Материал: Управление разработкой и реализацией новых продуктов. методические указания к проведению лабораторных занятий и выполнению самостоятельной работы. Рыбкина О.В

Лабораторная работа № 2. Построение структурно-функциональной модели прохождения заказа

Цель занятия: сформировать навыки проектирования бизнес-процессов наукоемкого предприятия.

Кейс. Отслеживание жизненного цикла изделия в Lotsia PLM

Данная статья посвящена вопросам реализации в системе Lotsia PLM одного из возможных сценариев отслеживания жизненного цикла изделия от момента его заказа до отгрузки клиенту.

Вкачестве примера рассмотрим предприятие, производящее изделия под заказ – сейчас это очень распространенная схема работы, когда изделия изготавливаются на базе ранее выпускавшихся, но с некоторыми изменениями, которые необходимы заказчику.

Обычно все начинается с заявки клиента, который связывается с отделом продаж (отделом маркетинга, отделом сбыта) предприятия.

Вся информация по клиенту (контрагенту) собирается и структурируется. Чем точнее и обширнее информация, тем больше возможностей у владельца информации. Менеджер может посмотреть доступную ему информацию по данному клиенту, увидеть его контактную информацию (Рис.1) и всю историю взаимоотношений с ним, что помогает понять серьезность его намерений и оценить риск сделки. «Кто владеет информацией, тот владеет миром».

Впервом разговоре с клиентом, решаются вопросы о практической возможности произвести необходимое клиенту изделие, и от клиента принимается заявка. В заявку заносятся основные параметры, необходимые клиенту. Затем заявка отправляется Главному Конструктору (Технологу), который решает, кто из его подчинённых будет по ней работать.

Конструктор (или технолог, далее предполагаем, что работа с заявкой начинается с конструктора), которому пришла заявка, выбирает базовый вариант и производит предварительные расчёты. Конечным продуктом, на данном этапе, конструктора являются: техническое задание (ТЗ), сроки подготовки конструкторской (КД) и технологической (ТД), ориентировочные сроки производства.

После согласования ТЗ с заказчиком, отдел продаж подготавливает для клиента, проект договора (коммерческое предложение), на основе исходных данных, которые подготовил конструктор.

Рассмотрим подробнее, как на предприятии может быть реализована работа по подготовке договора (коммерческого предложения).

Регистрация договора. Вновь заключаемый договор регистрируется в си-

стеме Lotsia PLM с предварительным описанием для последующего согласования. При этом предварительное описание могут создавать несколько пользователей, в зависимости от того, за какую информацию они отвечает или, как в нашем случае, описание и текст договора формирует менеджер, учитывая замечания согласующих сторон. Надо заметить, что чем типичнее ситуация, тем быстрее идёт согласование.

7

После согласования договора он попадает в систему вместе со всеми этапами и спецификациями. Если с течением времени придётся поднять вопрос, кто ошибся, или кто дал неверные замечания, то к вашим услугам: протокол согласования, все версии договора и вся переписка по данному договору. «Все ходы записаны».

Экономист рассчитывает сумму договора исходя из объема работ, себестоимости материалов, общехозяйственных и накладных расходов, налогообложения, прибыли предприятия и др. Пожалуйста, считайте на здоровье, всё к вашим услугам.

Бухгалтер проверяет реквизиты и условия оплаты и поставки. Причем проверит все, так как сам эту информацию будет использовать. Так он еще и документы будет формировать из договора, и отслеживать оплаты, и выдаст сформированные документы на отгрузку или не выдаст, пока не придут деньги на расчётный счёт (за этим тоже может следить система).

Спецификация договора служит для отслеживания движения материальнотехнических ценностей и формирования счетов, так как вся информация введена, шаблон счёта определён, создание счёта занимает всего три щелчка мышки.

Юрист проверит правильность составления договора.

Все изменения текста договора сохраняются в файловом архиве. После того как договор согласован и подписан, бумажная копия договора распечатывается и отсылается клиенту на подписание вместе со счётом.

После поступления денежных средств от заказчика (или по другим значимым признакам) запускается механизм выполнения заказа, конструктор формирует КД, технолог - ТД, ПДО включает заказ в план производства, снабженец получает «Ведомость покупных изделий и материалов» и так далее – начинается производственная работа по договору.

Рассмотрим, как КД преобразуется в «Ведомость покупных изделий и материалов». Очевидно, что «чистая» КД не подходит для снабженца, так как из неё можно получить только готовые изделия, а как быть с материалами? Ведь металл может прийти как болванками, так и рулонами или листами, и притом с различной геометрией. А если вспомнить, что у конструктора одна деталь, а для технолога ее необходимо представить в виде заготовки и множества технологических операций по ее обработке... Операции могут производиться в разных цехах. Беда полная.

Однако, Lotsia PLM легко справляется с этой проблемой.

После формирования всей документации можно окончательно заполнить «Заявку производству». И сформировать «Ведомость покупных изделий и материалов». Имея «Ведомость покупных изделий и материалов», обладая прайслистами, возможных поставщиков, зная варианты замены материалов и комплектующих, снабженец может заметно снизить себестоимость продукции. Вся вышеперечисленная информация хранится и обрабатывается в Lotsia PLM.

Формирование «Заказа поставщику» из «Заявки производству» позволяет снабженцу и конструктору (технологу) разговаривать на одном языке. По сформированному «Заказу поставщику» ведётся отслеживание, и снабженец

8

всегда знает, как выполняется его заказ, сколько «товара в пути», сколько оприходовано на склад.

Для каждого элемента изделия можно установить время изготовления, сроки начала и окончания производства, где изготавливать, куда передавать. Так же легко отследить, какие детали изготавливаются на собственном производстве, а какие надо закупать.

После подготовки технологической документации и «Ведомости покупных изделий и материалов», «Заявка производству» включается в производственный план. Так как сроки изготовления каждой отдельной детали и сборочной единицы известны, и известна производительность оборудования, то можно распланировать загрузку цехов. Зная загрузку цехов, можно рассчитать сроки производства изделия.

Весь производственный цикл выполнения заказа можно отслеживать прямо в заявке производству. Менеджер видит, в какой стадии находится производство его заказа и может информировать заказчика, что можно высылать транспорт или забирать со склада готовой продукции. Если договор заключён, и прописан график платежей, который завязан на этапы производства, закупку материалов и так далее, то все это можно отследить в Lotsia PLM.

Чтобы отследить превращение материалов в детали, деталей в сборочные единицы, сборочных единиц в готовые изделия, в Lotsia PLM используется процедура «Комплектация/Разукомплектация». Особенность процедуры в том, что при преобразовании материалов, деталей, сборочных единиц ведётся контроль наличия, то есть, из прутка стали 50, длиной 1 метр не может получиться 2 прутка по 0.75 метра того же диаметра.

В тот момент, когда изделие поступает на склад готовой продукции, менеджеру приходит уведомление. Менеджер связывается с клиентом и сообщает о готовности отгружать заказанное изделие, а также информирует клиента, с какого склада пойдёт отгрузка.

Казалось бы, зачем использовать такую изощренную систему? Ведь раньше всё работало и так. Ну, несколько дольше работали конструктор, технолог, снабженец; менеджер бегал по заводу как угорелый, узнавая, где и в каком состоянии заказ, бухгалтерия была «вещь в себе», склад работал как в известном диалоге:

-Втулка коническая …….. Есть?

-Нету.

-А ребята вчера брали.

-Какие ребята? Кто их видел?

Ну, разнились цифры себестоимости, «иногда» срывались сроки производства, с кем не бывало, при сервисном обслуживании никто не знал, из каких материалов и комплектующих собирали изделие.

Теперь все операции документально зафиксированы, все документы связаны, легко отслеживаются и находятся, никуда не завалились. Точно известно, из каких материалов и комплектующих, у кого закупались, где хранились, кем привозились. Кто и с кем контактировал с клиентом, какие документы высылались. Как утверждалось техническое задание, кто участвовал в подготовке кон-

9

структорско-технологической документации. Сколько было доработок, какие и кто допустил просчёты, и кто за эти просчёты ответственен.

Все это тем более важно, что может быть восстановлено не конкретным человеком, а любым пользователем системы, в том числе и новым сотрудником, у которого есть права на доступ к подобной информации.

По выполненным и сорванным заказам можно провести анализ, который позволит выявить узкие участки и резервы роста производства, пересмотреть технологические нормы и сроки изготовления.

Любой учёт: оперативный, управленческий, бухгалтерский. Любая аналитика - цифр много как хочешь, так и крути. Мечта руководителя, известна – знать, что и когда делают подчинённые, кого премировать, а с кем «поработать над техникой».

Изделие отгружено, договор в архиве. Посмотрим, какие документы рождались, и как были связаны с нашим договором.

Заявка клиента – стандартный документ, появился, когда решили, что предприятие может выпустить потребное заказчику изделие.

Техническое задание и коммерческие расчёты– появились на стадии подготовки коммерческого предложения и являются неотъемлемой частью договора.

Коммерческое предложение – прообраз договора или иногда сам договор. Счёт – документ, по которому будет платить заказчик, является неотъем-

лемой частью договора.

Приходное платёжное поручение – документ, подтверждающий поступление денежных средств на расчётный счёт, является неотъемлемой частью договора.

Конструкторская документация – чертежи, спецификация, расчётнопояснительная записка; эти документы готовятся по ТЗ.

Технологическая документация – комплект документации для производства изделия, который готовится по КД.

Заявка производству – появляется в момент поступления аванса по договору и содержит: что надо изготовить, состав изделия, кто заказчик, срок изготовления. Все последующие затраты учитываются в связи с этой заявкой, что позволяет рассчитать реальную себестоимость изделия.

План производства - содержит дату и последовательность запуска в производство.

Ведомость покупных материалов и комплектующих – документ, содержащий список потребных материалов и комплектующих.

Заказ поставщику – содержит цены и количество приобретаемых товарноматериальных ценностей (ТМЦ) у конкретного поставщика, для выполнения нашего договора.

Накладные – документы, фиксирующие перемещения ТМЦ между складами, контрагентами и партии материалов, из которых изготавливались комплектующие и показывающие, чьи покупные изделия шли в данную партию продукции. Плюс замены материалов и многое другое, что характеризует процесс производства конкретных экземпляров изделий.

10