система, предназначенная для повышения эффективности управления им;
- моделирование управления бизнес-процесса, содействует обеспечению прозрачности, прозрачности, управляемости и контролируемости деятельности организации на всех уровнях, а также способствует минимизации затрат времени и максимизации эффективности бизнес-процессов, может обеспечить комплексное и устойчивое развитие организации, косвенно повлиять на его финансовый результат и т.д.;
- в тоже время моделирование бизнес-процесса представляет собой поэтапный процесс разработки модели бизнес-процесса, который преоплагает использование определенного набора инструментов, включающих программные продукты и графические нотации используемых для графического моделирования процесса, методики и методологии.
Проведя анализ управления бизнес-процессом АО «АНХК» было выявлено, что это процесс, состоящий из совокупности множества внутренних и внешних связей. В связи со сложностью процессов возникают проблемы, связанные с взаимодействием уровней на которых они протекают, что приводит к непредсказуемости результатов управляющих воздействий на бизнес-процессы. Это, в свою очередь приводит к усилению неопределенности и неравновесности, что, в конечном счете, вызывает необходимость их систематического совершенствования.
Исследования показали, что в компании АО «АНХК», бизнес-процесс представляет собой многогранные и многоуровневые образования. Успех АО «АНХК» определяется не только качеством созданной системы управления, но и способностью ее своевременно адаптироваться к возможным изменениям внешней среды. Для этого в АО «АНХК» необходимо создание условий эффективного функционирования системы управления, базирующейся на мобильной информационной системе, обеспечивающей качество этого управления, способствующей нахождению эффективных решений в быстро меняющихся условиях хозяйствования, координации действующих бизнес-процессов и разработке новых.