- разработки штатных расписаний, трудовых договоров и осуществления проверки их соблюдения, расходования фонда заработной платы и материального поощрения; проведения тарификации работ и профессий рабочих, аттестации работников, определения потребности организации в квалифицированных кадрах рабочих и специалистов, источников их пополнения, форм подготовки и повышения квалификации работников;
- разработки проектов коллективного договора в организации и контроля за выполнением принятых обязательств. [17, c. 235]
Аудит персонала осуществляется на основании общепризнанных для любой аудиторской проверки принципов: профессионализм, независимость, достоверность, честность и объективность, сопоставимость с международным правом.[20, c.133]
А.Ю.Долин проведение аудиторской проверки разделяет на четыре этапа (Рисунок 2)
Рисунок 2-Этапы аудиторской проверки
Источник: составлено автором по материалу Долинин, А.Ю. Кадровый аудит: курс лекций/ А.Ю. Долинин.-Рязань, 2011.-17 с.
На подготовительном этапе осуществляются:
- формализация идеи проведения аудиторской проверки, определение ее целей, предполагаемой эффективности для организации;
- подбор персонала (внутри организации или вне ее) для организации проверки, его обучение в случае необходимости; разработка внутрифирменного документа (приказа, распоряжения), намечающего сроки, задачи, исполнителей и участников проверки, инструктаж исполнителей и участников;
- разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализируемой информации.
На этапе сбора информации осуществляются проверка документации и отчетности, мониторинг персонала, наблюдение, опросы, анкетирование, беседы с сотрудниками, предварительная обработка статистических данных, компоновка бухгалтерской и иной информации.
Следует учитывать, что статистические и иные показатели становятся более доступными и содержательными с точки зрения анализа, если для их сбора, хранения и обработки используются компьютерная техника и современные информационные технологии.
На этапе обработки и анализа информации полученная в ходе проверки информация обрабатывается и формализуется в виде таблиц, схем, диаграмм, графиков и прочих форм представления данных, удобных для оценки. На этом же этапе по разработанному алгоритму осуществляются анализ и оценка данных о деятельности персонала путем сравнения с аналогичными особо преуспевающими организациями, научно обоснованными нормами и нормативами, путем применения методов экспертной оценки.
На заключительном этапе - этапе обобщения и представления оценочных результатов, выводов и рекомендаций - готовится итоговый материал, включающий, как правило, отчет о результатах аудиторской проверки.[4, c.17-18]
По результатам аудита можно оценить:
коэффициент кадровой обеспеченности и потребность в персонале;
качественную структуру управленческого персонала;
потребность в обучении;
стили управления;
социально-психологический климат;
инновационный потенциал;
основные источники сопротивления изменениям;
распределенность персонала в рамках организации.[14, c.56]
Результаты кадрового аудита оформляются в форме аудиторского заключения, содержащего описание выполненных аудиторских процедур, их результаты, недостатки, обнаруженные в ходе проверки, рекомендации по совершенствованию системы управления персоналом.
Аудиторское заключение - официальный документ, в котором аудитор выражает свое мнение о проделанной работе и формулирует выводы, к которым он пришел по ее окончании .
Основная цель аудиторского заключения - баланс сильных и слабых сторон в работе персонала.
Аудиторское заключение состоит из:
1.Ввведения, где описывается общая характеристика организации, проблемные ситуации, цели и задачи аудита, описание объекта и предмета аудита, этапы аудита, график проведения аудита, аудиторская команда, способы сбора информации, методы анализа информации
2.Аналитической части, включающей в себя анализ персонала, оценку управленческого потенциала и кадровых процессов, оценку организационной структуры управления персоналом Ї общая характеристика организационной структуры управления; Ї оценка взаимодействие
3.Рекомендаций по повышению результативности деятельности персонала: для руководства организации указываются стратегические ошибки в области управления персоналом, ошибки в постановках задач перед линейными менеджерами, в структуре персонала. Для линейных менеджеров: суммируются их цели и обязанности в области управления персоналом; в их обязанности могут входить: привлечение к отбору кандидатов на вакансии, обучение персонала, проведение оценки, мотивация персонала. Для менеджеров по управлению персоналом аудит выделяют для специалистов службы управления персоналом области хорошего и недостаточного исполнения в сфере найма, оценки, обучения, мотивации персонала и других направлений.
4. Приложений, куда входят: документы, результаты анкетирования, интервьюирования, опросов персонала, психологические заключения, результаты инструментальных (расчетных) измерений трудовых показателей, оценок и расчетов эффективности.
В аудиторском заключении возможно указание на то, какими силами возможна реализация той или иной рекомендации. В идеальном случае аудиторы делают прогноз ситуации, если будут выполнены их рекомендации. Вся информация, в отношении которой выражается мнение аудитора, должна быть упорядочена по функциональному предназначению, датирована и подписана. Аудиторское заключение и приложения брошюруются, листы нумеруются.[4, c.18-20]
Таким образом, аудит персонала является комплексной оценкой социально-трудовой сферы организации. Он позволяет выявить ошибки функционирования системы управления персоналом, соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегиям, проверить соблюдение правил, закрепленных существующей нормативно-правовой базой и повысить прибыльность организации за счет выявления внутриорганизационных резервов повышения эффективности и производительности персонала организации.
2. Практика применения аудита персонала в нефтяных компаниях
Процедуру аудита персонала на практике можно рассмотреть на примере аудита проведенного в ООО «Томскнефтепроект» А.В.Михайловой в 2015 году.
ООО «Томскнефтепроект», основанное в 2005 году в городе Томске, осуществляет деятельность в сфере предоставления комплексных проектно-изыскательных услуг в области обустройства нефтяных и газовых месторождений, нефтегазпереработки, транспортировки и хранении нефти и газа. Сегодня компания располагает современной материально-технической базой для производства инженерных изысканий: автомобильным транспортом, буровыми установками, оснащена геодезическим оборудованием ля проведения топографической съемки.[18]
В каровый состав ООО «Томскнефтепроект» входит более 200 высококвалифицированных сотрудников, которые являются его основой и определяют культуру и технологию выполнения работ, уровень автоматизации проектно- исследовательских работ, использование последних достижений и разработок в области проектирования. Практически все сотрудники имеют высшее образование. Средний возраст сотрудников - 33 года. Ежегодно сотрудники участвуют в научно-практических конференциях, проходят обучение и переподготовку в различных образовательных центрах.[16]
Организационная структура ООО «Томскнефтепроект» представлена в приложении Б.
В ООО «Томскнефтепроект» проводился внешний аудит. Для проведения аудита была приглашена известная компания Lloyd's Register Quality Assurance (LRQA) являющаяся ведущим мировым поставщиком независимых сертификационных услуг, которые включают не только оценку соответствия, но и иные виды освидетельствования.
Основные цели данного аудита заключались в проведении итогов трехлетнего цикла функционирования системы управления персоналом и менеджмента качества с 2012 по 2015 год и тенденции по их совершенствованию.
Аудит на ООО «Томскнефтепроект» проводился в течение трех рабочих дней с 05.05.2015 по 07.05.2015.
По плану аудита в первый день было проведено вступительное совещание с руководством для обсуждения объема визита, методологии аудита, методов отчетности и организации компании, подвергающейся аудиту, включая программу данного аудита. Программа данного аудита была принята без изменений. В перечень наблюдений аудита в первый день вошли следующие отдел управления персоналом и отдел информационных технологий. Составление отчета первого дня инспекционного аудита.
Во второй день инспекционного аудита был проведен обзор наблюдений аудитора за предыдущий день работы. Обзор плана работы на текущей день. В перечень наблюдений аудита второго дня вошли следующие отделы и процессы: отдел ГИП (управление выпуском проектной, проектно-сметной документации), отдел выпусков документации, отдел инженерные изыскания (департамент инженерных изысканий, включая отделы инженерно- геодезический, инженерно-геологических, технологический отдел; электротехнический отдел; отдел автоматизации технологический процессов, отдел связи. Составление отчета второго инспекционного дня аудита.
В третий день инспекционного аудита был проведен обзор наблюдений аудитора за предыдущий день работы, Обзор плана работы на текущий день. В перечень наблюдений аудита третьего дня вошли следующие отделы и процессы: отдел тепло-водоснабжения и пожаротушения; отдел промышленной и экологической безопасности. Обзор наблюдений за текущий день. Уточнение информации по открытым вопросам, которые возникли во время проведения аудита. Подготовка полного отчета об аудите. Заключительное совещание с руководством для презентации резюме по наблюдениям и рекомендации аудита.
Ежедневно проводились совещания по результатам аудита, где рассматривались все обнаруженные наблюдения. Выводы по данной проверке были представлены на заключительном совещании в присутствии руководителей Общества, включая генерального директора Общества, главного инженера, директора по развитию, представителя руководства, заместителя генерального директора и других.
В отделе управления персоналом были проверены следующие процессы и документация: штатное расписание Общества и внесение изменений в организационную структуру Общества. Среднесписочный состав составил 200 человек. Ежемесячные отчеты отдела высшему руководству (декабрь 2014 года и апреля 2015 года). Текучесть кадров и укомплектованность Общества руководителями и специалистами. Резюме кандидатов на замещение вакантных должностей Общества. Результаты собеседования с кандидатами на замещение вакансий. Должностные инструкции (компетенции руководителей и специалистов Общества). Рассмотрены должностные инструкции инженеров 2-й категории, руководителей отделов. Личные дела руководителей и специалистов Общества (свидетельства, подтверждающие прохождение обучения, повышения квалификации - копии свидетельств и сертификатов). Аттестация руководителей и специалистов Общества. График проведения аттестации руководителей и специалистов Общества в 2015 году, утвержденный генеральным директором 20 января 2015 года. Положение «Аттестация руководителей и специалистов» Общества. Протокол № 1 заседания аттестационной комиссии Общества от 20 апреля 2015 года. Оценочные листы руководителей и специалистов Общества. План обучения сотрудников на 2014 год и результаты выполнения данного плана обучения. Вопросы результативности обучения.
Положительно отмечается тот факт, что при прохождении аттестации сотрудников и руководителей Общества проводится тестирование. И результаты тестирования рассматриваются во время аттестации. Ежегодные инспекции со стороны саморегулируемых организаций по проектированию и инженерным изысканиями (в 2014 и 2015 годах) были пройдены без замечаний, что подтверждает должную компетентность сотрудников Общества для выполнения проектных работ по 34 видам, а также по шести видам работ по инженерным изысканиям. Во время аттестации определяются потребности в дальнейшем обучении и поддержанию требуемой компетенции специалистов и руководителей Общества, а также результативность обучения. Имеется положительная тенденция по сокращению текучести кадров Общества. Укомплектованность Общества специалистами и руководителями Общества соответствует штатному расписанию Общества. Своевременно осуществляется повышение квалификации сотрудников и руководителей Общества во внешних организациях. Процесс управления персоналом является результативным.
По результатам данного визита был сделан вывод, что работа службы управления персоналом проходит успешно. К вопросам, требующим внимания, отнеслись отсутствие должностной инструкции на должность заместителя генерального директора по проектно-изыскательным работам (ПИР). Ссылка делается на введение новой должности - заместителя генерального директора по ПИР в марте 2015 года, но до настоящего времени компетенция к должности не определена, а также должностная инструкция заместителя генерального директора по ПИР еще не разработана, и не введена в действие. Необходимость в должностной инструкции определяется еще и тем, что сотрудник был переведен из должности заместителя главного инженера в должность заместителя генерального директора по проектно-изыскательным работам. Произошла необходимость в перераспределении должностных обязанностей между сотрудниками находящимися на должности главного инженера и сотрудника находящегося в должности заместителя главного инженера. Последний впоследствии был переведен на должность заместителя генерального директора по проектно-изыскательным работам, посредством расширения его должностных обязанностей. Обращается внимание на первоочередное определение компетенции должности, а затем назначение на эту должность в соответствии с компетенцией или компетенциями к должности или должностям. Данное предложение следует рассматривать в качестве предложения по совершенствованию процесса управления персоналом.[16]