В соответствии с Федеральным законом от 08 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведётся Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нём сведений утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438. Согласно Закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п.8 Правил, государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 01 июля 2002 г.) является основным государственным регистрационным номером.
Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика является единым по всем видам налогов и сборов, в том числе подлежащих уплате в связи с перемещением товаров через таможенную границу Российской Федерации и на всей территории Российской Федерации. На основании ст. 84 Налогового кодекса РФ такой номер присваивается каждому налогоплательщику.
Идентификационный номер налогоплательщика – это цифровой код, который свидетельствует о постановке на налоговый учёт налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя или физического лица. Указывать ИНН необходимо в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 5, 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н, 47, 174 «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчётно-платёжных документов». Порядок использования ИНН определяется в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации в нормативных актах МНС России (Приказ МНС РФ от 27 ноября 1998 г. № ГБ-3-12-309 «Об утверждении порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика и форм документов, используемых при учёте в налоговом органе юридических и физических лиц» и др.).
В связи с особенностями учёта организаций, которые определены ст. 83 Налогового кодекса РФ, в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика организации вводится код причины постановки на учёт.
21
Реквизит 07. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) в том случае, если форма документа включена в ОКУД. Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введён в действие Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. №299.
Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи для того, чтобы избежать возможных ошибок. Также код является элементом идентификации документа.
ВОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы:
- организационно-распорядительной документации; - банковской документации;
- финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
- отчётно-статистической документации; - учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий; - документации по труду;
- документации Пенсионного фонда Российской Федерации; - внешнеторговой документации.
Вдокументах, которые оформляются на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код формы документа проставляется, как и код организации, под наименованием вида документа справа. В письмах он содержится в составе справочных сведений, а в унифицированных формах документов указывается вверху справа, в кодовой зоне.
Реквизит 08. Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Автором может быть организация, её структурное подразделение или должностное лицо.
Наименование организации должно соответствовать тому наименованию, которое закреплено в её учредительных документах.
Над наименованием организации можно указывать сокращённое или полное (в случае отсутствия сокращенного) наименование вышестоящей организации, если она имеется. Сокращённое наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование помещают ниже в скобках или за ним.
Все эти наименования даются в именительном падеже.
22
Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трёх степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение – министерству и местным органам власти, то в документе указывают только наименование местных органов власти.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном – справа или ниже.
Наименование на иностранном языке воспроизводят на бланке в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже (или справа) наименования на русском языке, если бланк изготовлен на двух языках.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он может составляться не на бланках. В этом случае наименования организаций и другие реквизиты печатаются на чистом листе бумаги.
Реквизит 09. Справочные данные об организации – реквизит, содержащий сведения, необходимые организации для коммуникации. Они включают: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации, то есть номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайт в Интернете и др. Почтовый адрес – это адрес фактического расположения организации, который указывается в порядке, предусмотренном действующими правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725. Например: ул. Профсоюзная, д.82, Москва, 117393. (см. приложение В, Г)
Группы цифр в номерах телефонов, факсов разделяются дефисом, например: 142-67-88.
Справочные данные необходимы для почтовой, телеграфной и телефонной связи с организацией, а также для выполнения расчётно-денежных операций в банке, счёт которого указан в документе.
По усмотрению организации может указываться номер счёта в банке. При этом, в соответствии с правилами, установленными Банком России, указывается
23
наименование кредитной организации; номер расчётного счёта; банковский идентификационный код (БИК); корреспондентский счёт (корсчёт); номер участника расчётов по межфилиальным оборотам (МФО).
В составе справочных данных об организации также можно указывать: код организации по ОКПО, основной государственной регистрационный номер юридического лица (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП).
Адрес электронной почты служит идентификатором организации или конкретного автоматизированного рабочего места в локальной или глобальной компьютерной сети.
Стандарт не лимитирует состав и объём сведений, включаемых в справочные данные об организации. При оформлении этого реквизита могут также указываться сведения о лицензиях, патентах, адресе web-страницы в Интернете и др.
Реквизит 10. Наименование вида документа должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации в соответствии с уставом (положением об организации). В табель включаются виды документов, включённые в ОКУД, и иные виды, используемые организацией в соответствии с её организационно-правовой формой, её задачами и видами деятельности. Этот реквизит проставляется после наименования организации на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами, например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА и т. д. Исключение составляют гарантийные письма, то есть наименование «ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО» следует указывать.
Данный реквизит является одним из важнейших, так как на его основании можно судить о назначении данного документа. Этот реквизит позволяет определить состав реквизитов и структуру текста. Образец бланка конкретного вида документа приведён в приложении Д.
Реквизит 11. Дата документа является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа может являться:
-дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
-дата его утверждения (для планов, отчётов, правил, инструкций);
-дата события, которое в нём зафиксировано (для протоколов, актов). Документы, которые издают две и более организаций, должны иметь одну
(единую) дату.
24
Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ, в момент его подписания. При подготовке проекта документа следует напечатать только обозначение месяца и года, а число проставляется от руки должностным лицом.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2011 г. следует оформлять 05.06.2011.
ГОСТ впервые (п. 3.11) узаконил проставление нуля перед цифрой, обозначающей день месяца при оформлении даты словесно-цифровым способом. Проставление нуля является обязательным, так как затрудняет подделку документа.
Словесно-цифровой способ оформления даты необходимо применять в текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера. Этот же способ оформления даты рекомендуется использовать при переписке с иностранными партнёрами.
В международных стандартах рекомендуется цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число: 2010.08.07. Данный ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, однако в нём не оговариваются конкретные случаи применения такого датирования.
Место проставления даты на документе зависит от наличия бланка и вида документа.
Допускается проставлять дату подписания или утверждения документа работникам службы делопроизводства, регистрирующим документы, при условии, что регистрация документа и соответственно датирование осуществляются в день подписания или утверждения документа.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и использованием, следует датировать и подписывать.
Реквизит 12. Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы. При этом документу нужно присвоить соответствующий регистрационный номер, который проставляется непосредственно на документе.
25