Поэтому, во-первых, цели деятельности должны быть недвусмысленно сформулированы и понятны исполнителям.
Во-вторых, цель должна быть измеряема, что должно обеспечивать в процессе анализа целей возможность точной и достоверной оценки степени достижения корпорацией поставленных целей.
В-третьих, цель должна иметь сроки исполнения, нужно учитывать, что отсутствие срока: может все время возвращать исполнителя к начальной точке действий и/или не позволять оценить эффективность деятельности организации. Ведь под эффективностью деятельности
В-четвертых, цель должна мотивировать действия исполнителя в необходимом для ее достижения направлении. Поэтому цели организации должны быть связаны с системой вознаграждения.
В-пятых, цели организации и отдельных групп исполнителей должны быть совместимы.
В-шестых, цель должна формализоваться в критерии.
В-седьмых, цель должна быть корректируема при изменении условий или состояния объекта, системы управления.
Формулирование целей - процесс очень сложный. Формальных методов синтеза целей не существует. Процесс формулировки целей носит эвристический характер.
Для коммерческих организаций основной кратковременной целью является максимизация текущей прибыли, а долгосрочной целью является рост стоимости фирмы. При синтезе и анализе целей могут формулироваться и проверяться дополнительные ограничивающие требования, например, требование обеспечения безопасности, недопущения ущерба и т.п.
В литературе чаще всего структурируют три типа организационных целей: официальные, оперативные, операционные 16, с. 175-182; 17;18, с.26; 19,с.39;20. При этом официальные цели определяют общее назначение организации (субъекта деятельности), отражают ее стратегию развития, декларируются в Уставе организаций (или Положении), оглашаются публично менеджментом организации. Официальные цели отражают миссию и видение организации, имеют внешнюю и внутреннюю направленность и выполняют важную защитную функцию, создавая организации соответствующий имидж.
Поэтому в процессе анализа официальных целей необходимо обратить внимание и на степень корреляции официальных целей с миссией и видением организации. Известна трактовка миссии деятельности организации как главной цели деятельности организации. С такой трактовкой цели деятельности организаций трудно согласиться по причине того, что в этом случае происходит дублирование понятий «цель» и «миссия».
Более правильной можно считать трактовку миссии организации как социально-экономического эффекта для общества от деятельности организации. При этом под видением можно понимать вдохновляющий персонал организации сценарий ее развития.
При этом понятия «цель», «миссия», «видение» должны быть системно взаимосвязаны и взаимно обусловлены. Наличие такой взаимной обусловленности и системной взаимосвязи должно проверяться в ходе анализа целей и целеполагания в организациях (организации).
Оперативные цели формируются на более короткий период времени и определяют, чем на самом деле в текущий период занимается организация. Оперативные цели имеют внутреннюю направленность и призваны мобилизовать ресурсы организации.
Операционные цели еще более конкретны и измеряемы, чем оперативные по причине того, что эти цели направляют деятельность конкретных работников и создают основу для оценки работы подразделений, групп и сотрудников. Такие цели формулируют при постановке конкретных заданий отдельным группам и исполнителям.
Различие между этими типами целей дает ценную информацию для оценки правильности управления корпорацией.
При этом оперативные и операционные цели могут не полностью совпадать на конкретный период с официальными целями, однако важно, чтобы оперативные цели не противоречили официальным целям.
В процессе анализа целей и целеполагания в организации важно установить системную связь и/или наличие противоречия и конфликта целей организаций по срокам их достижения, используемым ресурсам и др.
Все виды целей должны быть основой планирования и должны адекватно отражаться в планах работы организаций.
В процессе анализа целей и целеполагания нужно учитывать, что существуют основания и для другой классификации целей (внешние и внутренние; стратегические, конкретной бизнеспрограммы, перспективные, текущие, оперативные; на цели и подцели и другое).
При этом в условиях глобального кризиса и реструктуризации организаций могут возникать переходные процессы в организации и/или ее внешней среде, выходящих за оговоренные пределы, что может порождать необходимость разработки стабилизационных целей.
Стабилизационные цели могут определять в качестве идеального результата управления в будущем 16, с. 175-182; 17;18, с.26:
«удержание» параметров объекта управления в некотором оговоренном диапазоне (допуске) значений;
недопущение перехода объекта управления в область недопустимых или неуправляемых состояний.
Стабилизационные цели могут выступать как структурный элемент других типов целей или могут рассматриваться самостоятельно.
Общие цели организации представляют собой или компромисс целей ее частей (индивидуалистские организации), или цели высшего уровня должны определять цели нижнего уровня (корпоративные организации). Формами гармонизации целей по вертикали и горизонтали выступают их согласование или приоритет целей высшего уровня над целями низшего уровня.
Декомпозиция целей управления при построении дерева целей требует выделения в организационной структуре субъекта управления (управляющей подсистемы) соответствующих функций и контуров управления и подразделений. Деревом целей называется граф-дерево, выражающее отношение между вершинами, являющимися подцелями, подлежащими достижению в процессе достижения цели высшего уровня (исходной вершины графа).
Дерево целей, вершины которого ранжированы, то есть выражены количественными оценками их важности, широко используют для количественной оценки приоритета различных целей и направлений развития организаций.
Построение дерева целей основывается на решении ряда прогнозных задач, таких как:
прогноз развития организаций и/или их подразделения как объекта в целом;
формулировка сценария достижения прогнозируемой цели;
определение уровня цели;
формулировка критерия и весов, ранжированных вершин.
Каждая из описанных задач может быть решена методом экспертных оценок.
Цели организаций становятся инструментом управления, когда они:
определены или сформулированы;
известны персоналу;
приняты работниками к исполнению.
Формализация целей организаций происходит при формировании критерия оценки эффективности системы. Сложность исследований целей и критериев находит отражение и в различных вариантах определений критерия. При исследовании объекта критерий определяют, как количественное отражение степени достижения этим объектом поставленных перед ним целей.
При исследовании процесса анализа целей организаций можно рассматривать критерий как правило выбора предпочтительного варианта исследования из ряда альтернативных.
Для организаций как сложной системы в силу многогранности ее деятельности цель является многофакторной, а критерий является вектором. В этом случае решается задача оптимизации сложной системы, которая является многокритериальной задачей.
Критерий включает в себя в качестве компонентов параметры эффективности (эффекта).
Параметром эффективности называют наиболее важные параметры деятельности организаций (как системы), которые позволяют оценить качество решения проблемы и достижение поставленных перед этой системой целей. В качестве параметров эффекта могут рассматриваться параметры: стоимость и(или) время создания; доход, прибыль (убытки) за фиксированный период и т. д. Параметры эффекта представляют систему управления ее создателю и среде. Поэтому при выборе состава параметров эффекта учитывают, как то, ради чего создается система управления, так и цели проводимого анализа.
Существуют различные подходы к формированию критериев. В зависимости от числа параметров оптимизации в критерии говорят о монокритериальной и поликритериальной (векторной) постановке задач. При монокритериальной постановке оптимизируют (максимизируют или минимизируют) один из параметров эффекта. При поликритериальной постановке проводится совместная оптимизация ряда параметров эффекта.
При оптимизации объектов машиностроения в состав критерия могут включаться параметры, характеризующие полезные свойства, стоимость, время, безопасность. Чаще всего в качестве оптимизируемого параметра выбирают либо полезные свойства, либо стоимость.
При оценке экономической эффективности измеряют и оптимизируют: доход, прибыль, убытки, производительность труда и т.п.
Сложности векторной оптимизации привели к тому, что значительное распространение получили приемы линеаризации критериев. Эти приемы предусматривают переход от векторной формы критерия к одномерной линейной. Известны аддитивные, мультипликативные критерии и индексы 16, с. 175-182.
При анализе целей и целеполагания нужно учитывать, что многофункциональные системы применяют на некотором фиксированном множестве условий. Для оптимизации такой системы управления оценивают эффективность вариантов системы в каждом из условий.
Реально существует неопределенность или случайный характер условий функционирования организаций, что является важным обстоятельством при выборе наилучшего варианта. Варианты критериев в условиях неопределенности и риска рассмотрены в работах 16, с. 175-182; 17;18, с.26.
При сравнении различных вариантов решений и систем в ситуации отсутствия заданного критерия для многопараметрического решения или системы применяют иные принципы варианта решений и систем:
принцип Паретто, в соответствии с которым улучшение решения и/или системы управления выполняется до тех пор, пока улучшаются одновременно все параметры эффекта;
принцип фон Неймана-Моргенштерна, в соответствии с которым хорошим вариантом системы управления считается такой, который обладает внешней и внутренней устойчивостью параметров эффекта (эффективности). Внутренняя устойчивость множества параметров эффекта (эффективности) обеспечивается несравнимостью этих параметров. Внешняя устойчивость решения имеет место тогда, когда варианту, который не включен в множество хороших решений, найдется более предпочтительный вариант, вошедший в состав варианта, признанного хорошим.
Считают, что множество хороших решений представляет собой совокупность несравнимых решений, улучшить каждое из которых невозможно. Можно только по тем или иным неформализуемым соображениям отдать предпочтение одному из вариантов.
В процессе анализа решений по достижению целей можно выделить следующие варианты решений, систем и процессов управления:
неэффективные решения, не позволяющие достичь целей и решить проблему;
рациональные решения, позволяющие достичь целей и решить проблему;
оптимальный вариант решения - это вариант решения, позволяющий решить проблему наилучшим в определенном критерием смысле образом или построить наилучшую в определенном критерием смысле систему управления. При этом если неэффективных и рациональных решений может быть много, то оптимальное решение одно 16, с. 175-182.
Для анализа правильности составления и формулировки миссии, видения, целей организации в данной работе предлагаются такие методики.
Анализ содержания миссии должен включать следующие проверки: есть ли в тексте миссии указание на удовлетворение какой общественной потребности направлена деятельность организации; есть ли в тексте миссии указание на то, как удовлетворение данной общественной потребности повышает безопасность и комфортность жизни; есть ли в тексте миссии указание на то с помощью каких именно присущих данной организации методов, способов, приемов и инструментов, товаров или услуг организация удовлетворяет определенную общественную потребность.
При анализе правильности формулировки развития видения организации рекомендуется проверить и оценить качественно или количественно: может ли формулировка видения организации рассматриваться как вдохновляющий персонал сценарий развития организации; может ли формулировка видения рассматриваться именно как сценарий (логическая последовательность) развития; вдохновляет ли, мотивирует ли такая формулировка видения персонал данной организации на активное содействие процессам развития организации.
Для анализа рисков, порождаемых ошибками в процессе целеполагания предлагается следующая методика.
Анализ качества целей деятельности предлагается проводить в таблице строки которой соответствуют целям деятельности организации. Столбцы этой таблицы включают первый столбец (номера по порядку), второй столбец- описание содержания цели деятельности организации.
Следующие столбцы содержат описание требований к целям: третий столбец- цель недвусмыслено (двусмысленно) сформулирована; четвертый столбец- цель измеряема (не измеряема); пятый столбец- цель имеет (не имеет) сроки исполнения; шестой столбец- цель имеет (не имеет) мотивирующий характер; седьмой столбец- цели организации и отдельных групп исполнителей совместимы (-несовместимы); восьмой столбец- цель может (не может) быть формализована в виде критерия; девятый столбец-цель гибкая (не гибкая).