Таким образом, проведя анализ взаимодействия архива администрации по вопросам архивного дела, можно сделать вывод о том, что осуществление и развитие архивного дела на территории города возможно лишь тогда, когда осуществляется тесное сотрудничество с администрацией, с Архивным агентством, а также с гражданами Российской Федерации. Так как лишь при таком взаимодействии, архив администрации может осуществлять на практике функции, возложенные на него, и которые утверждены и прописаны в Положении «Об архиве администрации».
Проведя анализ нормативной регламентации работы архива администрации, и исследовав организационные основы его деятельности, можно сделать вывод о том, что для того, чтобы обеспечить научное управление архивами, сохраняя их целостность и безопасность, чтобы они могли служить интересам граждан, общества и государства необходимо архивное законодательство.
В настоящее время характерной особенностью конституционной модели организации архивного дела в России является системное взаимодействие трех уровней: федерального, субъектов Федерации и местного самоуправления.
Сфера действия архивного законодательства относится к совместному ведению Российской Федерации и ее субъектов, поэтому его положения должны учитывать условия федеративного государства, провозгласившего разделение компетенции между федеральными органами власти, субъектов Российской Федерации и местного самоуправления. А организационно-правовые документы позволяют обеспечить качественное функционирование архива администрации. При этом, немаловажно учитывать, что осуществление продуктивного функционирования, возможно лишь при осуществлении взаимодействия, как на местах, так и на региональном уровне.
2.2 Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве администрации
А) Состав документов и источники комплектования архива администрации
Основными нормативными документами в работе государственных и муниципальных архивов, по определению источников комплектования, являются Федеральный закон от 22 октября 2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19.
В соответствии с указанными нормативными актами, обязательному включению в списки организаций - источником комплектования подлежат все государственные органы и органы местного самоуправления, а также негосударственные организации, хранящие документы, относящиеся к государственной или муниципальной собственности, образовавшиеся в процессе деятельности их предшественников, являвшихся до приватизации источниками комплектования соответствующих архивов. Все остальные организации включаются в списки источников комплектования на основании соответствующих критериев. При этом негосударственные организации включаются в списки источников комплектования на договорной основе.
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы, независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.
Комплектование архива администрации производится документами Архивного фонда Республики Тыва, отражающими материальную и духовную жизнь населения города Кызыла, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, документами по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника, а также ликвидированных частных предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности.
На хранении в архиве администрации находятся:
-документы государственной части Архивного фонда Республики Тыва, образовавшиеся в деятельности администрации города Кызыла, городских округов и других органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, организаций и предприятий, документы ликвидированных городского, совета народных депутатов, его исполнительного комитета, предприятий, учреждений и организаций городского подчинения, кооперативных и общественных организаций;
-государственных учреждений, организаций и предприятий, действующих на территории города Кызыла;
-негосударственных объединений, учреждений и предприятий, действовавших и действующих на территории города Кызыла, средств массовой информации;
-документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связанна с историей города Кызыла, поступившие на законном основании в муниципальную собственность;
-фотодокументы, отражающие прошлое и настоящее города Кызыла;
-печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие фонды архива администрации;
-документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений организаций и предприятий, не имеющих правопреемника и ликвидированных частных предприятий, не имеющих отраслевого или ведомственного признака принадлежности или условной правопреемственности.
Архив администрации также хранит учетные документы, архивные справочные информационные базы данных и другие материалы, необходимые ему в практической работе.
Документы, относящиеся к частной собственности, но входящие в состав Архивного фонда города Кызыла, поступают на хранение в архив администрации на основе договоров, заключенных между собственниками документов и администрацией города Кызыла.
Архив администрации, при наличии свободных хранилищ, по согласованию с мэром города Кызыла может принимать на депозитарное хранение документы государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а также общественных организаций и граждан.
Депозитарное хранение документов - это хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации (далее АФ РФ) на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.
Хотя в Положении «Об архиве администрации города Кызыла» прописано, что архив администрации может принимать на депозитарное хранение документы, но на практике этого не осуществляется.
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.
Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.
В архиве администрации города Кызыла списки организаций-источников комплектования актуализируются в случае изменения названия организации-источника комплектования, либо если Архивное Агентство Республики Тыва запрашивает такие сведения.
Источник комплектования - это юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
Сотрудник архива администрации готовит предложения мэру города Кызыла по определению источников комплектования архива и уточнению списков учреждений, организаций и предприятий, а также частных лиц, документы которых подлежат приему.
Хранение документов организаций-источников комплектования осуществляется также на основании договора, заключаемого между архива администрации и организацией. Данный договор регламентирует права и обязанности сторон. Договор составляется в соответствии с законодательством Российской Федерации в двух экземплярах.
В архиве администрации города Кызыла множество организаций-источников комплектования. По формам собственности они делятся на:·федеральную, республиканскую и муниципальную собственность.
К федеральной собственности, хранящейся в архиве администрации, относятся архивные документы федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России).
К собственности субъекта Российской Федерации, хранящейся в архиве администрации, относятся архивные документы государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации. К муниципальной собственности, хранящейся в архиве администрации, относятся архивные документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций.
К организациям-источникам комплектования муниципальной собственности относятся:
-Городской хурал представителей;
-Совет муниципального образования города Кызыла г.Балаково;
-администрация города Кызыла;
-Департамент финансов администрации города Кызыла;
-Департамент по управлению имуществом администрации города Кызыла;
-Департамент экономического анализа и прогнозирования администрации города Кызыла;
-Департамент сельского хозяйства города Кызыла;
-управление архитектуры и градостроительства администрации города Кызыла;
-комитет жилищно-коммунального хозяйства администрации города Кызыла;
-Департамент образования администрации города Кызыла
- Департамент культуры администрации города Кызыла;
-Департамент здравоохранения администрации города Кызыла.
На хранении в архиве администрации могут находиться архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации, не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений, со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее - негосударственные организации). Но в настоящее время такая работа в архиве администрации не ведется.
Таким образом, комплектование архива администрации производится документами Архивного фонда города Кызыла, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, документами по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника, а также ликвидированных частных предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности.
Архив администрации осуществляет взаимодействие с организациями-источниками комплектования на договорной основе, осуществляя хранение архивных документов всех форм собственности, за исключением частной.
Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев, прописанных в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
Б) Обеспечение сохранности и использование документов в архиве администрации
Архив администрации города Кызыла обеспечивает сохранность и государственный учет документов архивного фонда города, хранящихся в архиве, а также сохранность и государственный учет документов по личному составу учреждений организаций и предприятий различных форм собственности, расположенных на территории города, хранящихся в архиве.
Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль движения и физического состояния, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.