Дипломная работа: Анализ и совершенствование системы организационных коммуникаций на предприятии (на примере ОАО «Миорский мясокомбинат»)
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
15
Коммуникации, которые осуществляются с помощью технических
средств, информационных технологий в современных условиях приобретают
важнейшее значение. Осуществляются они с помощью электронной почты,
телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий
и др. Менеджеры при помощи управленческих информационных технологий
могут, к примеру, обратиться к иным сотрудникам за информацией,
необходимой для решения проблем, а также могут изучить литературу о
современных достижениях в той или иной интересующей их области.
Вербальные коммуникации являют собой коммуникации,
осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования.
Многие менеджеры большую часть рабочего времени тратят на личное
общение с другими индивидами. Достоинствами устных коммуникаций можно
назвать быстроту, спонтанность и возможность достаточно широкого
использования невербальных сигналов одновременно со словами. По данным
А. Мейрабиана, только 7% сообщений определено их вербальным
содержанием, 93% имеет невербальную природу, из которых 38% определено
модуляцией голоса, а 55% — выражением лица.
Невербальные коммуникации — это сообщения, которые посланы
отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с
помощью жестов, мимики, взгляда, поз, манер и т.д. Они выступают в качестве
средств коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть
интерпретировано другими. При помощи вербальных коммуникаций
передается информация, а невербальными коммуникациями передается
отношение к партнеру по сообщению
7
.
Формальные коммуникации позволяют упорядочивать и ограничивать
информационные потоки; определяются существующими регламентами:
— организационными — схема организационной структуры
7
Базаров Т.Ю. Управление персоналом: учебник для обучающихся по программам среднего
профессионального образования по группе специальностей «Экономика и управление» / Т.Ю. Базаров. — 14-е
изд., стер. — М.: Академия, 2017г, с. 211
16
— функциональными — положение об отделах и службах, содержащее
раздел «Взаимосвязи между подразделениями».
Формальные коммуникационные каналы широко используются в
организациях, которые имеют иерархическую структуру управления.
Неформальные коммуникации представляют собой социальные
взаимодействия между людьми, выражение человеческой потребности в
общении; дополняют коммуникации формальные. Неформальная система
коммуникаций зачастую именуется «виноградной лозой», в ней информация
распространяется нередко с помощью слухов.
Горизонтальные коммуникации — это коммуникации, которые
направлены на координацию и интеграцию деятельности сотрудников
различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для
достижения целей организации. Они способствуют повышению эффективности
использования всех видов ресурсов организации.
Диагональными коммуникациями принято именовать коммуникации,
осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней
иерархии. Применяются они в случаях, когда коммуникации сотрудников
организации иными способами затруднено.
Что касается межличностных отношений, то следует заметить, что
эффективность таковых зависит, в первую очередь, от обратной связи. С ее
помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно, и
правильно ли оно получателем понято. Именно наличие обратной связи
превращает коммуникацию в двусторонний процесс.
Получатель должен быть убежден в компетентности отправителя. В
зависимости от своей компетентности и предшествующего опыта разные люди
в состоянии по-разному интерпретировать одно и то же сообщение, что
обусловливает разные подходы к кодированию и декодированию информации.
При некомпетентности отправителя коммуникация может не состояться.
На эффективность межличностных коммуникаций оказывает влияние
совместимость любого рода. Психологическая несовместимость получателя и
17
отправителя, неприятие получателем целей и задач, сформулированных в
сообщении, разрушают коммуникацию.
Таким образом, значении е коммуникаций переоценить достаточно
сложно, они важны для руководителей организаций по определенным
причинам:
— коммуникации необходимы для эффективности управления;
— коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения
воли руководителя;
— хорошо налаженные коммуникативные сети содействуют обеспечению
организационной эффективности. Если организация эффективна в области
коммуникаций, она эффективна и во всех иных видах деятельности;
— коммуникации обладают сложной и гибкой структурой. Лишь знание
закономерностей построения коммуникаций может способствовать
достижению успеха
8
.
На эффективность коммуникаций влияют разного рода факторы.
Общение людей осуществляется с помощью вербальных и невербальных
методов. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных —
диалог, совещание, презентации, переговоры и т.п., или письменных —
приказы, распоряжения, инструкции, письма и т.д. сообщений; невербальные
осуществляются посредством языка телодвижений, например, осанка или
жесты и параметров речи.
Способы обеспечения коммуникации достаточно хорошо известны — это
слушание, речь, письмо, чтение. Слушание по значимости находится на первом
месте, занимая до 45% времени межличностных коммуникаций. Речи отводится
до 30% времени межличностных коммуникаций. Для повышения
эффективности коммуникаций важно уделять большое мнение культуре речи.
Чтение играет важнейшую роль, особенно для людей, которые обладают
8
Орлова Т.М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами / Т.М. Орлова.— 2-е
изд., доп. и перераб. — М.: РАГС, 2012г, с. 118
18
аналитическим складом ума и владеющих техникой быстрого чтения. Чтение
составляет порядка 15% времени межличностных отношений.
В процессе коммуникации большое значение также имеет тип личности
человека. Своевременное распознавание типа личности собеседника
предоставит возможность адаптировать свои предложения и предоставит
дополнительную возможность добиться успеха в переговорах.
Далее рассмотрим внутренние и внешние коммуникации. Итак,
внутренние коммуникации представляют собой любые коммуникации внутри
той или иной организации. Они могут быть, как устными, так и письменными,
непосредственными либо виртуальными, личными либо групповыми.
Эффективные внутренние коммуникации всех направлений — снизу вверх,
сверху вниз и по горизонтали — является одной из основных задач любой
организации. Хорошая внутренняя коммуникация дает возможность установить
ролевые взаимодействия и распределить ответственность работников.
Коммуникацию зачастую определяют как обмен информацией. Это
всегда диалог, в котором может участвовать большое количество людей. В
структуре организации требование двусторонней коммуникации означает
способность менеджмента прислушиваться к работникам, и верно
интерпретировать передаваемые их сообщения. Это позволяет определить
сильные и слабые стороны производственного процесса и, соответственно,
корректировать управленческие решения.
Корпоративные отделы внутренних коммуникаций, зародившись в
кадровых нервах, за 80 — 90-е годы приобрели самостоятельность. Там же, где
этого до сих пор не произошло, функции внутренней коммуникации по
старинке могут исполнять кадровики, либо топ-менеджмент, либо отделы
маркетинга и PR.
Внутренние коммуникации призваны оказывать помощь работнику в
понимании корпоративной культуры, целей и ценностей. Все сотрудники
должны быть в курсе событий и решений, которые касаются работы всех
отделов. Особенно важны хорошие внутренние коммуникации в период
19
кризиса, когда необходимо, чтобы каждый сотрудник не просто подчинялся
указаниям сверху и выполнял инструкции, однако мог действовать
самостоятельно, подразумевая общую ситуацию и выгоду всей фирмы.
Внутренняя коммуникация соединяет все отелы компании воедино, через
уровни и формирует чувство общности
9
.
Внутреннюю коммуникацию нельзя установить однажды и об этом
забыть. Процесс постоянно должен поддерживаться и изменяться в
соответствии с развитием компании. Методы налаживания внутренних
коммуникаций разрабатываются все более детально, в зависимости от разных
групп интересов, существующих в компании, и особенностей построения их
взаимодействия.
Признаками хорошей внутренней коммуникации являются:
— информативность — должен быть не просто набор слов, а что-то такое,
что как-то повлияет на работу;
— ясность — сообщение должно составляться с учетом восприятия тех,
кому оно предназначено;
— своевременность. Сотрудники необходимую информацию должны
получать раньше, нежели она выходит за пределы фирмы и предоставляется
клиентам, партнерам и конкурентам;
— независимость и беспристрастность, т.е. любая ложь или
недосказанность все равно рано или поздно вскроются;
— лаконичность
10
.
Коммуникации являются жизненно важным звеном между руководителем
и подчиненными, они выступают в качестве инструмента внутрисистемной
координации, помогают получать информацию на всех уровнях управления.
Исследования различных организационных структур свидетельствуют, что
коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного
организма. Каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникации.
9
Зинченко А.С. Теория менеджмента. Теория организации: учебное пособие для бакалавров / А.С. Зинченко,
А.А. Сазонов. — М.: Перо, 2017г, с. 52
10
Ньюстром Дж.В. Организационное поведение. Поведение человека на рабочем месте / Дж.В. Ньюстром, К.
Дэвис / перс. С англ. Е. Бугаевой, В. Вольского. — СПб.: Питер, 2008г, с. 186
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/10411