бланки формата А5. Достаточно редко используются бланки формата А3 (297х420 мм), которые предназначены для бизнес-планов, бухгалтерских отчётов, графиков и т. п.
Организациям рекомендуется использовать два вида бланков:
-бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);
-бланк для внешних документов (писем, факсов).
Бланк для внутренних документов должен содержать эмблему организации и наименование организации.
На бланке для внешних документов следует указывать: эмблему организации; наименование организации; почтовый адрес организации; банковские реквизиты; номер контактного телефона; номер телефакса; дату и номер письма; реквизит «На №___от___________», в котором указывается дата и номер того письма, на которое организация даёт ответ.
Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.
Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля (см. приложение В).
Чаще всего используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях, планах) и резолюции руководителя (на поступивших документах). По подсчётам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.
Угловое расположение реквизитов может иметь два вида – флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, то есть находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа (см. приложение Г).
Организациям, которые работают с зарубежными партнёрами, необходимо изготовить специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнёра
16
или английском языке. При этом располагаться реквизиты будут следующим образом:
-при угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, а справа – на иностранном;
-при продольном расположении реквизитов сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже – на иностранном.
На всех бланках и документах необходимо оставлять поля, которые должны быть следующих размеров: левое, верхнее и нижнее – 20 мм и правое –
10 мм.
При необходимости разрешается оставлять поля более этих параметров, а менее – нет.
Текст документов следует печатать через 1,5 межстрочных интервала, а между отдельными реквизитами оставлять расстояние 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст нужно печатать через один интервал.
Документы, которые занимают более одной страницы, необходимо нумеровать, начиная со второй. Страницы нумеруются арабскими цифрами без точек или тире, при этом номер проставляется в центре верхнего поля страницы.
Любой документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, дата, регистрационный номер, печать, текст и т. д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определённым образом, составляет его формуляр.
Формуляр, характерный для определённого вида документов, называется типовым формуляром. Его следует разрабатывать в момент создания системы документирования. Формуляр-образец представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
2.2. Оформление реквизитов документов
Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» введён в действие с 01 июля 2003 года. Он устанавливает максимальный набор реквизитов для управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Стандартом установлено 30 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и
17
часть реквизитов зависит от вида документов, то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10– наименование вида документа;
11– дата документа;
12– регистрационный номер документа;
13– ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14– место составления или издания документа;
15– адресат;
16– гриф утверждения документа;
17– резолюция;
18– заголовок к тексту;
19– отметка о контроле;
20– текст документа;
21– отметка о наличии приложения;
22– подпись;
23– гриф согласования документа;
24– визы согласования документа;
25– оттиск печати;
26– отметка о заверении копии;
27– отметка об исполнителе;
28– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29– отметка о поступлении документа в организацию;
30– идентификатор электронной копии документа.
Рассмотрим подробнее особенности оформления каждого реквизита.
18
Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации
воспроизводится в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» на бланках:
-Президента Российской Федерации;
-палат Федерального собрания;
-Правительства Российской Федерации;
-Конституционного суда Российской Федерации;
-Верховного суда Российской Федерации;
-Высшего Арбитражного суда Российской Федерации;
-Прокуратуры Российской Федерации;
-Центрального банка Российской Федерации;
-Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
-Счётной палаты Российской Федерации;
-Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
-дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей;
-центральных органов федеральной исполнительной власти;
-иных органов государственной власти.
При изготовлении бланков документов необходимо соблюдать диаметр изображения Государственного герба Российской Федерации, который не должен превышать более 20 мм.
Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации размещают на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краёв, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.
Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак |
(знак |
обслуживания) используется в соответствии с Законом РФ от 23.09.92 №3520- 1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».
Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы или логотипа помещают на бланках организаций на основании
19
учредительных документов (устава, положения об организации). Диаметр эмблемы не должен превышать более 20 мм.
Право на товарный знак охраняется законом. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой государственные гербы, флаги и эмблемы; официальные названия государств, эмблемы, сокращённые или полные наименования международных межправительственных организаций; официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия или сходные с ними до степени смешения. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца.
Эмблема организации или товарный знак не воспроизводится на бланке, если на нём помещён Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Реквизит 04. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в письмах – в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне.
Код организации – автора документа, то есть юридического лица, создавшего документ. Он служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, одновременно с указанием названия организации на всех документах.
20