Материал: 4096

На первом листе копии документа ставится отметка «КОПИЯ», которая печатается прописными буквами в правом верхнем углу.

Реквизит 27. Отметка об исполнителе. Данный реквизит необходим для оперативной связи с составителем документа для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию или фамилию имя и отчество исполнителя документа и номер его телефона, например:

В.И. Петров 77-12-46 или Петров Владимир Иванович 76-12-47

Проставляется эта отметка в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа или оборотной стороны последнего листа документа.

При исполнении входящих документов часто необходимо уточнить какиелибо факты, сюжеты данного документа у его конкретного исполнителя. Наличие полных данных об исполнителе значительно облегчает решение данной задачи и способствует повышению уровня культуры общения.

Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, которые подлежат списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе и включает следующие данные:

-ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а если такой документ отсутствует, то краткие сведения об исполнении;

-слова «В дело»;

-номер дела, в котором будет храниться документ;

-подпись и дату, например:

Вдело № 9 Отправлен факс от 12.02.2011 № 56

Личная подпись

12.08.2011 или

В дело № 11 Издан приказ от 17.05.2011 № 48 «О создании комиссии по инвентаризации имущества» Личная подпись

17.05.2011

46

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, №», «Учтено при составлении заявки», «Вопрос решён по телефону» и т. д.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело обязательно подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором этот документ был исполнен.

Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию –

проставляется от руки или в форме штампа в нижнем правом углу первого листа документа. Элементами данного реквизита являются порядковый номер и дата поступления документа в организацию.

При необходимости можно указывать часы и минуты, например: ЗАО «Эталон»

27.08.2011

Вх. № 18, 11-25

Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа

проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа.

Реквизит может содержать следующие данные: имя файла; код оператора; дату; место изготовления; количество экземпляров; количество страниц документа. Отметка может дополняться другими поисковыми данными в зависимости от особенностей информационных систем организации. Например:

Pr 02-12 doc,

где Pr – вид документа (приказы или переписка);

02 – код структурного подразделения;

12 – порядковый номер приказа или письма.

Располагается этот реквизит в левом нижнем углу каждой страницы документа.

2.3. Требования по составлению и оформлению текстов документов

Требования составлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003г [10]. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица

47

множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Таблица – форма представления текста, документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы существенно облегчают восприятие текста, насыщенного однородными сведениями, обычно цифровыми показателями количества чеголибо. Допускается табличная форма расположения и текстового материала документов.

Табличные тексты применяются в отчётно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).

Таблицы имеют два уровня членения текста – вертикальный – графы и горизонтальный – строки.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Слово «Таблица» печатается в правом углу и значок номера не ставится, например: Таблица 2, Таблица 3 и т. д. После этого печатается наименование таблицы, если оно присутствует, например:

Таблица 1

Анализ обобщающих показателей качества продукции

48

Рисунки, выполненные по тексту оформляются в соответствии с требованиями, при этом слово «Рисунок» печатается под самим рисунком с абзаца в сокращённом виде «Рис.». При необходимости они нумеруются и печатается их наименование.

Можно не нумеровать схемы, графики и рисунки, если по тексту встречается одна схема, один график и один рисунок.

Формулы, встречающиеся по тексту (если их более одной), печатают по центру страницы, а нумеруют в скобках у правого поля.

Пояснение значений символов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в какой они даны в формуле. Значение каждого символа следует давать с новой строки, при этом первую строку объяснения начинают со слов «где» без двоеточия, например:

Наиболее распространён в документах сплошной связный текст. Он содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, писем, справок и т. д.

Если связный текст содержит несколько смысловых частей, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов печатаются с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовка и подзаголовка не проставляется. Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделёнными точками, например:

разделы (1, 2, 3 и т. д.), подразделы (1.1, 1.2, 1.3 и т.д.), пункты (1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 и т. д.) и подпункты (1.1.1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 и т. д.).

Заголовки нельзя подчёркивать и делать в них переносы. Если наименование раздела занимает более одной строки, то его необходимо разделить на смысловые части и выполнить перенос на вторую или даже на третью строки. Если наименование раздела состоит из двух предложений, то в этом случае первое отделяется от второго точкой.

Связный текст в документе, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных

49

документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок, например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 10 апреля 2005 № 212 «Об утверждении Положения о введении государственного мониторинга водных объектов …»».

Во второй части документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма – просьбу без пояснения.

Так, тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т. д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Так, структура текста положения об организации или её подразделении состоит из разделов:

1.Общие положения

2.Задачи

3.Функции

4.Права

5.Ответственность

6.Взаимоотношения

Враспорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, распоряжение и т. д.), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПРОШУ).

Враспорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного лица (постановляет, решил).

Всовместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили).

Вдокументах, устанавливающих право и обязанности организации, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

50