Дипломная работа: Автоматизация документооборота в АО "Нива"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
39
Далее производится конкретный подход к каждой поставленной задаче для
снижения нагрузки на сотрудника. Затем результаты решения этих задач
передаются руководителю АО. На этом этапе возможна корректировка работы.
Система должна быть оптимальна для использования, и иметь формы,
которые выполняют следующие функции:
получение данных;
обработка, анализ, сохранение и печать данных.
Существует четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная
(хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по
направлениям и комплексная автоматизация. Для того чтобы правильно выбрать
способ автоматизации предприятия необходимо проанализировать достоинства и
недостатки всех способов. В таблице 1.5 рассмотрены достоинства и недостатки
каждой стратегии автоматизации.
Таблица 1.5
Стратегии автоматизации
Способ
автоматизации
Достоинства
Недостатки
Хаотичная
(кусочная)
быстрота
автоматизации
отсутствие
стратегического плана;
акцент на сиюминутные
задачи, а не на реальные
потребности бизнеса;
дополнительные затраты
и издержки.
Автоматизация по
участкам
способствует частично
автоматизировать
деятельность при
ограниченных
инвестиционных ресурсах
компании;
не полная, а
соответственно менее
эффективная автоматизация;
не дает большого
экономического эффекта.
40
Продолжение таблицы 1.5
Автоматизация по
направлениям
способствует
совершенствованию
деятельности отдельного
направления;
позволяет добиться
большего экономического
эффекта от работы
автоматизированного
направления.
не полная, а
соответственно менее
эффективная автоматизация;
позволяет выйти на новый
уровень развития лишь
одному направлению
деятельности предприятия.
Полная
(комплексная)
автоматизация
эффективная
автоматизация
деятельности всей
компании;
больший
экономический эффект;
усовершенствование
деятельности и контроля в
компании.
высокая стоимость
необходимого программного
обеспечения;
длительный срок
реализации проекта
автоматизации.
На основании анализа существующих способов и имеющихся ограничений
можно сделать вывод, что предприятию АО «Нива» подойдет стратегия
автоматизации по участкам. Вследствие этого предприятие сможет
автоматизировать деятельность по работе с ведением документации, получив при
этом экономический эффект.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач
Существуют следующие основные способы приобретения ИС:
41
1. Покупка готового решения. В данном случае можно приобрести уже
готовое программное решение.
2. Покупка готового продукта и самостоятельная доработка нужного
функционала. При самостоятельной доработки функционала потребуется гораздо
меньше времени, чем обошлось бы с собственной разработкой.
3. Собственная разработка. Позволит разработать информационную
систему, которая будет удовлетворять всех сотрудников предприятия. Также ИС
сократит затраты предприятия.
4. Разработка системы под заказ. Позволит возложить разработку системы
на стороннюю организацию. ИС будет отвечать всем требованиям предприятия,
но это гораздо увеличит затраты предприятия.
Информационная система будет разрабатываться самостоятельно,
поскольку на покупку готового решения требуется много денег. Покупать готовое
решение можно, если требуется небольшая доработка системы и возможна в
рамках модели ядра ИС, что часто вызывает затруднения из-за отсутствия
развернутой документации.
Разрабатываемая информационная система будет включать весь
необходимый функционал, а также будет учитывать пожелания сотрудников
предприятия АО «Нива». Поскольку данный продукт будет являться
универсальным для данного предприятия, то это позволит изменять
функциональность по просьбе руководства предприятия.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
Техническое обеспечение – это комплекс технических средств, с помощью
которого осуществляют сбор, обработку, хранение, преобразование и передачу
данных, связанных с объектом проектирования [21].
Основу технического обеспечения составляют средства вычислительной
техники и, в первую очередь, это - персональный компьютер.
42
Конфигурация компьютера:
системный блок, состоящий из процессора, оперативной памяти, блока
питания, винчестера, других накопителей данных, портов подключения
периферийных устройств;
клавиатура для ввода информации;
монитор для отображения информации;
мышь для удобства диалога «человек-компьютер».
От выбора характеристик компьютера таких как производительность,
надежность, простота использования будут зависеть возможность работы с
необходимыми программными средствами.
Для того чтобы реализовать данную задачу необходимо использовать
компьютер мощностью 3200 МГц и объемом оперативной памяти не менее 2 Гб.
Разрешение экрана должно составлять 1366x768 с диагональю 18.5". Данные
технические характеристики обладают достаточной конфигурацией для решения
задачи.
1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) предназначено для отражения
информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся
основой для принятия управленческих решений [17].
Информационное обеспечение включает в себя: систему классификации и
кодирования; систему унифицированной документации, используемой в ИО,
информационную базу, т.е. информацию из всех информационных массивов.
Информационное обеспечение подразделяют на внемашинное и
внутримашинное. К внемашинному информационному обеспечению относят:
оперативную документацию, содержащую сведения о состоянии управляемого
объекта и среды, нормативно-справочные документы, включающие
систематизированную проектно-сметную, техническую, технологическую,
организационную и производственную документацию, а также архивную
информацию; систему классификации и кодирования информации; инструкции
43
по организации ввода, хранения, внесения изменений в нормативно-справочную
документацию, в том числе и в массивы данных о среде.
Внутримашинное информационное обеспечение включает в себя
информационную базу на машинных носителях и систему программ ее
организации, накопления, ввода и доступа к данным. Источником формирования
внутримашинного информационного обеспечения служит внемашинная
информационная база.
Информационные потоки внешне машинного ИО – это направленное
регулярное движение документов от источников их формирования к ее
получателям.
Для того чтобы приспособить экономическую информацию для
эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи по каналам связи, ее
необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала
упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с
использованием классификатора.
Классификатор – это документ, с помощью которого осуществляется
формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащей
наименования объектов, наименования классификационных группировок и их
кодовые обозначения [2]. Классификация объектов производится согласно
правилам распределения заданного множества объектов на подмножества в
соответствии с установленными признаками их различия или сходства.
Классификатор является стандартным кодовым языком документов, финансовых
отчетов и автоматизированных систем в различных сферах деятельности.
По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов:
международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и
локальные классификаторы.
Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения
является система документации, применяемая в процессе управления
экономическим объектом. Под документом понимается определенная
совокупность сведений, используемая при решении экономических задач,
расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной
формой.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1706