Дипломная работа: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления у ИП Нефедова А.П.
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
40
- создан единый репозиторий электронных документов и знаний
компании, все сотрудники могут работать в соответствии с их разрешениями
13
.
Эффект от внедрения DIRECTUM:
Внедрение документооборота - это не просто "дань моде". Это признание
преимуществ внедрения рабочего процесса:
Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM позволяет
отслеживать этапы внедрения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в
организации полностью прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм
рабочего процесса включает в себя все необходимые инструменты для
настройки процесса любой сложности. Система становится мощным
инструментом для бизнес-анализа и позволяет улучшить описание и поддержку
бизнес-процессов.
Устранение несанкционированного доступа. Утечки
конфиденциальной информации могут стоить организациям миллионы
долларов. В отличие от традиционного «бумажного» рабочего процесса, система
DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с
назначенными разрешениями пользователя. Текст документа может быть
дополнительно зашифрован с помощью пароля или цифрового сертификата.
Запишите все действия, выполненные пользователем в документе (чтение,
изменение, подпись).
Улучшенная дисциплина производительности. Согласно статистике,
20% принятых задач не выполняются сотрудниками, ответственными за эти
задачи. Система DIRECTUM обеспечивает полный контроль над всеми этапами
управленческой работы, напрямую влияя на дисциплину производительности
сотрудников. Используя возможности системы, менеджеры могут
гарантировать, что задачи, назначенные сотрудникам, не будут забыты или не
могут быть выполнены.
13
Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / А.Ю. Логинова. - М.: Книга по
Требованию, 2015.
41
Выполнение требований стандартов ISO-9000 Внедрение
менеджмента качества сейчас является одним из главных приоритетов для
российских компаний. Система менеджмента качества (СМК), разработанная в
соответствии с требованиями ISO 9001, становится концептуальной основой для
совершенствования системы менеджмента организации.
Одним из требований СМК является прозрачная настройка
документооборота и информационного взаимодействия.
Объяснить преимущества использования DIRECTUM в QMS:
Обеспечить строгое соблюдение части управления документами и
записями стандарта ISO 9001: 2000;
Поддержка сотрудников для обеспечения соблюдения правил в
рамках описанных бизнес-процессов;
Обеспечить финансирование для управленческого контроля
системы менеджмента качества.
Сокращение времени для менеджеров и сотрудников
Использование системы DIRECTUM сокращает время, затрачиваемое
практически на все ежедневные операции с документами (создание, поиск,
утверждение и т. д.). В результате сотрудники могут высвободить время для
выполнения других более умных задач, которые могут привести к большей
прибыли для бизнеса.
o Кроме того, рабочие процессы и результаты всех процессов были
ускорены.
o • Легко внедрять инновации и обучение благодаря системе
уведомлений, построенной на основе системы DIRECTUM:
o o быстро довести новые правила работы до всех сотрудников;
o o Простое изменение маршрутов и шаблонов документов, после
чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
42
Когда система DIRECTUM начинает функционировать,
формируется корпоративная база знаний организации, что сокращает время,
необходимое для обучения новых сотрудников.
Развитие корпоративной культуры: процесс внедрения
электронного документооборота устанавливает и поддерживает корпоративную
культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных
связей привели к формированию команды. В то же время каждый сотрудник все
больше отвечает за качество поставленных перед ним задач.
Повышение конкурентного преимущества. Внедрение системы
электронного документооборота DIRECTUM напрямую влияет на конкурентное
преимущество компании по сравнению с другими участниками рынка. Повысить
скорость и качество обслуживания клиентов, ускоряя движение
информационных потоков и точное управление всеми процессами. Даже
крупные компании стали более гибкими в своей деятельности и стали менее
зависимыми от конкретных «незаменимых» сотрудников.
Преимущества:
Основным преимуществом системы DIRECTUM является понимание
потребностей клиентов. Система представляет собой сочетание хорошо
продуманных и простых принципов работы, которые были тщательно
продуманы.
Фокус на улучшении общей производительности.
Расширенное управление контентом, полная поддержка жизненного
цикла, ввод документов из различных источников, конвертация и хранение
документов в различных форматах.
Наличие инструментов, упрощающих идентификацию и поиск бумажных
документов.
Существуют редакторы для бизнес-ориентированных механизмов рабочих
процессов и типовых дорожных карт, которые можно использовать для
моделирования сложных бизнес-маршрутов.
43
Возможность создавать и управлять практически неограниченным
объемом хранилища документов для различных типов контента в одной системе
в течение всего жизненного цикла документа.
Благодаря наличию модулей управления конференциями, управления
контрактами и управления взаимоотношениями с клиентами функциональность
системы расширяется.
Внедрение механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) было
расширено до перехода к электронному документообороту, включая
использование инструментов защиты паролем, сертифицированных Российской
Федерацией.Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP,
1С и других ERP-систем в DIRECTUM.
Наличие проверенных технологий для внедрения электронного
документооборота в различных организациях и готовых библиотеках решений.
Географически распределенная работа может быть организована в
автономном режиме и поддерживает иерархию серверов.
Пользователи могут использовать систему двумя способами: через
настольный клиент и через веб-клиент (используя веб-браузер).
Возможность обмена цифровыми документами с цифровыми подписями
между организациями, даже если они используют разные системы управления
документами или не используют их вообще.
Высоко масштабируемая система обеспечивает работу тысяч
пользователей и хранение миллионов различных документов.
Инструмент разработки (IS-Builder) позволяет быстро адаптироваться к
системе, интегрировать ее с другими системами и самостоятельно изменять ее
по мере роста организации.
14
.
Соответствует российским стандартам офисной работы и управления
(ГСДОУ).
14
Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / А.Ю. Логинова. - М.: Книга по
Требованию, 2015.
44
Клиенты
Среди клиентов DIRECTUM: ОАО "Саратовский
нефтеперерабатывающий завод", ОАО "Каустик", ООО "Газпром Трансгаз
Чайковcкий", ОАО "Гипрогазцентр", ОАО "Варьеганнефтегаз", ЗАО
"Сургутнефтегазбанк", ОАО "АКИБАНК", ГП "Краснокамская бумажная
фабрика "ГОЗНАК", ЗАО АКБ "НОВИКОМБАНК", ОАО "Галоген".
1.3.Обзор средств реализации
Поскольку область автоматизации относительно проста и существует
большой объем данных того же типа, создание автоматизированной системы
управления документами в СУБД представляется наиболее эффективным
решением.
На сегодняшний день существует более двадцати форматов данных для
настольных СУБД. Однако, исходя из количества проданных копий, наиболее
популярными должны быть признаны Delphi, Paradox, FoxPro и MS Access.
1.3.1.Microsoft Access
Система управления базами данных Microsoft Access является одним из
самых популярных приложений в серии настольных СУБД. Все версии Access
имеют свою библиотеку инструментов, которая значительно упрощает ввод и
обработку данных, извлечение данных и предоставляет информацию в виде
таблиц, графиков и отчетов. Начиная с Access 2000, также были веб-страницы
доступа к данным, которые пользователи могут просматривать с помощью
Internet Explorer.
Кроме того, Access позволяет использовать электронные таблицы и
таблицы в других базах данных рабочего стола и сервера для хранения
информации, необходимой вашему приложению.
Прикрепляя внешние таблицы, пользователи Access будут использовать
базы данных в этих таблицах, как если бы они были таблицами Access. Тем
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2502