Дипломная работа: Автоматизация документооборота в ООО "ПолиНекст"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
Основными задачами бухгалтерии в отношении документооборота
являются:
Проверка поступающей документации, ее последующая обработка и
систематизация;
Составление документов по учету торговых операций, основных
средств;
Составление первичных кассовых документов (ПКО, РКО и т.д.);
Хранение документов в течение текущего года и их подготовка к
передаче в архив.
Основная задача производственного отдела – учет выпущенной
продукции и остатков материала. В конце каждой рабочей смены составляет
отчет в соответствии с этими критериями и передает в бухгалтерию.
Задачей склада и логистического отдела в документообороте является:
Учет полученных материалов, остатков произведенной продукции,
контроль и учет всех движений на складе, инвентаризации;
Оформление документации на отгрузки, транспортных накладных,
договоров на поставки, составление путевых листов.
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Использование вычислительной техники в автоматизации
документооборота ООО «ПолиНекст», однозначно необходимо.
Использование вычислительной техники помогает преобразовать, ускорить,
качественно и корректно отображать весь объем выходной информации.
Основное преимущество автоматизации документооборота заключается в
сокращении времени на обмен информацией между участниками бизнес-
процесса.
Главный результат внедрения ИС заключается в снижении издержек и
повышении производительности труда сотрудников ООО «ПолиНекст».
Также, значительно возрастет эффективность деятельности сотрудников,
23
участвующих в документообороте, так как автоматизируется постановка
задач, контроль их исполнения, а значит отчетность будет предоставляться
оперативнее. Для руководителей откроются дополнительные возможности в
планировании и распределения ресурсов предприятия.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Под угрозой безопасности информации понимаются события или
действия, которые могут привести к искажению, несанкционированному
использованию или даже к разрушению информационных ресурсов
управляемой системы, а также программных и аппаратных средств.
Информационная безопасность – невозможность нанесения вреда
свойствам объекта безопасности, обуславливаемым информацией и
информационной инфраструктурой (защищенность от угроз). [15, с.8]
В ООО «ПолиНекст» сформирована политика безопасности,
включающая анализ возможных угроз и выбор соответствующих мер
противодействия, которые зафиксированы в нормах, правилах поведения и
других нормативно-правовых документах, функционирующих в компании
при обработке информации и ее защите, например:
Положение о конфиденциальности информации в приложении к
трудовому договору;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Приказ о введении политики информационной безопасности;
Положение об использовании сети Интернет и соответствующие
ограничения;
Положение об использовании мобильных устройств и другие.
В ООО «ПолиНекст» используется система ограничений, с помощью
которой пользователям разрешено устанавливать только определенное ПО,
необходимого для выполнения задач. Установка иного ПО запрещена.
24
Для защиты ЛВС и ПК от внешних угроз используется пакет ESET
NOD 32 SMART SECURITY.
Преимущества и возможности:
Антивирус и Антишпион Обеспечивают проактивную защиту от всех
типов вредоносных программ и предотвращают распространение вирусов в
сети между ПК пользователей;
Функция расширяет возможности файервола и повышает
эффективность обнаружения известных уязвимостей на сетевом уровне.
Технология обнаружения распространенных уязвимостей в широко
используемых протоколах, таких как SMB, RPC и RDP, является важным
слоем защиты от вредоносных программ, сетевых атак и эксплуатации
брешей, для которых еще не выпущены или не установлены патчи;
Шифрование и защита бизнес-данных;
HIPS, или, проще говоря, система предотвращения вторжений ESET
контролирует активность системы, используя набор предопределенных
правил для распознавания подозрительного поведения в системе. Когда
подозрительная активность обнаружена, механизм самозащиты HIPS
останавливает потенциально опасные действия нежелательной программы
или процесса.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В данный момент российский рынок может похвастаться
разнообразием автоматизированных информационных систем электронного
документооборота, отвечающими требованиям и целям автоматизации
управленческой деятельности любой компании, но отличающихся по
функционалу и программным требованиям. Проанализируем несколько
автоматизированных информационных систем, таких как:
1. «Directum»;
25
2. «DocsVision»;
3. «Paydox».
«Directum» – АИС электронного документооборота, которая
предназначена для повышения эффективности деятельности сотрудников
предприятия.
Программа является полноценной «ECM» (Enterprise content
management) системой, обеспечивающей управление документацией в
течении всех этапов ее жизненного цикла. «Directum» продуктивно
организует и следит за бизнес-процессами на базе технологии «Workflow»:
исполнение документов, обработка заказов, подготовка и осуществление
конференций, поддержка периода продаж и других процессов.
При использовании АИС электронного документооборота
выполняется:
работа с документацией в электронном виде;
руководство работает с документами в информационной системе;
в ИС работают все структурные подразделения и рядовые сотрудники.
Среди основных функций системы можно выделить:
1. возможность непрерывного определения и поиска бумажной
документации. Механизм «WorkFlow» и редактор схем типовых маршрутов
дают возможность редактирования бизнес-маршрутов;
2. разработка и управление хранилищами документов большого объема и
разного содержания в течении всего жизненного цикла документов;
3. улучшение функционала ИС при помощи модулей Управление
совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с
клиентами;
4. наличие электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на
электронный документооборот и применение средств криптозащиты.;
5. управление конференциями. Полное осуществление организации
конференций; создание и распространения необходимой информации;
слежение осуществления решений конференции;
26
6. осуществление взаимоотношений с клиентами организации. Ведение
общей базы предприятия и контактных лиц; хранение истории встреч,
звонков и сообщений.
Состав «Directum» по базовым и дополнительным модулям
представлен в таблице 1.3.1.1.
Таблица 1.3.1.1
Состав по модулям СЭД «DIRECTUM»
Базовые модули
Дополнительные модули
Управление электронными
документами
Канцелярия
Управление договорами
Управление совещаниями и заседаниями
Управление показателями эффективности
Обращение граждан и организаций
Управление деловыми процессами
Управление взаимодействием с клиентом
Преимущества использования ИС «Directum»:
открытость бизнес-процессов. АИС предоставляет возможность
контроля за этапами выполнения бизнес-процессов, что позволяет компании
открыто обеспечивать свою деятельность;
устранение вероятности неразрешённого доступа;
повышение исполнительности. ИС предоставляет возможность
осуществлять контроль за поручениями и влияет на продуктивность работы
сотрудников;
сокращение временных затрат высшего руководства, сотрудников.
Использование АИС «Directum» снижает количество времени на работу с
документами;
простота внедрения и обучения. Шаблоны документов легко изменять,
оповещения сотрудникам приходят быстро. [17]
Платформа «DocsVision» предназначена для управления
документооборотом и бизнес-процессами. ИС включает в себя только
основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к
ней и обеспечивает пользователю привычный и удобный интерфейс.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/466