Количество дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, указывается в разделе «Учет описанных документов».
Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка «см. продолжение N...», на последующем - «продолжение N...».
Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.
Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.
В архиве администрации составляются описи дел и отправляются в Архивное Агентство Республики Тыва, описи документов по личному составу на согласование, а постоянного хранения на утверждение.
Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного и по личному составу. Описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах, 1 экземпляр контрольный и хранится в архивохранилище, а второй рабочий хранится у сотрудника архива. Описи дел постоянного хранения составляются в трех, а особо ценные - в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.
Количество единиц хранения в одной описи, не превышать четырехзначную цифру - 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учетный номер.
При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи, ее номер другим описям не присваивается. В графе «Примечание» против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп «Выбыло».
Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. Суммарный учет дел в описях достигается составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указывается количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения. Законченные описи дел комплектующихся и не комплектующихся фондов, состоящие из годовых разделов, имеют общую итоговую запись ко всей описи в целом.
Если опись состоит из нескольких томов, в конце каждого тома составляется как итоговая запись к соответствующему тому, так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам). Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив администрации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации - фондообразователя и ее фонда. К ним относятся: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пере составления, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т. д.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива администрации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.
Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации», которые обеспечивают право граждан РФ на доступ к информации.
«Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами…Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы» Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» ; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
Постановление Правительства РФ «О федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» среди других не менее значимых целей выделяет сохранение культурного наследия России, Архивного фонда Российской Федерации, его эффективное использование.
Основные правила работы архивов организаций определяют то, что «использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан…Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа».
Одними из основных задач использования архивных документов являются удовлетворение информационных потребностей общества и обеспечение законных прав и интересов граждан.
В архиве администрации не в полной мере осуществляется использование архивных документов. Архив администрации мог бы проводить тематические выставки, приуроченные к знаменательным и памятным датам
В целях создания оптимальных условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве мог быть создан читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фоно документов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микро - копиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.
В читальном зале архива администрации могли бы работать пользователи (писатели, журналисты, студенты и др.).
Работниками архива администрации должен вестись учет использования дел и документов архива: должна оформляться книга выдачи дел из хранилища и журнал регистрации посещений читального зала.
Читальный зал архива администрации должен быть комфортным для работы в нем, и не являться проходным. Как упоминалось ранее, должны создаваться фонды пользования в архиве администрации. Пользователи не должны работать с оригинальными документами, что отрицательно может сказываться на физическом состоянии архивных документов, что в свою очередь может привести к разрушению документов. Разрушение документа - полная утрата эксплуатационных свойств документа.
Также архив администрации выполняет тематические и социально-правовые запросы. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование архива, которому они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива администрации не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Таким образом, обеспечение сохранности в архиве администрации осуществляет в недостаточной мере, так как в архиве администрации не создаются страховой фонд и фонд пользования. Также в архиве администрации не осуществляется такой вид обеспечения сохранности, как реставрация и консервация, в совокупности это может привести к износу архивных документов, что в свою очередь - к потере архивных документов.
Известно, что обеспечение сохранности архивных документов является одной из основных задач архивов, не зависимо от их статуса.
Наряду с этим хотелось бы, что учет архивных документов в архиве администрации осуществляется в полной мере, по требованиям законодательства, а именно по «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
Несмотря на то, что все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, в архиве администрации осуществляются они не все.
Архив администрации не проводит выставки, не осуществляет публикации архивных документов. Также стоит отметить, что в архиве администрации читальный зал отсутствует.
Таким образом, нами выявлены источники комплектования архива администрации и проведен анализ эффективности его деятельности в сфере хранения, учета и использования архивных документов.
На основании этого, можно сделать вывод о том что, в подавляющем большинстве архив администрации хранит документы организаций-источников комплектования, относящихся к муниципальной форме собственности. Но архиву администрации следует повысить эффективность использования архивных документов, так как на сегодняшний день архив администрации осуществляет использование архивных документов в полной мере, лишь при выполнении запросов социально-правового и тематического характеров.
Заключение
В данной работе, в связи с поставленной целью, был проведен анализ нормативно-методического обеспечения деятельности архива администрации города Кызыла (далее - архива администрации).
Изучено законодательное регулирование архивного дела в Республике Тыва, в том числе, определена нормативная регламентация деятельности архива администрации города Кызыла, проанализирована эффективность его работы в сфере хранения, учета и использования архивных документов.
В ходе проделанной работы можно сделать вывод о том, что для того, чтобы обеспечить эффективное управление архивами, сохраняя их целостность и безопасность, чтобы они могли служить интересам граждан, общества и государства, необходимо развитое архивное законодательство.
В настоящее время характерной особенностью конституционной модели организации архивного дела в России является системное взаимодействие трех уровней: федерального, субъектов Федерации и местного самоуправления. Сфера действия архивного законодательства относится к совместному ведению Российской Федерации и субъектов, поэтому его положения должны учитывать условия федеративного государства, провозгласившего разделение компетенции между федеральными органами власти, субъектов Российской Федерации и местного самоуправления.
Федеральное архивное агентство (Росархив) предпринимает меры, направленные на правовое урегулирование взаимоотношений архивных учреждений субъектов Российской Федерации с федеральными органами и организациями, расположенными на их территории.
В этом плане речь идет, прежде всего, о внесении изменений и дополнений в Федеральный закон от 22октября 2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в Федеральный закон от 06.10.1999 №184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации».