используются форматы бумаги А3, А4, А5 и А6. Основным форматом для официальных документов является формат А4. Для небольших по объёму документов используют формат А5, а формат А6 применяется для почтовых открыток и почтовых карточек.
Текстовая область для формата А4 составляет 183х280 мм. Информация должна располагаться в текстовой области независимо от того, какой формат бумаги применяется.
Межстрочный интервал и шаг письма при создании документов устанавливает стандарт ИСО 4882:1979, в соответствии с которым межстрочный интервал равен 4,233 мм (1/6 дюйма), а шаг письма – 2,54 мм
(1/10 дюйма).
По вертикали текстовая область разделяется на графы, а по горизонтали – на колонки. Текстовая зона документа разделяется на 72 горизонтальных шага (72х2,54 мм – 183 мм), которые разбиты на восемь колонок по 9 шагов.
Текстовая область, как правило, разбивается на поля (зоны):
-поле сведений об отправителе документов (issuer field);
-поле ссылок (reference field);
-поле адреса (address field).
Сведения об отправителе документа включают его наименование, логотип и при необходимости указание на подразделение или лицо, имеющее отношение
кдокументу.
Кдополнительным сведениям об отправителе документа относят почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т.д. Дополнительные сведения, которые нельзя поместить в данном поле, указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка. По ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения указываются только в верхней части бланка.
Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода, дат и других сведений. Поле адреса предназначено для указания одного или двух адресов.
В стандарте ИСО 8439:1990 определены правила размещения лишь трёх полей (зон) на бланке. Оформление других реквизитов документов регламентируется инструкциями, принимаемыми на национальном уровне или на уровне отдельных ведомств и организаций. Например, в инструкциях регламентируется порядок оформления таких реквизитов писем, как указание на конкретное лицо, «К сведению» (Attention Line); заголовок (Subject Line); подпись (Signature); указание на приложение (Enclosure); указание на рассылку копий (CC Notation) и др.
56
При подготовке международных служебных писем следует придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации – ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.
Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО
5127-1:1083, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3:1988 и др.).
В соответствии со стандартами при подготовке и оформлении документов необходимо использовать следующие правила:
-форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216:1975);
-межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);
-формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990).
При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма – 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, а по горизонтали – на колонки. Текстовая область документа форма А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72х2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.
Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса
(address field).
Рассмотрим подробнее каждую зону.
Поле адреса в соответствии со стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.302003) предусмотрено указание от одного до четырёх адресатов. В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО
11180:1993.
Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.
На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости – подразделение или лицо, имеющее отношение к документу. Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части
57
бланка. В российском письме в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.
Деловая переписка, используемая в практике общения зарубежных организаций, может включать следующие реквизиты:
-сведения об отправителе (Issuer Field) – наименование организации, её почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т.д.;
-ссылка на индексы отправителя (Reference Line);
-дату (date);
-«внутренний адрес» (Inside Address), который включает наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;
-указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line);
-вступительное обращение (Solution);
-заголовок к тексту (Subject Line);
-основной текст письма (Body of the Letter);
-заключительная формула вежливости (Complementary close);
-подпись (Signature);
-указание на приложение (Enclosure);
-указание на рассылку копий данного документа (CC Notation).
Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, её товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться роль её деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками».
Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки – цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 215/08, где 215 – порядковый номер письма, а 08 – номер дела.
Ссылка может иметь такой вид:
-«In your please refer to EL/КД/2454» («В Вашем ответе просим ссылаться на EL/КД/2454»);
-«Kindly mention Ex 16/1718 in your reply» («Просим упомянуть Ex 16/1718 в Вашем ответе»).
Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определённые сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601:1998 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2011.03.21. Из-за различия
58
между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при её толковании. Так, дата 02.06.2011 в Великобритании будет восприниматься как 2 июня 2011 г., а в США – как 6 февраля 2011 г. Однозначное понимание даты обеспечивает её словесноцифровое оформление. Например: 21 june 2011 (21 июня 2011). К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 25 Feb. 2011; 25 February 2011. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 21, 2011. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.
Адресат («внутренний адрес»). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчёркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.
Строки адресата должны быть выровнены с левой стороны. Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.
В стандарте ИСО 11180:1993 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.
Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:
1)наименование адресата (указание семейного положения или титула лица). Например: мистер, мисс, миссис;
2)имя (имена), фамилия, приставка к имени:
-имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье – например, Джон, Майкл, Дуди, Милли;
-фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи – например, Райдер, Смит, Чизмен;
-приставка к имени – например, старший, младший;
3) занятие, функция, по адресу (через):
-определённое занятие – например, инженер, судья, нотариус;
-по адресу (через) – указывается связь с другим лицом или учреждением – например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит;
4) пункт доставки:
-вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т.д.);
59
-название улицы – например, Станционная авеню, Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит;
-идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры – например, 12/205, подъезд №12, 2-й этаж, квартира №5;
-название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т.д.;
-название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмсон, Сохо);
-почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);
-общая доставка;
5)почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:
- почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К таким кодам могут добавляться другие цифры или буквы – например, 215 33; ВС3 123;
- номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и (или) букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения – например, 65 – дорога Беллинзона Аироло; К2А – отправка на сортировочный участок;
- название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения, например, Берн 56 (почтовый ящик);
6)название территории или провинции и (или) название страны:
-название региона, графства района, кантона и т. д. – например, Техас,
Уэльс;
-название страны назначения – например, Франция, США, Швейцария. Приведём примеры написания адресов частных лиц:
Mr. Walter EGGERS
3123 Idaho Ave NW Apt#345
WASHINGTON D.C. 23226
USA
Mr. Adam SIMPERINGHAM
68 Franklin Road
Frecmans Bay
AUCKLAND
NEW ZEALAND
Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:
60