Неотъемлемой частью обеспечения сохранности архивных документов является проверка их наличия. В архиве администрации проверка наличия осуществляется в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» 1 раз в 10 лет.
В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет. Проверку наличия осуществляют старшие архивариусы, каждый в своем архиве. В ходе проверки наличия составляется акт и лист проверки на каждый фонд.
Также для обеспечения сохранности необходимо использовать консервацию и реставрацию документов, а также создание страхового фонда и фонда пользования.
Консервация документов - обеспечение сохранности документов посредством режима хранения, стабилизации, реставрации и изготовления копии. Реставрация (реставрационно-консервационная обработка) - комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов.
Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (страховой фонд) создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним.
Первоочередному копированию подлежат наиболее интенсивно используемые документы, документы с повреждениями материального носителя и документной информации.
Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).
К сожалению, в архиве администрации города Кызыла реставрация и консервация архивных документов не осуществляется. Также не создаются страховые фонды и фонды пользования. Вследствие чего, архивные документы, хранящиеся в архиве администрации, изношены, имеют тенденцию к выцветанию, т.е. теряют свои физические свойства.
Износ - изменение состояния поверхности документа в результате трения. Выцветание - уменьшение первоначальной насыщенности цвета документа.
Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля их наличия и состояния. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля их наличия.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве администрации осуществляется, согласно нормативным документам. К ним следует отнести:
-Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
-«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
-формы Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Учет документов выполняет следующие функции:
-обеспечение сохранности и ведение контроля их наличия;
-создание систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением информационных технологий;
-эффективное использование документов.
Основными единицами учета документов, независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:
-архивный фонд, архивная коллекция;
-единица хранения (учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение).
В архиве администрации хранятся две архивные коллекции: коллекция документов избирательных комиссий города Кызыла и коллекция документов экспозиции руководителей города. Архивная коллекция - совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондо образователей и объединенных по одному или нескольким признакам.
Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и «Основными правилами работы архивов организации». Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом администрации самостоятельно.
Осуществляет контроль за ведением всей учетной документации по фондам архива непосредственно работник архива администрации.
Основными учетными документами в архиве администрации являются:
-книга учета поступления и выбытия документов: для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;
-список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
-список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
-лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;
-карточка архивного фонда - учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения.
-опись дел - для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись;
-реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;
-реестр описей особо ценных фондов - для регистрации описей фондов, учета их количества и состава;
-паспорт архивохранилища - для суммарного учета фондов и документов архивохранилища архива администрации;
-опись особо ценных дел - для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов;
-дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд;
-лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле.
Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел и т.д. Учетные документы в архиве администрации создаются для удобства пользования, быстрого поиска архивных документов. Вспомогательные учетные документы разрабатывает сотрудник архивного отдела.
Основанием каждой записи в основных учетных документах при поступлении документов в архив администрации является акт приема-передачи документов из организации, от юридического или физического лица.
Основанием каждой записи в основных учетных документах при выбытии документов из архива администрации является:
-акт приема-передачи документов на постоянное хранение в архив;
-акт возврата документов собственнику;
-акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
-акт о неисправимых повреждениях документов.
По результатам выполнения внутри архивных работ (составления описей особо ценных дел и документов, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов и т.д.) оформляются:
-опись особо ценных дел;
-акт о технических ошибках в учетных документах;
-акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.).
Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве администрации, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.
Если документы фонда поступают в архив администрации впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе делается отметка: «не описаны» и даются сведения об объеме.
Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).
В архиве администрации ведется список фондов.
Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении его документов в архив администрации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".
В случае передачи фонда в другой архив, включения его в состав выбытия всех документов фонда, освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах списка фонда («отметка о выбытии») указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.
Название фонда вносится в список с титульного листа описи.
В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации - последнее название.
К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются:
-количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов;
-количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.
Список фондов прошивается, помещается в твердую обложку. Листы пронумеровываются, и составляется лист-заверитель.
Лист архивного фонда - учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.
Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации. В графе «Местонахождение фонда» указывается архив администрации. В графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления фонда в данный архив администрации.
В графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.
В графе «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации -фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период. Все последующие изменения в названии и подведомственности организации - фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив администрации документов фонда.
В графе «Выбытие» указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.
В графе «Наличие (остаток)» - количество описанных документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.