Дипломная работа: Автоматизация документооборота в ООО "ПолиНекст"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
Основные процессы, которые автоматизируются при помощи
«DocsVision» – это регистрация входящих и исходящих документов,
протоколов совещаний, а также подготовка, согласование и исполнение
внутренней распорядительной документации, контроль исполнения
поручений.
Платформа складывается из клиентской и серверной частей:
При помощи серверных компонентов есть возможность создавать все
необходимые структуры для хранения информации, а также поддерживать их
целостность в будущем, обеспечивают получение, обновление и удаление
данных клиентом в соответствии с правами доступа.
Клиентские компоненты дают возможность пользователю использовать
интерфейс для осуществления работы с данными, которые хранятся в БД,
включая поиск, просмотр и модификацию. Основной компонент – Навигатор,
работающий как приложение в среде «Microsoft Internet Explorer» и
предоставляющий доступ ко всем объектам «DocsVision», как:
просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках;
просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным
признакам;
поиск карточек по заданным критериям;
создание новых и редактирование уже существующих документов.
Основные функции «DocsVision»:
1. автоматизация управления компанией;
2. поддержка процессного подхода в организации управления;
3. автоматизация систем менеджмента качества;
4. автоматизация процессов согласования и утверждения документов;
5. средства контроля исполнения документов и заданий;
6. маршрутизация и доставка документов на рабочие места каждого
сотрудника (пользователя);
7. создание электронного архива документов.
28
В основе архитектуры АИС лежат технологии, которые обеспечивают
возможность реализации масштабируемых решений. Акценты
архитектурных решений «DocsVision» – интегрированность решений на базе
«DocsVision», масштабируемость системы, возможность встраивания в
инфраструктуру информационной системы организации, гибкость,
расширяемость системы и возможность создания распределенных решений
(рисунок 7).
Рисунок 7 – Архитектура системы «DocsVision»
Платформа позволяет обеспечивать взаимодействие со следующими
сущностями:
Электронные документы, содержащие большие объемы данных;
Большое количество документов, хранящихся на сервере;
Большое количество одновременных пользовательских сессий. [18]
Система электронного документооборота и поддержки совместной
работы «PayDox» предназначена для комплексной автоматизации всего
цикла документооборота, коллективной работы сотрудников и бизнес-
29
процессов предприятия. Подходит для всех отраслей бизнеса и может
использоваться как малыми предприятиями, так и крупными организациями.
Система позволяет:
работать с любыми типами (категориями) электронных документов:
входящие и исходящие документы, договорная документация,
организационно-распорядительные документы, служебные и докладные
записки, доверенности, заявки на закупку и оплату, платежные документы,
техническая документация, тендерная документация, пропуска и другие;
осуществлять контроль сроков исполнения документов, задач и
поручений, контроль доступа пользователей к документам и сообщениям в
корпоративных форумах;
управлять совместной работой сотрудников и организовать поддержку
корпоративных дискуссионных форумов;
структурировать бизнес-процессы и автоматизировать управление
бизнес-процессами организации;
обеспечить безопасный web-доступ сотрудников к корпоративному
файловому архиву — как извне (при необходимости), так и изнутри
корпоративной локальной сети.
ИС можно использовать как через закрытую от доступа извне
локальную сеть компании, так и через Интернет в целях организации единой
корпоративной системы документооборота между территориально
удаленными подразделениями предприятия. Система интегрирована с MS
Office, потому данные из карточек документов автоматически подставляются
в вызываемый с web-сервера пользователем документ MS Word или MS
Excel.
Работа с документами для пользователей значительно упрощается, так
как привычные файлы MS Word или MS Excel, сотрудник или администратор
добавляет в ИС и при необходимости изменяет их, в момент вызова
документа система вставляет в них актуальные данные.
30
Документы находятся на сервере, а не на ПК сотрудников, что
кардинально повышает безопасность. При необходимости, документы могут
быть загружены из системы на ПК пользователя. Установки специального
ПО не требуется, так как работать с системой можно через любой браузер.
«PayDox» разработана с использованием современных подходов к
построению корпоративных систем. Среди преимуществ ИС можно
выделить:
Web-доступ к документам и функциям;
Эргономичный интерфейс;
Простая установка и легкость обслуживания;
Полный цикл работы с документами;
Визуальное управление маршрутами согласования;
Удаленная совместная работа сотрудников;
Работа с системой по электронной почте;
Поддержка территорально распределеннго документооборота;
Интеграция с корпоративными приложениями;
Единая ценовая политика на все модули системы;
Бесплатная полнофункциональная версия;
Быстрое внедрение и гибкая настройка;
Высокая производительность;
Неограниченная масштабируемость;
Поддержка мультиязычности интерфейса и данных. [19]
Проведем сравнительный анализ по критериям проанализированных
программных продуктов (таблица 1.3.1.2).
Таблица 1.3.1.2
Сравнительный анализ продуктов
Критерии
Продукт
Directum
DocsVision
PayDox
Делопроизводство
+
+
+
Общий документооборот
+
+
+
31
Управление договорной деятельностью
+
+
+
Электронный архив
+
+
+
Аналитические отчеты
-
-
-
Информационная безопасность
+
+
Управление проектами
+
-
-
Средства контроля исполнения
+
+
-
Стоимость, тыс. руб.
От 112
От 185
от 137
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Основная цель автоматизации – повышение качества исполнения
процесса документооборота. Автоматизированный процесс обладает более
стабильными характеристиками, чем процесс, выполняемый в ручном
режиме. Во многих случаях, автоматизация процессов позволяет повысить
производительность, сократить время выполнения процесса, снизить
стоимость, увеличить точность и стабильность выполняемых операций.
Существует несколько этапов, посредством которых осуществляется
разработка систем автоматизации:
Разработка и согласование технического задания, определение
дополнительных функций и возможностей;
Определение типа автоматизированной системы;
Разработка внешнего оформления (дизайна), согласование;
Определение предположительного уровня владения компьютером
пользователей системы;
Тестирование всех модулей, и внедрение;
Сборка программы согласно тех. заданию и принятому внешнему
оформлению. [3]
Автоматизацию документооборота ООО «ПолиНекст» целесообразно
осуществить через стратегию автоматизации по направлениям,
предполагающую участие всех функциональных подразделений,
деятельность которых связана с направлением автоматизации.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/466