Дипломная работа: Анализ и совершенствование системы организационных коммуникаций на предприятии (на примере ОАО «Миорский мясокомбинат»)
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
10
информацией с руководителями, коллегами, подчиненными и потребителями.
Он ставит резолюции на документах и записывает свои замечания, отправляет и
получает сообщения по электронной почте, просматривает отчеты, готовит
презентации, проводит собрания групп, произносит речи и сообщает о своих
решениях иным людям
2
.
Информация посредством коммуникаций передается руководителям, а
решения — их исполнителям. Без коммуникаций не может существовать
организация, поскольку без них не представляется возможным обеспечение
координации деятельности людей. Оценки свидетельствуют, что до 80%
времени руководителей всех уровней расходуется на те или иные
коммуникации. Однако они осуществляются далеко не эффективно: 75%
американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают
коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их
организациями
3
.
Коммуникации — важнейший связующий процесс в менеджменте.
Благодаря коммуникациям обеспечивается связь между организацией и средой,
взаимодействие всех функций управления и согласованность принимаемых
решений. В каждой организации имеет место множество коммуникаций.
В целом, коммуникации можно разделить на две большие группы —
формальные и неформальные. Формальные представляют собой коммуникации
предписанные, которые должны иметь место в процессе управления. Они
специально проектируются, описываются, анализируются и совершенствуются.
В менеджменте это основные коммуникации. В них входит обмен информацией
организации со средой, а также внутренние коммуникации, протекающие по
восходящему и нисходящему направлению, по вертикали, горизонтали и
диагонали управления. Содержание горизонтальных и диагональных
сообщений в основном имеет координационный характер, а вертикальных —
преимущественно приказной характер.
2
Архангельская И.Б. Интегрированные маркетинговые коммуникации: учебное пособие для студентов высших
учебных заведений, обучающихся по направлению подготовки «Менеджмент» / И.Б. Архангельская, Л.Г.
Мезина, А.С. Архангельская. — М.: РИОР ИНФРА-М, 2015г, с. 52
3
Лосев К.В. Коммуникационный менеджмент: учебное пособие / К.В. Лосев. — СПб.: ГУАП, 2016г, с. 35
11
Все коммуникации представляются либо межличностными, т.е. между
людьми, либо организационными, т.е. между уровнями и структурными
подразделениями внутри фирмы, предприятия, между самой компанией и
организациями в ее внешнем окружении. Организационные коммуникации
также осуществляются людьми, однако их необходимость и содержание
диктуются потребностями организаций и их подразделений в обмене
информацией с иными подразделениями и организациями.
Удельный вес неформальных коммуникаций существенно ниже по
сравнению с формальными, при разработке процессов управления их не
предусматривают специально, нередко они возникают спонтанно и, как
правило, не обсуждаются, хотя информацией о факте их существования знает
каждый работник организации.
В американском менеджменте считается, что эффективный руководитель
обязан знать каналы неформальных коммуникаций в своей компании, скорость
прохождения по ним информации и уметь использовать данные каналы в
определенных ситуациях. Так, например, когда необходимо провести
преобразования, и руководителю важно знать, как на них могут отреагировать
сотрудники, использование намеренной утечки информации и знание реакции
на грядущие изменения работников предоставит возможность предотвратить
принятие неверных решений. Или когда необходимо быстро получить
информацию о настроении определенных групп работников можно умело
воспользоваться каналами слухов. Однако руководитель должен быть очень
искусным в вопросах неформальных коммуникаций, поскольку граница между
этичным и неэтичным поведением достаточно тонкая, а нарушение ее может
стать фатальным для авторитета руководителя и общей психологической
обстановки в компании.
Все коммуникации, как уже отмечалось, происходят с участием человека.
Умение слушать, говорить, писать и читать представляет собой важнейшее
качество менеджера, отражающим его способности к коммуникации. Процесс
управления, эффективность совместного труда зависят во многом от того, как
12
менеджер может понять и интерпретировать поступающие к нему данные, и
отправить необходимую информацию всем, кто с ним связан общей
деятельностью. В целом эти требования сводятся к тому, что менеджер должен
уметь выстраивать эффективные процессы коммуникаций в организации
4
.
По своей природе коммуникации представляют собой контакт, связь в
целях обмена идеями, мнениями и информацией в устном либо письменном
виде посредством символов или действий. Передаваемая информация должна
быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации заключается
в том, чтобы добиться от принимающей стороны точного понимания
оптимального сообщения. В коммуникациях всегда присутствуют элементы,
без которых коммуникационный процесс происходить не может
5
.
Здесь, по крайней мере, необходимы два лица — отправитель и
получатель.
Отправителем может быть любой индивид или сотрудник, который имеет
определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации.
Он формулирует смысл того, что и почему он хочет передать другому
участнику процесса коммуникации.
Кодирование представляет собой перевод информации отправителя в
комплекс коммуникационных символов — слов, действий, выражения лица и
т.д. Основной формой кодирования является язык коммуникаций.
Сообщение представляет собой информацию, которую отправитель
передает желаемому получателю, она формируется в результате кодирования.
Отправитель ставит своей целью выражение сообщения в вербальной либо
невербальной форме.
Каналы, применяемые для передачи сообщения в организации, являются
различными. Информация может передаваться посредством личного общения,
телефонных переговоров, групповых встреч, передачи сообщений по факсу,
4
Гутгарц Р.Д. Эволюция подходов к проблеме коммуникаций в организации предприятия // Менеджмент в
России и за рубежом. — 2013г — № 3, с. 127
5
Коноваленко М.Ю. Теория коммуникации: учебник для бакалавров; учебник для студентов высших учебных
заведений / М.Ю. Коноваленко, В.А. Коноваленко. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Юрайт, 2013г, с. 127
13
служебных и докладных записок, документов, графиков производства и
отгрузки продукции и т.д.
Получателем выступает индивид, который воспринимает сообщение
отправителя.
Декодирование — это процесс превращения сообщения в имеющую
смысл форму. Коммуникацию можно считать успешной тогда, когда
получатель получил и понял суть отправленного ему сообщения. Чем ближе
декодированное сообщение к выраженному отправителем намерению, тем
коммуникация более эффективна.
Не следует отождествлять отправку сообщения и его передачу. Передача
осуществляется лишь в случае, когда получатель реально получил сообщение.
Результаты декодирования находятся в зависимости от навыков,
установок, знаний, ожиданий и социокультурной среды получателя.
Обратная связь имеет место, когда получатель демонстрирует реакцию на
полученное сообщение. Это может выражаться любым сигналом получателя
отправителю, например, кивок, подразумевающий понимание вопроса,
быстрый ответ по электронной почте и т.п. Дает возможность установить
отправителю, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию.
Когда получивший сообщение адресат отвечает отправителю, роли
сторон изменяются. Между ними формируется взаимный информационный
поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В
данном случае образуется двусторонний, коммуникационный процесс, который
представлен на рисунке 1.
14
Рисунок 1 – Этапы коммуникации и основные ее элементы
Коммуникации принято различать по нескольким параметрам.
По субъектам и средствам коммуникации различаются:
— межличностные;
— коммуникации с помощью технических средств, информационных
технологий.
По форме общения различаются коммуникации:
— вербальные;
— невербальные.
По каналам сообщения:
— формальные;
— неформальные.
По организационному признаку различаются коммуникации:
— вертикальные;
— горизонтальные;
— диагональные.
По направленности общения:
— нисходящие;
— восходящие
6
.
Межличностные коммуникации представляют собой коммуникации,
осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах при
помощи слов и несловесных слов общения.
6
Верхоглазенко В. Система коммуникаций в организации // Консультант директора. — 2014г — № 4, с. 26
отправитель
получатель
декодировани
е
сообщение и
каналы
передач
кодирование
обратная связь
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/10411